البيانات الإدارية

تجمع الحكومات أو المنظمات الأخرى البيانات الإدارية لأسباب غير إحصائية، بهدف توفير نظرة عامة على التسجيل والمعاملات وحفظ السجلات. ^{[ 1 ]} وتُستخدم هذه البيانات لتقييم جزء من مخرجات إدارة البرامج. ومن أمثلة البيانات الإدارية: سجلات الحدود، والمعاشات التقاعدية، والضرائب، والسجلات الحيوية كالمواليد والوفيات. ^{[ 2 ]} تُستخدم هذه البيانات لإنتاج معلومات إدارية، مثل بيانات التسجيل، بطريقة فعّالة من حيث التكلفة. وهذا يُتيح للبيانات الإدارية، عند تحويلها إلى مؤشرات، إظهار الاتجاهات بمرور الوقت وعكس معلومات الواقع. وتشمل إدارة هذه المعلومات الإنترنت، والبرمجيات، والتكنولوجيا، والاتصالات، وقواعد البيانات، وأنظمة الإدارة، وأساليب تطوير الأنظمة، ونظم المعلومات، وغيرها. تُعد إدارة موارد القطاع العام عملية روتينية معقدة، تبدأ بجمع البيانات، ثم تمر عبر الأجهزة والبرمجيات التي تخزن البيانات وتعالجها وتحولها. بعد ذلك، تُعالج السياسات العامة، بما في ذلك السياسات والإجراءات التنظيمية. ^{[ 3 ]}

استُخدمت سجلات حيازة الأراضي لإدارة الضرائب في جميع أنحاء العالم لقرون عديدة. ^{[ 4 ]} وفي القرن التاسع عشر، أُنشئت مؤسسات دولية للتعاون، مثل المعهد الدولي للإحصاء . ^{[ 4 ]}

في العقود الأخيرة، أصبحت البيانات الإدارية المتعلقة بالأفراد والمنظمات أكثر حوسبة ومنهجية، وبالتالي أكثر قابلية للاستخدام في الإحصاءات، على الرغم من أنها لا تُستقى من عينات عشوائية. وباستخدام أدوات إعداد التقارير الروتينية، وسجلات التدقيق، وبرامج الحاسوب لفحص قواعد البيانات، تُستخدم البيانات الإدارية بشكل متزايد في البحوث. ^{[ 5 ]}

تكمن جاذبية البيانات الإدارية في سهولة توفرها، وانخفاض تكلفتها، وإمكانية تغطيتها لعدة سنوات. ^{[ 6 ]} تُنتج الحكومة هذا النوع من البيانات لأنها توفر رؤية تاريخية ولا تُعدّ تدخلاً في حياة السكان. تُسجّل هذه البيانات الأفراد الذين قد لا يستجيبون للاستبيانات، مما يسمح للنظام الإداري بالاحتفاظ بسجلات أكثر اكتمالاً. ^{[ 1 ]} المعلومات التي يُمكن أن يُوفّرها التعداد السكاني للنظام الإداري محدودة من الناحية المالية وتخضع لقيود زمنية، ولذلك تُصبح البيانات الإدارية قيّمة، لا سيما عند ربطها ببعضها. ^{[ 5 ]}

تتيح البيانات الإدارية المفتوحة الشفافية والمشاركة والكفاءة والابتكار الاقتصادي. ^{[ 7 ]} كما تُمكّن البيانات الإدارية المترابطة من إنشاء مجموعات بيانات ضخمة، وأصبحت أداةً حيويةً للحكومات المركزية والمحلية التي تُجري البحوث. ^{[ 5 ]} ومن خلال ربط أجزاء البيانات بشكلٍ فردي، يتم بناء شبكة إلكترونية لمجموعات البيانات الإدارية. فعلى سبيل المثال، أدى فتح بيانات القطاع العام في أوروبا إلى زيادة عدد المستخدمين بنسبة 1000%. ^{[ 7 ]} وقد شملت هذه الدراسة، التي أُجريت عام 2011، 21 مشروعًا للبيانات المفتوحة في 10 دول ذات تكاليف تشغيل هامشية منخفضة . ^{[ 7 ]} أُطلق برنامج "بيانات أوتاوا المفتوحة" عام 2010 بهدف إشراك المواطنين، وتعزيز الشفافية، وخفض التكاليف، وتشجيع التعاون مع الجمهور. ^{[ 8 ]}

يسعى المتحمسون للبيانات المفتوحة إلى الحصول على البيانات الإدارية، ويعود ذلك جزئياً إلى أنها مُجمّعة مسبقاً ويمكن إعادة استخدامها بأقل تكلفة إضافية. ويتم تحديث هذه البيانات بانتظام، كما أنها تنقل بيانات آنية فور جمعها.

اقترح مختبر بيانات العدالة (JDL)، الذي أنشأته وزارة العدل في المملكة المتحدة، كيفية تحسين الوصول إلى البيانات الإدارية من خلال ربطها بالبيانات التي تنتجها الخدمات العامة. وتستكشف دراسة حالة مختبر بيانات العدالة كيفية حصول المنظمات الصغيرة على البيانات الإدارية. وكشفت الدراسة أن التعاون مع الجهات الفاعلة (منظمات القطاع الخاص، والمؤسسات الاجتماعية، والشركات الخاصة) ساهم في زيادة حجم المخرجات من خلال تفاعل الدوائر الحكومية مع المستخدمين. ونتيجة لذلك، يُتوقع أن تقوم مختبرات بيانات أخرى بتطوير مجموعات بيانات ومنهجيات جديدة لعرض كيف يمكن للبيانات الإدارية المفتوحة والمرتبطة أن تساعد مجموعة واسعة من المنظمات. ^{[ 9 ]} ومع ذلك، فإن تكلفة الإنتاج والتكنولوجيا المؤسسية اللازمة لإجراء هذه العمليات وتخزين هذه البيانات ليست مجانية. ولا تزال المخاوف بشأن البيانات المفتوحة والمرتبطة، بما يتجاوز التمويل الحكومي والنتائج المعاكسة، بحاجة إلى دراسة متأنية. ويركز البحث في الغالب على إنشاء مشاريع لتحقيق مكاسب سياسية واقتصادية، وأقل على التنفيذ والاستدامة وقدرة المستخدم والسياسات المتأصلة. ^{[ 7 ]}

من عيوب البيانات الإدارية أن المعلومات المُجمّعة ليست متاحة للجميع دائمًا، بل تقتصر على مستخدمين مُحددين. ^{[ 1 ]} كما يُوجد نقص في التحكم بالمحتوى، فعلى سبيل المثال، تستخدم هيئة الإحصاء الكندية البيانات الإدارية لإثراء بيانات المسح أو استبدالها أو لزيادة كفاءة العمليات الإحصائية. ^{[ 10 ]} تفتقر هذه البيانات إلى معلومات أساسية، وقد تحتوي أحيانًا على بيانات مفقودة . ^{[ 1 ]} قد تُؤدي التغييرات في المنهجية إلى تعديلات في البيانات المُجمّعة، فعلى سبيل المثال، عند استخدام هذه البيانات لتقييم جودة الرعاية الصحية ، قد تُؤثر إدخال تشخيصات جديدة والتقدم التكنولوجي على تحديد وتسجيل التشخيصات في المطالبات الإدارية. ^{[ 6 ]} تُثير قضايا حماية البيانات قلقًا متزايدًا مع ازدياد البيانات الإدارية المفتوحة. وتسعى هيئة الإحصاء الكندية إلى الحد من انتهاك خصوصية البيانات الشخصية عن طريق إزالتها من الملف المرتبط. ^{[ 11 ]} تُخزّن المعلومات الشخصية، مثل الاسم أو الرقم الصحي أو رقم التأمين الاجتماعي، بشكل منفصل. ومع ذلك، يُسمح بالوصول إلى الملفات المرتبطة التي تحتوي على بيانات شخصية في حالات مُصرّح بها، مع تطبيق إجراءات أمنية، مثل التشفير.