عملية الشراء

الشراء هو العملية الرسمية لشراء السلع والخدمات . قد تختلف عملية الشراء من منظمة إلى أخرى، ولكن هناك بعض العناصر الأساسية المشتركة.

تبدأ العملية عادةً بطلب أو متطلبات، قد تكون لجزء مادي ( مخزون ) أو خدمة . ^{[ 1 ]} يتم إنشاء طلب شراء يوضح المتطلبات بالتفصيل (وفي بعض الحالات، يتضمن مواصفات المتطلبات)، والذي يُوجه قسم المشتريات. ثم يُصدر طلب عروض أسعار . يُرسل الموردون عروض أسعارهم استجابةً لطلب عروض الأسعار، وتُجرى مراجعة لاختيار أفضل عرض (عادةً بناءً على السعر والتوافر والجودة ) وإصدار أمر الشراء .

يمكن أن تكون أوامر الشراء (PO) من أنواع مختلفة، ^{[ 2 ]} بما في ذلك:

• قياسي - عملية شراء لمرة واحدة
• مخطط له - اتفاق على بند محدد في تاريخ تقريبي
• اتفاقية شاملة - اتفاقية بشروط وأحكام محددة: لا يتم تحديد التاريخ والكمية والمبلغ.

عادةً ما تُرفق أوامر الشراء بشروط وأحكام تُشكّل الاتفاقية التعاقدية للمعاملة. بعد ذلك، يُسلّم المورّد المنتجات أو الخدمة، ويُسجّل العميل عملية التسليم (وفي بعض الحالات، تخضع البضائع لعملية فحص). يُرسل المورّد فاتورةً تُدقّق مع أمر الشراء والوثائق التي تُحدّد البضائع المُستلمة. ثمّ يتمّ سداد المبلغ وتحويله إلى المورّد.

تختلف الإجراءات المتبعة باختلاف نوع عملية الشراء. توضح الأمثلة التالية الإجراءات المختلفة التي تتم باختلاف أنواع عمليات الشراء. ^{[ 3 ]}

• المعهد المعتمد للمشتريات والإمداد