نظام الظل

تواجه أي منظمة ضغوطًا متعددة للتغيير والاستجابة للوائح الحكومية الجديدة، ومتطلبات العملاء، وتحركات المنافسين. وللاستجابة لهذه التغييرات، تحتاج المنظمات إلى فهم جميع جوانب أعمالها، وغالبًا ما تطرح على نفسها أسئلة لم تُطرح من قبل.

يُؤدي الضغط المستمر من أجل التغيير إلى ضغط متواصل لتحليل البيانات بطرق جديدة وإيصال المعلومات بسرعة إلى من يحتاجونها. ومن خلال إعداد تقارير إبداعية ومرنة فقط، تستطيع الشركات رصد الاتجاهات الجديدة وتحديد الفرص الجديدة بسرعة كافية للاستفادة منها على أكمل وجه.

ينبع نوع تحليل البيانات الذي يستدعي في أغلب الأحيان تطوير أو شراء أنظمة فرعية عادةً من احتياجات المستخدم. وبما أن قسم نظم المعلومات المركزي يتبع عادةً للمدير المالي أو مدير العمليات في المؤسسة، فإن الأنظمة التي يطورها تُصمم لتلبية احتياجاته. أما احتياجات مديري الأقسام الأخرى فغالباً ما تكون مختلفة تماماً، وتتطلب تحليلاً أكثر تفصيلاً يشمل متغيرات غير موجودة في الحل الذي صممه قسم نظم المعلومات المركزي.

بفضل التطور الهائل في قدرات أجهزة وبرامج تحليل الحواسيب الشخصية، أصبح بإمكان المستخدمين الآن الوصول بسهولة إلى جميع إمكانيات الحوسبة التي يحتاجونها. فقواعد البيانات الضخمة التي تحتوي على جميع معلومات العملاء والموردين والمحاسبة الخاصة بالمؤسسة، والتي كانت تُخزن سابقًا على حاسوب مركزي رئيسي، باتت تُخزن الآن بسهولة على حاسوب محمول واحد.

من الطبيعي تمامًا أن يقوم متخصصو تكنولوجيا المعلومات، عند تصميم نظام إعداد التقارير، بمراعاة جميع جوانب استخدام النظام. فبالإضافة إلى تجميع المعلومات، عليهم مراعاة ما يلي:

• كيف يمكن ضمان دقة البيانات المنتجة؟
• من هو المخوّل بالاطلاع على هذه المعلومات؟ وكيف يمكن تطبيق إجراءات الأمن؟
• كيف سيتم نسخ النظام احتياطياً/استنساخه في حالة حدوث عطل؟
• يجب كتابة وثائق المستخدم بحيث يمكن تقديم النظام للمستخدمين الجدد.
• يجب إعداد الوثائق الفنية بحيث يتمكن فريق الدعم من صيانتها.
• يجب إدارة وتقليل العبء الذي تفرضه أي أداة جديدة على الأنظمة الحالية.

تتطلب كل هذه العملية مهارات متنوعة، مما يعني حتمًا مشاركة عدد من الأشخاص في إعداد التقرير الجديد. وهذا بدوره يزيد من الوقت والجهد اللازمين لتطبيق حل مصمم بدقة. عادةً ما تتجاهل الأنظمة غير الرسمية هذا المستوى من الدقة، مما يجعل تنفيذها أسرع بكثير، لكنها أقل موثوقية وأكثر صعوبة في الصيانة.

غالباً ما تعاني أنظمة البيانات الظلية من سوء التصميم. قد يصعب اكتشاف الأخطاء، وقد تكون التعديلات صعبة، وقد يكون الدعم طويل الأمد أمراً شاقاً.

عادةً ما تُستخدم أنظمة البيانات الظلية من قِبل شخص أو شخصين فقط. وما لم يتم تطويرها بواسطة مبرمجين ذوي خبرة، فقد يكون من الصعب توسيع نطاقها لدعم عشرات أو مئات المستخدمين.

غالباً ما تفتقر أنظمة البيانات الظلية إلى التوثيق الكافي. وتنتقل المعرفة المتعلقة بالنظام شفهياً، وقد تقتصر على عدد قليل جداً من الأشخاص. ثم تُفقد هذه المعرفة تماماً إذا غادر أحد الموظفين أو اثنان.

يُخصص حوالي ثلثي الجهد المبذول في تطوير البرمجيات الاحترافية للاختبار. أما أنظمة البيانات غير الرسمية فتخضع لاختبارات سطحية أكثر، وقد تحتوي على أخطاء كامنة لا تظهر إلا بعد فترة طويلة من الاستخدام الفعلي.

تحتوي أنظمة البيانات الخفية على كميات كبيرة من بيانات الشركة، وقد تتضمن معلومات سرية عن العملاء أو الموردين أو الموظفين. غالبًا ما تكون إجراءات التحكم في الوصول لهذه الأنظمة أقل صرامة بكثير من قواعد بيانات الشركة المركزية ، وقد لا تكون موجودة أصلًا. إن تخزين البيانات الحساسة على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو المحمولة يُعرّض المؤسسة لمخاطر جسيمة في حال سرقة الجهاز.

يمكن تعديل البيانات في قواعد البيانات المحلية وجداول البيانات بسهولة بالغة، سواءً عن قصد أو غير قصد. وبمجرد تعديلها، يصعب تتبع التغييرات التي طرأت عليها ومعرفة شكل البيانات الأصلية. وعندما يتلاعب النظام بالبيانات، قد يُدخل أخطاءً دقيقةً تبقى غير مكتشفة لفترات طويلة.

غالباً ما لا يتم إجراء نسخ احتياطي منتظم لأنظمة النسخ الاحتياطي الموجودة على جهاز كمبيوتر واحد. من الأفضل وضع هذه الأنظمة على جهاز كمبيوتر يتم إجراء نسخ احتياطي منتظم له أو على خادم.

قد توجد أنظمة فرعية متعددة داخل المؤسسة تُقدّم تقاريرها بناءً على نفس البيانات. قد يُضيف كل نظام منها فلاتر ويُعالج البيانات بطرق مختلفة، مما قد يُؤدي إلى تناقضات ظاهرة في مخرجاتها. وعندما يختلف نظامان فرعيان، قد يكون أحدهما أو كلاهما على خطأ.