أرشفة البريد الإلكتروني

مع تزايد اعتماد المؤسسات بمختلف أحجامها على البريد الإلكتروني، تتزايد القيمة التجارية لهذا المحتوى. ولحماية هذه المعلومات القيّمة ( الملكية الفكرية )، سُنّت العديد من المعايير واللوائح التي تُلزم بحماية السجلات والاحتفاظ بها، فضلاً عن الاستجابة السريعة للطلبات القانونية (الكشف عن الأدلة) وطلبات المعلومات (قانون حرية المعلومات). ^{[ 2 ]} تُمكّن حلول أرشفة البريد الإلكتروني الحديثة الشركات من تلبية المتطلبات التنظيمية أو سياساتها المؤسسية من خلال تأمين البيانات وحفظها، وتوفير سياسات مرنة لإدارة البيانات تُتيح للمستخدمين المُصرّح لهم تفعيل "الحفظ القانوني"، وتحديد سياسات الاحتفاظ والحذف، أو إجراء عمليات بحث في صناديق بريد متعددة لإتمام استفسارات متنوعة.

بعض متطلبات الامتثال الأساسية التي تدفع الحاجة إلى أرشفة البريد الإلكتروني الآمنة هي ( مرتبة أبجديًا ):

كندا

• هيئة تنظيم صناعة الاستثمار في كندا (IIROC) 29.7
• رابطة تجار صناديق الاستثمار المشتركة (MFDA) ^{[ 3 ]}
• قانون حماية المعلومات الشخصية والوثائق الإلكترونية (PIPEDA)

ألمانيا

• GoBD ^{[ 4 ]}

سويسرا

• Schweizerisches Obligationenrecht ، المادة 962

المملكة المتحدة

• مؤسسة المعايير البريطانية - BS 4783، BS 7799/ISO 17799، BS ISO 15489-1، BSI DISC PD 0008، BSI DISC PD0010، BSI DISC PD0012
• قانون حماية البيانات لعام 1998
• قانون حرية المعلومات لعام 2000

الولايات المتحدة

• الجزء 11 من الباب 21 من قانون اللوائح الفيدرالية (CFR) الصادر عن إدارة الغذاء والدواء الأمريكية
• قواعد الإجراءات المدنية الفيدرالية (FRCP)
• قانون حرية المعلومات
• قانون غرام-ليتش-بليلي
• [HFTA] (قانون شفافية صناديق التحوط)
• قانون HIPAA
• قانون مستشاري الاستثمار
• قاعدة FINRA رقم 3110 وقاعدة NYSE رقم 440
• قانون ساربينز-أوكسلي
• مشروع قانون مجلس الشيوخ في كاليفورنيا رقم 1386 (2002) (في كاليفورنيا فقط)
• قاعدة هيئة الأوراق المالية والبورصات 17a-4 وقاعدة هيئة الأوراق المالية والبورصات 17a-3
• قانون باتريوت

تجدر الإشارة إلى أن العديد من لوائح الامتثال تتطلب الحفاظ على "الاتصالات التجارية الإلكترونية" التي لا تقتصر على البريد الإلكتروني فحسب، بل قد تشمل أيضًا الرسائل الفورية، ومرفقات الملفات، وخدمة الرسائل من بلومبرج، وخدمة الرسائل من رويترز، ورسائل PIN-to-PIN والرسائل النصية القصيرة، وخدمة VoIP وغيرها من اتصالات المراسلة الإلكترونية المستخدمة في الأعمال التجارية.

لأغراض الكشف القانوني ، تُقلل حلول أرشفة البريد الإلكتروني من مخاطر إتلاف الأدلة وتُسرّع عملية الكشف الإلكتروني بشكل كبير. ويعود ذلك إلى فهرسة الرسائل، وتوفير سجلات التدقيق، وإزالة الرسائل المكررة، وإمكانية تطبيق إجراءات الحفظ القانوني. ^{[ 5 ]} ولدعم التقاضي، يُمكن استرجاع البريد الإلكتروني بسرعة، كما يتوفر سجلٌّ له لإثبات صحته في سلسلة الحفظ. ولدعم الامتثال، تُخزَّن سجلات البريد الإلكتروني في الأرشيف وفقًا لسياسات الاحتفاظ التي يُحددها المسؤول. وعند انتهاء فترات الاحتفاظ، يحذف تطبيق الأرشفة البريد الإلكتروني تلقائيًا. وللامتثال، يُمكن للمؤسسة إتلاف رسائل البريد الإلكتروني عمدًا، شريطة أن (1) يتم الإتلاف وفقًا لسياسة الشركة المُعلنة، و(2) يتوقف الإتلاف فورًا في حال وقوع أي حادث قد يُؤدي إلى دعوى قضائية. ^{[ 6 ]}

إذا كانت لدى مؤسسة ما تطبيقات متعددة منفصلة، ​​على سبيل المثال للاكتشاف الإلكتروني، وإدارة معلومات السجلات، وأرشفة البريد الإلكتروني، فقد يكون لكل تطبيق قاعدة بيانات منفصلة، ​​مما يصعب معه إزالة الرسائل المكررة وضمان تطبيق سياسة احتفاظ موحدة. من الناحية القانونية، يُعد هذا الأمر بالغ الأهمية، لأنه بمجرد انتهاء فترات الاحتفاظ، يجب حذف الرسالة من الأرشيف. ^{[ 7 ]} تظل الرسائل التي لم تُحذف قابلة للاكتشاف في حال نشوء نزاع قضائي لاحقًا. لذا، يصعب ضمان تطبيق سياسة احتفاظ موحدة دون وجود أرشيف موحد. وتتفاقم هذه المشكلة في المؤسسات الكبيرة التي تدير عشرات الملايين من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا.

بدون أرشفة البريد الإلكتروني، غالبًا ما يكون موجودًا على مزيج من أشرطة النسخ الاحتياطي وأجهزة المستخدمين . إذا دعت الحاجة إلى العثور على بريد إلكتروني محدد لإجراء تحقيق داخلي أو استجابةً لدعوى قضائية، فقد يستغرق الأمر أسابيع ويكلف مبالغ طائلة. مع قواعد الكشف القانوني الحالية (انظر FRCP: https://web.archive.org/web/20141021110256/http://www.uscourts.gov/uscourts/RulesAndPolicies/rules/EDiscovery_w_Notes.pdf ) وقوانين الامتثال، أصبح من الضروري لأقسام تقنية المعلومات إدارة وأرشفة بريد مؤسساتها الإلكتروني مركزيًا، بحيث يمكن البحث عن البريد الإلكتروني والعثور عليه في دقائق، لا أيامًا أو أسابيع.

يُعدّ البريد الإلكتروني شريان الحياة للعديد من الشركات الحديثة، وتعتمد المؤسسات اليوم بشكل متزايد على خدمات البريد الإلكتروني الموثوقة. وتُطبّق جميع المؤسسات تقريبًا بنية تحتية للمراسلة لربط الموظفين وتسهيل عمليات الأعمال. في مجال التجارة الإلكترونية ، قد يحتاج الموظفون إلى الوصول إلى بريدهم الإلكتروني لإتمام عمليات البيع وإدارة الحسابات. قد يختار هؤلاء الموظفون، وغيرهم الكثير، الاحتفاظ برسائلهم الإلكترونية إلى أجل غير مسمى، ولكن قد تُلزم بعض المؤسسات بحذف الرسائل التي يزيد عمرها عن 90 يومًا. يستحق وضع سياسات الاحتفاظ هذه دراسة متأنية، إذ قد تُساعد رسالة بريد إلكتروني واحدة الشركة على كسب دعوى قضائية أو تجنّب التقاضي تمامًا. كما يُمكن استخدام أرشفة البريد الإلكتروني لضمان استمرارية العمل على مستوى الموظف. فعندما يستقيل موظف، يُمكن منح بديله إمكانية الوصول إلى رسائل الموظف السابق المؤرشفة للحفاظ على سجلات المراسلات، وتسهيل عملية التوظيف.

كجزء من خطة شاملة للتعافي من الكوارث ، يُعدّ أرشيف البريد الإلكتروني أداةً أساسيةً في جهود المؤسسة لاستئناف أعمالها. يتيح الأرشيف الخارجي عبر الإنترنت إمكانية تشغيل خوادم المراسلة في مراكز البيانات الثانوية، والوصول السريع إلى آخر الرسائل المُرسلة والمستلمة، بالإضافة إلى جميع بيانات المراسلة السابقة. قد تتخذ الأرشيفات الخارجية شكل مزارع أقراص (SANs) في مراكز التعافي من الكوارث البعيدة، أو أرشيفات بريد إلكتروني مُخزّنة في بيئات سحابية عامة أو خاصة. مع أن برامج أرشفة البريد الإلكتروني تلتقط جميع الرسائل وتنسخها، إلا أنها ليست نسخًا طبق الأصل من خادم المراسلة نفسه، وبالتالي لا يمكنها المساعدة في إعادة إنشاء حسابات المستخدمين أو المجموعات في حال وقوع كارثة.

تشغل كل رسالة بريد إلكتروني مساحة على القرص الصلب لنظام البريد الإلكتروني أو أي جهاز تخزين دائم آخر (مثل وحدة تخزين متصلة بالشبكة ، أو شبكة منطقة تخزين ، إلخ). ومع ازدياد عدد هذه الرسائل، تستهلك العمليات البسيطة، مثل الاسترجاع والبحث والفهرسة والنسخ الاحتياطي، موارد نظام المعلومات بشكل أكبر. لذا، يجب في مرحلة ما إزالة البيانات القديمة من نظام البريد الإلكتروني الرئيسي للحفاظ على مستوى الأداء المطلوب لاستخدامها الأساسي، وهو تبادل رسائل البريد الإلكتروني. تعمل حلول أرشفة البريد الإلكتروني على تحسين أداء خادم البريد الإلكتروني وكفاءة التخزين من خلال إزالة الرسائل ومرفقاتها من خادم المراسلة بناءً على سياسات يحددها المسؤول. ويبقى الوصول إلى الرسائل المؤرشفة ومرفقاتها متاحًا للمستخدمين النهائيين عبر تطبيقات عميل البريد الإلكتروني الحالية.