برنامج جدولة الموظفين

يُسهّل برنامج جدولة الموظفين عملية إنشاء الجداول الزمنية وتحديثها . وتؤدي أتمتة جدولة الموظفين إلى زيادة الإنتاجية، كما تُمكّن المؤسسات التي تعتمد على نظام العمل بالساعة من إعادة توجيه الموارد إلى أنشطة أخرى غير الجدولة. عادةً ما يتتبع هذا البرنامج أوقات الإجازات ، والإجازات المرضية ، وأوقات التعويض، ويُنبّه عند وجود تعارضات. ^{[ 1 ]} ومع تراكم بيانات الجدولة بمرور الوقت، يُمكن استخراجها لإعداد الرواتب أو لتحليل النشاط السابق. ورغم أن برنامج جدولة الموظفين قد يتخذ قرارات التحسين أو لا، إلا أنه يُدير المهام ويُنسّقها. ^{[ 2 ] [ 3 ]} غالبًا ما يتضمن برنامج جدولة الموظفين اليوم تطبيقات للهواتف المحمولة. وقد ساهمت الجدولة عبر الأجهزة المحمولة في زيادة إنتاجية الجدولة والقضاء على خطوات الجدولة غير الفعّالة. ^{[ 2 ]} وقد يتضمن أيضًا وظائف مثل تتبع المتقدمين للوظائف وإلحاقهم بالعمل، وتسجيل الحضور والانصراف ، ووضع حدود تلقائية للعمل الإضافي. تُساعد هذه الوظائف المؤسسات في معالجة قضايا مثل الاحتفاظ بالموظفين ، والامتثال لقوانين العمل ، وغيرها من تحديات إدارة القوى العاملة .

يمكن تمثيل الأساس النظري لمشكلة جدولة الموظفين بمشكلة جدولة الممرضات ، وهي مشكلة صعبة الحل (NP-hard ). يُعدّ التعقيد النظري لهذه المشكلة عاملاً هاماً في تطوير حلول برمجية متنوعة، إذ يجب على الأنظمة مراعاة العديد من أشكال الجداول الزمنية الممكنة، وتخصيص الموظفين للجدول الزمني المناسب. ^{[ 4 ]} في نهاية المطاف، يهدف تحسين الجدولة إلى تقليل التكاليف، ولكنه يتطلب في كثير من الأحيان نهجاً تفاعلياً من الإدارة بدلاً من الاعتماد الكامل على البرمجيات. ^{[ 2 ]}

قبل ظهور برامج جدولة الموظفين، كانت الشركات تستخدم وسائل مادية لتسجيل ساعات عمل الموظفين وجداولهم. ثم ظهرت نماذج تخزين البيانات التي أصبحت متوافقة مع برامج الحاسوب بحلول الثمانينيات . مع ذلك، لم تكن هذه النماذج تُستخدم فعليًا لجدولة الموظفين، بل كانت تكتفي بتسجيل أسبوع عملهم وساعاتهم وجداول عملهم السابقة. ومن هنا، ظهرت فكرة برامج جدولة الموظفين، وهي نظام شامل يخزن ويتتبع تاريخ عمل الموظف، بالإضافة إلى جدولة أسبوع عمله.

تُستخدم الخوارزميات ضمن برامج جدولة الموظفين لتحديد ليس فقط من سيعمل، بل أيضًا الوظائف والمهام المحددة المطلوبة من كل عامل. مع ذلك، لا يزال النظام بحاجة إلى مراقبة، وتُعالج أي مشكلات أخرى تتعلق بتخصيص المهام يدويًا. ^{[ 10 ]} في سياق مشكلات ونماذج جداول العمل، توجد ثلاثة عوامل رئيسية لتحديد الاختلافات: دمج جدولة أيام الراحة مع بناء خط العمل وتوزيع المهام، وبناء جداول العمل، ونوع الطلب. ^{[ 2 ]} تتطلب هذه التعقيدات أن يقوم كل مكان عمل بتحسين برنامج جدولة الموظفين بناءً على مجموعة قواعده ومشكلاته واحتياجاته الخاصة. ^{[ 10 ]} إضافةً إلى ذلك، يصعب تحديد الحل الأمثل الذي يقلل التكاليف، ويلبي تفضيلات الموظفين، ويوزع الورديات بشكل عادل بينهم، ويتوافق مع جميع قيود مكان العمل. في العديد من المؤسسات، يحتاج الأشخاص المعنيون بتطوير جداول العمل إلى أدوات دعم القرار للمساعدة في توفير الموظفين المناسبين في الوقت المناسب وبالتكلفة المناسبة، مع تحقيق مستوى عالٍ من رضا الموظفين . ^{[ ٢ ]} نظرًا للتغيرات المستمرة في بيئات العمل، يجب ابتكار نماذج وخوارزميات جديدة لتوفير المرونة اللازمة عند ظهور الاحتياجات والمتطلبات. على سبيل المثال، عند تعيين عدد كبير من الموظفين الجدد، كما هو الحال عند زيادة إجمالي القوى العاملة، فمن المرجح أن يحتاج برنامج الجدولة إلى التحديث لمواكبة هذا التغيير. ^{[ ٤ ]}

على الرغم من أن برامج جدولة الموظفين لا تُحسّن بالضرورة ممارسات العمل بحد ذاتها، إلا أنها تُؤتمت العمليات الإدارية الروتينية. كما يُمكن أن يكون لها آثار إيجابية غير مباشرة على جوانب العمل، بما في ذلك تحفيز الموظفين ، والاحتفاظ بهم ، ^{[ 11 ]} وخفض تكاليف العمالة. من خلال تزويد الإدارة بكميات كبيرة من البيانات، يُمكن لهذا البرنامج مساعدتها في اتخاذ القرارات وإنشاء جدول عمل تلقائيًا يُناسب أكبر قدر ممكن من القيود. ^{[ 12 ]} كذلك، قد يكون البرنامج جزءًا من حزمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أي نظام آخر لإدارة الموارد البشرية . ^{[ 13 ] [ 14 ] [ 15 ]}

تختلف الميزات باختلاف مُورّد البرامج، ولكن بعض الميزات النموذجية تشمل ما يلي:

• مخطط جانت أو عرض التقويم للجدول الزمني
• الموافقة على طلبات إجازات الموظفين
• تقليل القوى العاملة غير المنتجة بسبب الإفراط في الجدولة ^{[ 16 ]}
• استخدم التنبؤات الجوية للتنبؤ باحتياجات التوظيف ^{[ 16 ]}
• جدول أيام الإجازة
• السماح للموظفين بتبديل نوبات العمل.
• قوالب لتنفيذ خطط المناوبات على المدى المتوسط
• واجهة لبرامج الرواتب و/أو برامج المحاسبة الإدارية ^{[ 17 ]}
• القدرة على تحديد المناوبات غير المخصصة بسهولة. ^{[ 17 ]}
• القدرة على إنشاء تقارير للفواتير وكشوف المرتبات. ^{[ 17 ]}
• إدارة مهمة الأتمتة وجمع البيانات .
• تحليل مكان العمل ^{[ 18 ]}
• تكامل تطبيقات الهاتف المحمول
• وكلاء الواجهة ^{[ 1 ]}

مع ازدياد تعقيد بيئة العمل الحديثة، من المرجح أن تتطلب جداول العمل مرونة أكبر لتلبية التفضيلات الفردية المتزايدة. ^{[ 2 ]} كما يبدو أن الذكاء الاصطناعي سيلعب دورًا أكبر في برامج الجدولة، مما يقلل من الحاجة إلى إشراف الإدارة لتصحيح المشكلات. ^{[ 1 ]}

• برنامج جدولة المواعيد
• التخطيط والجدولة الآليان
• إدارة الخدمات الميدانية
• مخطط جانت
• أداة جدولة الاجتماعات
• جدول العمل (مكان العمل)
• برنامج تتبع الوقت
• جدول الدوام
• إدارة القوى العاملة
• نظام تتبع المتقدمين للوظائف
• جدولة اللاعبين