دقائق

المحاضر ( تُلفظ /ˈmɪn.ɪts , -əts / [ ^{1 ] [ 2} ] ) ، والمعروفة أيضًا باسم محاضر الاجتماعات أو البروتوكولات أو بشكل غير رسمي باسم الملاحظات ، ^هي السجل الكتابي الفوري للاجتماع أو ^الجلسة . وهي تصف عادةً أحداث الاجتماع ، وقد تتضمن قائمة بالحضور، وبيانًا بالأنشطة التي ناقشها المشاركون، والردود أو القرارات المتعلقة بتلك الأنشطة. كلمة "محاضر" هنا تعني " ملاحظات " ^{[ 2 ]} ، وليس أجزاء من ستين من الساعة.

يمكن إعداد محضر الاجتماع أثناء انعقاده بواسطة كاتب أو مسجل محكمة ، باستخدام اختصارات محددة ، ثم يقوم بإعداد المحضر وتوزيعه على المشاركين لاحقاً. كما يمكن تسجيل الاجتماع صوتياً أو مرئياً ، أو أن يقوم سكرتير المجموعة، سواءً كان معيناً أو غير رسمي، بتدوين الملاحظات، على أن يتم إعداد المحضر لاحقاً.

محاضر الاجتماعات هي السجل الكتابي الرسمي لاجتماعات منظمة أو مجموعة. وهي ليست نسخًا مكتوبة لتلك الإجراءات. وفقًا لقواعد روبرت المنقحة حديثًا (RONR)، يجب أن تتضمن المحاضر بشكل أساسي سجلًا لما تم إنجازه في الاجتماع، وليس ما قاله الأعضاء. ^{[ 3 ] [ 4 ] [ 5 ]} قد يكون للمنظمة قواعدها الخاصة فيما يتعلق بمحتوى المحاضر.

بالنسبة لمعظم المنظمات أو المجموعات، من المهم أن تكون محاضر الاجتماعات موجزة وأن تتضمن فقط ملخصًا للقرارات. ^{[ 3 ]} عادةً ما يكون التقرير الحرفي (النسخة الكاملة) غير مفيد. ما لم تنص قواعد المنظمة على ذلك، فإن ملخص المناقشات في الاجتماع ليس ضروريًا ولا مناسبًا. ^{[ 3 ]}

يجب حفظ محاضر اجتماعات بعض المجموعات، مثل مجلس إدارة شركة ، في ملفات رسمية، وهي وثائق قانونية هامة. ^{[ 6 ] [ 7 ] [ 8 ]} تُحفظ محاضر اجتماعات مجلس الإدارة بشكل منفصل عن محاضر اجتماعات الجمعية العمومية داخل المنظمة نفسها. ^{[ 9 ]} كما يجوز حفظ محاضر الجلسات التنفيذية بشكل منفصل. ^{[ 10 ]} لا يُشترط على اللجان الاحتفاظ بمحاضر رسمية، مع أنه يجوز تدوين ملاحظات أقل رسمية. ^{[ 11 ]} أما بالنسبة للجان، فإن سجلاتها الرسمية هي التقارير المقدمة إلى هيئتها الأم.

قد يختلف شكل محاضر الاجتماعات تبعاً للمعايير التي تحددها المنظمة، على الرغم من وجود إرشادات عامة. ^{[ 12 ] [ 13 ] [ 14 ]}

عادةً ما تبدأ محاضر الاجتماعات باسم الجهة التي عقدت الاجتماع (مثل مجلس الإدارة)، وقد تتضمن أيضاً المكان والتاريخ وقائمة الأشخاص الحاضرين والوقت الذي دعا فيه الرئيس إلى بدء الاجتماع. ^{[ 15 ]}

بما أن الوظيفة الأساسية لمحاضر الاجتماعات هي تسجيل القرارات المتخذة، فيجب تضمين جميع القرارات الرسمية. إذا تم اقتراح اقتراح رسمي وتأييده، فسيتم تسجيل ذلك (بغض النظر عما إذا تم إقراره أم لا). ^{[ 16 ]} يجوز أيضًا تضمين عدد الأصوات . ^{[ 17 ]} قد يشير الجزء من المحضر الذي يتناول اقتراحًا روتينيًا إلى أن اقتراحًا معينًا "قد اقترحته آن وتمت الموافقة عليه". ليس من الضروري ذكر اسم الشخص الذي أيد الاقتراح. ^{[ 16 ]} عند تضمين عدد الأصوات، يكفي تسجيل عدد الأشخاص الذين صوتوا لصالح الاقتراح ومعارضيه، ^{[ 17 ]} ولكن يجوز السماح للمشاركين بطلبات تسجيل أصواتهم بالاسم. إذا تم اتخاذ قرار عن طريق التصويت بالنداء ، فسيتم تسجيل جميع الأصوات الفردية بالاسم. ^{[ 17 ]} إذا تم اتخاذه بالموافقة العامة دون تصويت رسمي، فيجوز تسجيل ذلك.

قد تنتهي محاضر الاجتماع بملاحظة حول وقت رفع الجلسة. ^{[ 18 ] [ 19 ]}

أحيانًا يُقدّم محضر الاجتماع من قِبل الشخص المسؤول عنه (غالبًا السكرتير) في اجتماع لاحق للمراجعة. والعبارة الختامية التقليدية هي "مع خالص التقدير" (مع أن هذا لم يعد شائعًا)، متبوعة بتوقيع المسؤول، واسمه مطبوعًا (أو مكتوبًا بخط اليد)، ولقبه الوظيفي. ^{[ 19 ] [ 20 ]} وقد تطورت هذه العبارة الختامية من "مع خالص التقدير"، للتعبير عن أن ترتيب تسجيل الأحداث المختلفة في المحضر يطابق ترتيب وقوعها خلال الاجتماع الفعلي.

عادةً، من أولى بنود جدول أعمال الاجتماع قراءة محضر الاجتماع السابق والموافقة عليه. إذا وافق أعضاء المجموعة (عادةً بالإجماع ) على أن المحضر المكتوب يعكس ما دار في الاجتماع السابق، يُعتمد ويُسجل اعتمادهم في محضر الاجتماع الحالي. ^{[ 21 ]} في حال وجود أخطاء أو سهو جوهري، يُمكن إعادة صياغة المحضر وتقديمه لاحقًا. يُمكن إجراء التعديلات الطفيفة فورًا باستخدام إجراءات التعديل المعتادة ، ويُعتمد المحضر المُعدَّل "بصيغته المعدلة". ^{[ 21 ]} من المُستحسن عادةً إرسال نسخة مسودة من المحضر إلى جميع الأعضاء قبل الاجتماع حتى لا يتأخر الاجتماع بسبب قراءة المسودة. ^{[ 19 ]}

• مذكرة
• الجريدة الرسمية
• هانسارد

• المعهد الأمريكي للبرلمانيين (2014). الدليل الكامل لمحاضر الجلسات . المعهد الأمريكي للبرلمانيين. مؤرشف من الأصل بتاريخ 14 أكتوبر 2016. تاريخ الاطلاع: 1 مارس 2016 .
• الرابطة الوطنية للبرلمانيين (2009). مسارات نحو الكفاءة - ما تم إنجازه في الاجتماع: دليل للمحاضر . إنديبندنس، ميزوري: الرابطة الوطنية للبرلمانيين. ISBN 9781884048562.
• مينا، إيلي (2004). دليل مينا لتدوين المحاضر . فانكوفر (كندا): شركة إيلي مينا للاستشارات. ISBN 978-0973442809.