دليل التشغيل

يُوصَف التسلسل الهرمي التنظيمي عادةً وبشكل فعال من خلال مخطط تنظيمي ، أو مخطط تنظيمي، وهو رسم بياني يوضح هيكل المنظمة والعلاقات والرتب النسبية لأقسامها وأعضائها، مما يمنح القارئ صورة سهلة الفهم عن مكانة الأشخاص الرئيسيين في المنظمة. ^{[ 4 ]}

وصف الوظيفة هو وثيقة توضح المهام والواجبات والمسؤوليات العامة لوظيفة ما، وقد تحدد المسؤول المباشر الذي تتبعه الوظيفة، والمواصفات المطلوبة مثل الكفاءة والمؤهلات والتسجيل والشهادات أو المهارات اللازمة لشغلها، بالإضافة إلى نطاق الراتب . تساعد أوصاف الوظائف الرسمية الأفراد على فهم أدوارهم داخل المؤسسة وتحديد مسؤوليات بعضهم البعض. ^{[ 5 ]}

وتشمل هذه المعلومات أسماء وتفاصيل الاتصال بالأشخاص الرئيسيين داخل المنظمة وجهات الاتصال الخارجية المهمة. ^{[ 5 ]}

العملية الموثقة هي وصف تفصيلي لكيفية تنفيذ مهمة ما لتحقيق النتائج المرجوة. وهي ليست بالضرورة الطريقة الأمثل أو الوحيدة، ولكنها طريقة يُفترض أن تكون فعّالة وموثوقة في ظل الظروف المحددة. ويمكن استخدامها كدليل للموظفين لضمان الاتساق والإنجاز. ويُعتبر اتباع العملية الموثقة إجراءً مقبولاً عموماً داخل المؤسسة، ويمنع إغفال أي خطوة أو تنفيذها بترتيب خاطئ. قد تتضمن الوثائق تعليمات مكتوبة وفيديوهات تعليمية، وقد تشمل مخططات انسيابية وقوائم مراجعة. وهي أدوات تدريبية مفيدة للموظفين الجدد، وتساعدهم على التكيف مع الإجراءات الداخلية.

يمكن وصف عملية واحدة بواسطة إجراء تشغيلي قياسي واحد أو أكثر، وذلك حسب عدد البدائل التي قد تنطبق. ^{[ 6 ]}

• تقييمات المخاطر وسياسات إدارة المخاطر

أي إجراء طارئ يُعدّ استجابةً قياسيةً لحالة طارئة متوقعة بشكل معقول في سياق العمل المعتاد، يُفصّل في دليل العمليات كمرجع. وقد يتضمن الدليل أيضًا مواصفات حول عدد مرات إجراء التدريبات. ومن بين الإجراءات الطارئة الشائعة ما يلي:

• خطط الإخلاء
• تدريبات على مكافحة الحرائق
• الاستجابة لتسرب المواد الخطرة
• خطة التعافي من الكوارث . كيفية إعادة تشغيل العمليات بعد وقوع حدث كارثي غير متوقع. ^{[ 5 ]}

السياسة هي نظام مدروس من المبادئ لتوجيه القرارات وتحقيق نتائج منطقية. وهي بمثابة بيان نوايا، ويتم تطبيقها كإجراء أو بروتوكول. عادةً ما تتبنى السياسات هيئة إدارية داخل المنظمة. يمكن للسياسات أن تساعد في اتخاذ القرارات، سواءً كانت ذاتية أو موضوعية. فالسياسات التي تساعد في اتخاذ القرارات الذاتية عادةً ما تُعين الإدارة العليا على اتخاذ قرارات يجب أن تستند إلى المزايا النسبية لعدد من العوامل، ولذلك يصعب اختبارها بموضوعية في كثير من الأحيان، مثل سياسة التوازن بين العمل والحياة. في المقابل، فإن السياسات التي تساعد في اتخاذ القرارات الموضوعية عادةً ما تكون ذات طبيعة تشغيلية ويمكن اختبارها بموضوعية، مثل سياسة كلمات المرور.

في جنوب أفريقيا، يُلزم متعهد الغوص، بموجب المادة 21 من لوائح الغوص لعام 2009، بتوفير دليل تشغيلي وإتاحته لفريق الغوص في الموقع قبل بدء أي عملية غوص. يجب أن يتضمن هذا الدليل أنواعًا محددة من المعلومات المتعلقة بالصحة والسلامة، كما هو منصوص عليه في قواعد الممارسة الخاصة بعمليات الغوص المخطط لها. ^{[ 3 ]} وتنص قواعد الممارسة الخاصة بالغوص الساحلي على إلزام المتعهد بالاعتماد في تخطيط وتنفيذ عمليات الغوص على وثائق محددة، من ضمنها الدليل التشغيلي. ^{[ 7 ]}

يُعتبر دليل العمليات إجراءً إداريًا أساسيًا للتحكم في المخاطر، ويجب على المقاول إعداده بالتشاور مع ممثلي الموظفين والطبيب المختص بالغوص المتعاقد مع الشركة. ويُلزم أعضاء فريق الغوص بالامتثال لمتطلبات الصحة والسلامة المنصوص عليها في دليل العمليات. ومن بين الأمور الأخرى التي يجب تحديدها في دليل العمليات: جداول أو خوارزميات تخفيف الضغط المعتمدة لفرق الغوص، وكميات غاز التنفس التي يجب توفيرها في الموقع، بناءً على نوع الغوص والمعدات المستخدمة، وحدود واضحة للمخاطر البيئية التي قد يتعرض لها الغواصون، والإجراءات المطلوبة من كل عضو في فريق الغوص في حالة الطوارئ أثناء العمليات. ^{[ 7 ]}

قد تنطبق متطلبات مماثلة على مقاولي الغوص التجاري في مناطق قضائية أخرى. كما يشترط قانون ممارسات الغوص في المياه العميقة الصادر عن الرابطة الدولية لمقاولي الغوص (IMCA) على المقاول تقديم دليل تشغيل لكل نظام غوص. ^{[ 8 ]}

• متطلبات منظمة الطيران المدني الدولي (ICAO).