بطاقة الشراء

بطاقة الشراء (وتُختصر أيضًا إلى PCard أو P-Card أو ProCard ) هي نوع من بطاقات الدفع الخاصة بالشركات ، تُمكّن من شراء السلع والخدمات دون استخدام عملية الشراء التقليدية. في المملكة المتحدة، تُعرف بطاقات الشراء عادةً باسم بطاقات التوريد.

تُصدر بطاقات الشراء عادةً للموظفين الذين يُتوقع منهم الالتزام بسياسات وإجراءات مؤسستهم المتعلقة باستخدامها، بما في ذلك مراجعة المعاملات والموافقة عليها وفقًا لجدول زمني محدد (مرة واحدة على الأقل شهريًا). ويمكن للمؤسسة تطبيق مجموعة متنوعة من الضوابط على كل بطاقة شراء؛ على سبيل المثال، حد أقصى لقيمة الشراء الواحد، وحد شهري، وقيود على رمز فئة التاجر (MCC)، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي مراجعة نشاط بطاقة الشراء الخاصة بحاملها دوريًا من قِبل جهة مستقلة عنه.

ينبغي أن تكون المراجعات الدورية جزءًا من جهود إدارة برنامج بطاقات الشراء المستمرة في أي مؤسسة . هناك عوامل عديدة تُسهم في نجاح البرنامج أو، على العكس، في ركوده. توجد بعض الأخطاء الشائعة في برامج بطاقات الشراء التي يجب تجنبها، بهدف وضع استراتيجيات ناجحة تُسهم في توجيه البرنامج (أو الحفاظ عليه) نحو المسار الصحيح. ^{[ 1 ]}

شهد استخدام بطاقات الشراء ارتفاعًا ملحوظًا في السنوات الأخيرة، حيث تستخدمها العديد من المؤسسات الحكومية الآن لتبسيط الإجراءات وخفض التكاليف. فعلى سبيل المثال، في عام 2001، كان لدى وزارة الدفاع الأمريكية 230 ألف حامل بطاقة، بإجمالي إنفاق سنوي بلغ 6.1 مليار دولار. ^{[ 2 ]} وتستخدم المؤسسات عادةً بطاقات الشراء لاستهداف السلع والخدمات منخفضة القيمة، لأنها توفر آلية لإجراء هذه المعاملات بتكلفة أقل بكثير من الطرق التقليدية.

تتوفر مجموعة متنوعة من حلول البرامج للمساعدة في إدارة برامج بطاقات الشراء، ولا سيما البيانات الإلكترونية التي تقدمها شركات البطاقات بدلاً من فواتير الشراء التقليدية.

بدأت المؤسسات باستخدام بطاقات الشراء كوسيلة دفع استراتيجية في حسابات الدفع ، بالإضافة إلى المعاملات التقليدية ذات الحجم الكبير والقيمة المنخفضة. تستبدل المؤسسات الشيكات ببطاقات الشراء وتُؤتمت عملية الدفع للموردين. يُعدّ هذا أحد أسرع استخدامات بطاقات الشراء نموًا. وفقًا لنتائج مسح معايير بطاقات الشراء لعام 2005 (بالمر وغوبتا، 2007)، ^{[ 3 ]} نمت معاملات بطاقات الشراء التقليدية التي تقل قيمتها عن 2000 دولار بنسبة 1.4% من عام 2003 إلى عام 2005. وكان النمو الأسرع في المعاملات التي تتراوح قيمتها بين 2000 و10000 دولار، حيث بلغ 6.1%. تندرج معاملات حسابات الدفع ضمن هذا النطاق، وقد تصل قيمتها إلى مئات الآلاف من الدولارات.

إحدى العقبات التي تواجه عملية تحويل نظام الدفع من بطاقات الشراء إلى نظام الدفع الإلكتروني هي تمكين الموردين . ويُشار إلى هذه العملية عادةً بتمكين موردي بطاقات الشراء. يجب التواصل مع كل مورد وإبلاغه بتغيير طريقة الدفع من الشيكات إلى بطاقات الشراء، حتى لو كان المورد يستخدم بطاقات الشراء بالفعل. تقدم بعض البنوك المساعدة في عملية التحويل (تمكين موردي بطاقات الشراء)، بينما توفر شركات برمجيات أخرى تقنيات تجعل عملية التحويل فعالة وسهلة للمؤسسة المالية والعميل والمورد. بحسب دراسة استقصائية مشتركة في القطاع ^{[ 5 ]} ، أفاد 61% من المستخدمين النهائيين المشاركين بأن مقاومة الموردين (أو عدم قبولهم) لمدفوعات البطاقات تُشكل، على أقل تقدير، مشكلةً تُعيق نمو برامج البطاقات في المؤسسات. وليس من المستغرب أن تكون رسوم قبول المعاملات السبب الرئيسي الذي يُقدمه الموردون للمستخدمين النهائيين لرفضهم أو عدم قبولهم لمدفوعات البطاقات. علاوة على ذلك، ذكر ما يقرب من 50% من المشاركين أنهم يواجهون أحيانًا أو بشكل متكرر موردين يفرضون رسومًا إضافية على قبول البطاقات. ويلجأ المستخدمون النهائيون إلى أساليب متنوعة لمواجهة هذه التحديات؛ على سبيل المثال، توعية الموردين بمزايا مدفوعات البطاقات، وهي مهمة غالبًا ما يتولاها فريق إدارة البرامج و/أو فريق المشتريات.