حسابات الدفع

الحسابات الدائنة هي الأموال المستحقة على الشركة لمورديها، وتُدرج كالتزام في ميزانيتها العمومية . وهي تختلف عن التزامات أوراق الدفع ، وهي ديون تنشأ بموجب وثائق قانونية رسمية . ^{[ 1 ]} تتمثل المسؤولية الرئيسية لقسم الحسابات الدائنة في معالجة ومراجعة المعاملات بين الشركة ومورديها ، والتأكد من اعتماد جميع الفواتير المستحقة من الموردين ومعالجتها ودفعها. تبدأ عملية الحسابات الدائنة بجمع متطلبات التوريد من داخل الشركة، وطلب عروض أسعار من الموردين للأصناف المطلوبة. بمجرد الاتفاق على الصفقة، يتم إعداد أوامر الشراء وإرسالها. تُفحص البضائع عند وصولها، وتُحال الفاتورة المستلمة للموافقة عليها. تشمل معالجة الفاتورة تسجيل البيانات المهمة منها وإدخالها في النظام المالي أو المحاسبي للشركة. بعد ذلك، يجب أن تمر الفواتير بإجراءات العمل الخاصة بالشركة ليتم دفعها. ^{[ 2 ]}

يقع قسم الحسابات المستحقة الدفع عادةً ضمن وظيفة الشؤون المالية للمنظمة . ^{[ 3 ]}

يُسجّل حساب الدفع في دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات الدفع عند اعتماد الفاتورة للدفع. ويعني الاعتماد أن الفاتورة قد تمت الموافقة عليها للدفع وسُجّلت في دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات الدفع كالتزام غير مسدد. تُصنّف حسابات الدفع عادةً إلى حسابات دفع تجارية، وهي حسابات دفع لشراء سلع مادية تُسجّل في المخزون ، وحسابات دفع مصروفات، وهي حسابات دفع لشراء سلع أو خدمات تُسجّل كمصروفات. ومن الأمثلة الشائعة على حسابات دفع المصروفات: الإعلان، والسفر، والترفيه، واللوازم المكتبية، والمرافق. تُعدّ حسابات الدفع شكلاً من أشكال الائتمان الذي يُقدّمه المورّدون لعملائهم، حيث يسمح لهم بدفع ثمن المنتج أو الخدمة بعد استلامها. ويُقدّم المورّدون شروط دفع متنوعة للفاتورة، قد تشمل خصمًا نقديًا للدفع خلال عدد مُحدّد من الأيام. على سبيل المثال، تعني شروط الدفع بنسبة 2% خلال 30 يومًا أن الدافع سيخصم 2% من قيمة الفاتورة إذا تم الدفع خلال 30 يومًا. أما إذا تم الدفع في اليوم 31، فسيتم دفع المبلغ كاملاً.

في الشركات، عادةً ما يتضمن ملف حسابات الدفع نطاقًا أوسع بكثير من الخدمات، ويستخدم المحاسبون أو مدققو الحسابات برامج محاسبية لتتبع تدفق الأموال إلى هذا الحساب عند استلام الفواتير، وخروجها منه عند سداد المدفوعات. وتلجأ الشركات الكبيرة بشكل متزايد إلى حلول أتمتة حسابات الدفع المتخصصة لأتمتة العمليات الورقية واليدوية لمعالجة فواتير المؤسسة. ^{[ 4 ]}

في العادة، يقوم المورد بشحن المنتج، وإصدار فاتورة، ثم تحصيل الدفعة لاحقاً. تُعرف هذه العملية بدورة تحويل النقد ، أو الفترة الزمنية التي يكون فيها المورد قد دفع ثمن المواد الخام ولكنه لم يتلقَّ أي مقابل من العميل النهائي.

عند استلام المشتري للفاتورة، تتم مطابقتها مع إيصال التعبئة وأمر الشراء ، وإذا كانت جميع البيانات صحيحة، يتم سداد الفاتورة. يُشار إلى هذه العملية بالمطابقة الثلاثية. ^{[ 5 ]} قد تُبطئ المطابقة الثلاثية عملية الدفع، لذا يُمكن تعديل هذه الطريقة. على سبيل المثال، قد تقتصر المطابقة الثلاثية على الفواتير ذات القيمة العالية فقط، أو قد تتم الموافقة على المطابقة تلقائيًا إذا كانت الكمية المستلمة ضمن نسبة مئوية معينة من المبلغ المُصرّح به في أمر الشراء. ^{[ 6 ]} تتعامل برامج أتمتة معالجة الفواتير مع عملية المطابقة بشكل مختلف بناءً على قواعد العمل المُطبقة أثناء إنشاء سير العمل . أبسط الحالات هي المطابقة الثنائية بين الفاتورة نفسها وأمر الشراء.

تشير تقديرات عام 2009 إلى معالجة أكثر من مليار فاتورة بين الشركات أسبوعيًا، ولا تزال 97% منها تُعالج يدويًا. ويتراوح متوسط ​​تكلفة معالجة ودفع فاتورة المورد بين 5 و15 دولارًا، مع معالجة 10% منها متأخرة جدًا بحيث لا يمكن دفعها ضمن شروط الخصم، واحتواء ما يقرب من 2% منها على أخطاء. ^{[ 7 ]}

في المنازل ، تشمل الفواتير المستحقة الدفع عادةً فواتير الموردين مثل شركة الكهرباء ، وشركة الهاتف ، وخدمة التلفزيون الكبلي أو خدمة الأقمار الصناعية ، واشتراكات الصحف ، وغيرها من الخدمات المنتظمة المماثلة. ويمكن لأصحاب المنازل متابعة هذه الفواتير ودفعها شهريًا يدويًا باستخدام الشيكات أو بطاقات الائتمان أو الخدمات المصرفية عبر الإنترنت . ^{[ 8 ]}

تُطبّق عادةً مجموعة متنوعة من الضوابط لمنع الاختلاس من قِبل موظفي قسم الحسابات. ويُعدّ فصل المهام أحد الضوابط الشائعة. ففي الدول التي تُعتمد فيها الشيكات للدفع، تُعيّن جميع الشركات تقريبًا موظفًا مبتدئًا لمعالجة الشيكات وطباعتها، وموظفًا أقدم لمراجعتها وتوقيعها. وغالبًا ما يُقيّد برنامج المحاسبة كل موظف بأداء المهام الموكلة إليه فقط، بحيث يستحيل على أي موظف - حتى المراقب المالي - القيام بالدفع بمفرده.

تفصل بعض الشركات وظائف إضافة موردين جدد إلى ملف الموردين الرئيسي وإدخال قسائم الدفع. وهذا يجعل من المستحيل على أي موظف إضافة نفسه كمورد ثم تحرير شيك لنفسه دون التواطؤ مع موظف آخر. يُعد ملف الموردين الرئيسي مستودعًا لجميع المعلومات المهمة المتعلقة بموردي الشركة، وهو المرجع الأساسي لحسابات الدفع عند سداد الفواتير. ^{[ 9 ]}

بالإضافة إلى ذلك، تشترط معظم الشركات توقيعًا ثانيًا على الشيكات التي يتجاوز مبلغها حدًا معينًا.

يجب على موظفي قسم الحسابات الدائنة توخي الحذر من الفواتير الاحتيالية. في غياب نظام أوامر الشراء ، يكون المدير المُعتمد هو خط الدفاع الأول. مع ذلك، ينبغي على موظفي الحسابات الدائنة الإلمام ببعض المشكلات الشائعة، مثل عمليات الاحتيال التي تُشبه " الصفحات الصفراء " ، حيث يعرض المحتالون خدمات نشر الإعلانات. لم يتم تسجيل شعار "الأصابع المتحركة" كعلامة تجارية، وهناك العديد من الأدلة المشابهة للصفحات الصفراء، والتي يقتصر توزيع معظمها على نطاق ضيق. وفقًا لمقال نُشر في عدد شتاء 2000 من مجلة " ممارسات أصحاب العمل " الصادرة عن جمعية الرواتب الأمريكية ، "قد يُرسل الموردون مستندات تبدو كفواتير، لكنهم يذكرون بخط صغير "هذه ليست فاتورة". قد تكون هذه رسومًا لإدراجات في الدليل أو إعلانات. مؤخرًا، بدأت بعض الشركات بإرسال ما يبدو أنه شيك استرداد أو خصم؛ في الواقع، هو تسجيل لخدمات يتم تفعيله عند إعادة المستند مع التوقيع."

في قسم الحسابات الدائنة، قد يتسبب خطأ بسيط في دفع مبلغ زائد كبير. ومن الأمثلة الشائعة على ذلك الفواتير المكررة. ^{[ 10 ]} قد تضيع الفاتورة مؤقتًا أو تبقى في حالة الموافقة عندما يتصل المورد للاستفسار عن حالة دفعها. بعد أن يبحث موظف الحسابات الدائنة عنها ويجد أنها لم تُدفع، يرسل المورد فاتورة مكررة؛ وفي هذه الأثناء، تصل الفاتورة الأصلية ويتم دفعها. ثم تصل الفاتورة المكررة ويتم دفعها أيضًا عن غير قصد، ربما تحت بند مختلف قليلاً.

يركز المدققون عادةً على وجود الفواتير المعتمدة، وتقارير المصروفات ، وغيرها من المستندات الداعمة لإثبات صحة الشيكات الصادرة. ويُعدّ وجود تأكيد أو بيان من المورّد دليلاً معقولاً على وجود الحساب. ومن الشائع أن تُفقد بعض هذه المستندات أو تُوضع في غير مكانها قبل موعد التدقيق. وفي مثل هذه الحالات، قد يقرر المدقق توسيع نطاق التدقيق.

يُعدّ المدققون عادةً هيكلاً زمنياً لحسابات الدفع المستحقة لفهم أفضل للديون القائمة على مدى فترات زمنية محددة (30، 60، 90 يوماً، إلخ). تُساعد هذه الهياكل في العرض الصحيح للميزانية العمومية في نهاية السنة المالية. ^{[ 11 ]}

تُشارك العديد من الشركات في جهود تبسيط أو أتمتة عمليات أقسام حسابات الدفع لديها. هذه العملية بسيطة في ظاهرها، لكنها قد تُصبح مُرهقة للغاية، خاصةً إذا كان لدى الشركة عدد كبير جدًا من الفواتير. وتتفاقم هذه المشكلة عندما تكون الفواتير التي تتطلب معالجة ورقية، مما قد يؤدي إلى فقدانها، وأخطاء بشرية أثناء إدخال البيانات، وتكرارها. هذه المشاكل وغيرها تُؤدي إلى ارتفاع تكلفة الفاتورة الواحدة . يهدف أتمتة قسم حسابات الدفع إلى تبسيط عملية إصدار الفواتير، والحد من الأخطاء البشرية المُحتملة، وخفض تكلفة الفاتورة الواحدة. ^{[ 12 ]}

تشمل بعض حلول أتمتة حسابات الدفع الأكثر شيوعًا: الفوترة الإلكترونية ، ومسح المستندات ضوئيًا، والتعرف الضوئي على الأحرف ، وأتمتة قواعد سير العمل، والتتبع عبر الإنترنت، وإمكانيات إعداد التقارير، وواجهات مستخدم الفواتير الإلكترونية، وشبكات الموردين، وخدمات الدفع، وتحليلات الإنفاق لجميع الفواتير. ^{[ 12 ]} تشمل وظائف الأتمتة الفعّالة التعرف على النصوص الحرة (القدرة على تفسير مستندات الفواتير بغض النظر عن تصميمها أو الحاجة إلى إنشاء نموذج للمورد) وإمكانيات التعلم التلقائي. ^{[ 13 ]}

تُعدّ الفواتير الإلكترونية أداةً بالغة الأهمية لقسم الحسابات الدائنة. فهي تُمكّن الموردين من إرسال فواتيرهم عبر الإنترنت، ليتم توجيهها ومعالجتها تلقائيًا. وبفضل سرعة وصول الفواتير وعرضها، يتم سدادها في وقت أقرب، مما يُقلّل بشكل كبير من الوقت والجهد المبذولين في معالجتها. (شبكات العمليات المالية، 2008). تتضمن هذه الحلول عادةً شركةً خارجيةً تُوفّر تطبيقًا وتدعمه، مما يسمح للمورد بإرسال فاتورة إلكترونية إلى عميله لتوجيهها والموافقة عليها ودفعها فورًا. وترتبط هذه التطبيقات بقواعد بيانات تُؤرشف معلومات المعاملات بين الشركاء التجاريين. (بنك الولايات المتحدة، سكوت هيس، 2010). ويمكن إرسال الفواتير بعدة طرق، منها: تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) ، وملفات CSV ، وملفات XML ، وملفات PDF، وقوالب الفواتير الإلكترونية. ونظرًا لتنوّع التقنيات وخيارات الإدخال التي تشملها الفواتير الإلكترونية، فهي تُعتبر فئةً شاملةً لأي طريقة يتم من خلالها عرض الفاتورة إلكترونيًا على العميل للدفع. ^{[ 14 ]}

تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات عادةً برامج لتوفير خدمات إدارة عمليات الأعمال المتكاملة للمؤسسات. ^{[ 15 ]}

• قائمة بمواضيع المحاسبة
• حسابات القبض
• كشوف المرتبات
• قارئ الفواتير
• مرجع الدائن