دورة حياة السجلات

تشير دورة حياة السجلات في إدارة السجلات إلى المراحل التالية من "عمر" السجل: من إنشائه إلى حفظه (في الأرشيف) أو التخلص منه. وعلى الرغم من وجود نماذج مختلفة لدورة حياة السجلات، إلا أنها جميعًا تتضمن الإنشاء أو الاستلام والاستخدام والتخلص. ^{[ 2 ]}

تتكون مرحلة إدارة السجلات من دورة حياة السجلات مما يلي:

1. الخلق
2. تصنيف
3. صيانة
4. التصرف

تتم عملية الإنشاء عند استلام المعلومات في شكل سجلات. تُصنّف السجلات أو معلوماتها ضمن نظام منطقي. ومع استخدام السجلات، فإنها تتطلب صيانة. أما التخلص منها فيشمل إتلافها أو نقلها إلى أرشيف للرجوع إليها مستقبلاً.

ثم يتبع ذلك مرحلة ثانية للأرشفة تتكون من:

1. اختيار أو اقتناء السجلات من قبل الأرشيف
2. وصف للسجلات في قوائم الجرد، وأدوات البحث ، وما شابه ذلك
3. حفظ السجلات، أو ربما المعلومات الواردة فيها .

يجوز للباحثين والعلماء الاستمرار في الرجوع إلى المعلومات الواردة في السجلات واستخدامها.

في ثلاثينيات القرن العشرين، اضطلع إيميت ليهي من الأرشيف الوطني الأمريكي بدور محوري في تطوير برنامج لتحديد دورة حياة السجلات، بدءًا من إنشائها واستخدامها وصولًا إلى إتلافها أو أرشفتها في نهاية المطاف. ^{[ 3 ]} واقترح ريتشارد بيرنر من جامعة واشنطن هدفًا واحدًا لإدارة السجلات والأرشيف: "الاستخدام والإدارة المسؤولان للسجلات، بما يؤدي إما إلى إتلافها بشكل مصرح به أو إلى حفظها وإدارتها في الأرشيف". ^{[ 4 ]}

على الرغم من اختلاف مهنتي إدارة السجلات والأرشيف، إلا أنهما تعملان بلا شك لتحقيق هدف واحد: الإدارة الفعّالة للمعلومات المسجلة في جميع مراحلها، بدءًا من إنشائها وحتى التخلص منها. تتطلب الإدارة الفعّالة للمعلومات المسجلة (ما يسميه بيرنر "الاستخدام والإدارة المسؤولان للسجلات") تفاعلاً تعاونياً مستمراً بين مدير السجلات وأمين الأرشيف من أجل:

• ضمان إنشاء السجلات الصحيحة، التي تحتوي على المعلومات الصحيحة، وبالتنسيق الصحيح؛
• تنظيم السجلات وتحليل محتواها وأهميتها لتسهيل الوصول إليها؛
• توفيرها على الفور لأولئك (الإداريين والباحثين على حد سواء) الذين لهم الحق والحاجة إلى الاطلاع عليها؛
• التخلص المنهجي من السجلات التي لم تعد مطلوبة؛ و
• حماية المعلومات والحفاظ عليها طالما دعت الحاجة (وإذا لزم الأمر، إلى الأبد).

وقدّم فرانك أبورد مساهمات لاحقة هامة من خلال تطويره لنموذج سلسلة السجلات .

• إدارة دورة حياة المعلومات
• فترة الاحتفاظ

• أثيرتون، ج. (1985). "من دورة الحياة إلى الاستمرارية: بعض الأفكار حول العلاقة بين إدارة السجلات والأرشيف" . أرشيفاريا . 21 : 43-51 .
• بيرنر، ر. (1983). نظرية وممارسة الأرشفة في الولايات المتحدة: تحليل تاريخي . سياتل ولندن.{{cite book}}: CS1 maint: موقع الناشر مفقود ( رابط )