إدارة السجلات

📅 آخر تحديث: ٢٥ يوليو ٢٠٢٦
✍️ نُشر في: ٢٥ يوليو ٢٠٢٦
الموسوعة الحرة

إدارة السجلات ، والمعروفة أيضًا بإدارة المعلومات ، هي وظيفة تنظيمية تُعنى بإدارة المعلومات في المؤسسة طوال دورة حياتها ، بدءًا من إنشائها أو استلامها وحتى التخلص منها نهائيًا. ويشمل ذلك تحديد السجلات وتصنيفها وتخزينها وتأمينها واسترجاعها وتتبعها وإتلافها أو حفظها بشكل دائم . [ 1 ] ويُعرّف معيار ISO 15489-1: 2001 إدارة السجلات بأنها "مجال الإدارة المسؤول عن التحكم الفعال والمنهجي في إنشاء السجلات واستلامها وصيانتها واستخدامها والتخلص منها، بما في ذلك عمليات جمع وحفظ الأدلة والمعلومات المتعلقة بالأنشطة والمعاملات التجارية في شكل سجلات". [ 2 ]

تحفظ سجلات المنظمة جوانب من ذاكرتها المؤسسية. وعند تحديد مدة الاحتفاظ بالسجلات، تُعد إمكانية إعادة استخدامها أمرًا بالغ الأهمية. يُحتفظ بالعديد منها كدليل على الأنشطة والمعاملات والقرارات، بينما توثق سجلات أخرى ما حدث وسبب حدوثه. [ 3 ] يُعد الغرض من إدارة السجلات جزءًا من وظيفة المنظمة الأوسع نطاقًا في الحوكمة وإدارة المخاطر والامتثال، ويتعلق في المقام الأول بإدارة الأدلة على أنشطة المنظمة، فضلًا عن الحد من المخاطر المرتبطة بها أو التخفيف من آثارها. [ 4 ] تُظهر الأبحاث الحديثة وجود روابط بين إدارة السجلات والمساءلة في الحوكمة. [ 5 ]

مفاهيم السجل

يُعرَّف مفهوم السجل بتعريفاتٍ متعددة. يُعرّف معيار ISO 15489-1:2016 السجلات بأنها "معلومات تُنشأ وتُستلم وتُحفظ كدليل وأصل من قِبل منظمة أو شخص ، في سبيل الوفاء بالتزامات قانونية أو في سياق ممارسة الأعمال التجارية". [ 2 ] ورغم تعدد أغراض وفوائد إدارة السجلات، كما يُبرز هذا التعريف، فإن إحدى السمات الرئيسية للسجلات هي قدرتها على أن تكون بمثابة دليل على حدث ما. ويمكن لإدارة السجلات السليمة أن تُسهم في الحفاظ على هذه السمة.

عرّفت دراسات حديثة وشاملة السجلات بأنها "تمثيلات مستمرة للأنشطة" كما يسجلها أو ينشئها المشاركون أو المراقبون. [ 6 ] يؤكد هذا المنظور التفاعلي على أهمية السياق والعملية في تحديد السجلات ومعناها. في المقابل، ركزت التعريفات السابقة على الخصائص الإثباتية والمعلوماتية للسجلات. [ 7 ] في السياقات التنظيمية، تُعد السجلات موادًا تُنشئها أو تتلقاها المنظمة في سياق ممارسة الأعمال، أو في سبيل الوفاء بالالتزامات القانونية أو امتثالًا لها. [ 8 ] [ 9 ] ينبثق هذا التعريف التنظيمي للسجل من التنظير المبكر للأرشيفات باعتبارها تجمعات عضوية للسجلات، أي "الوثائق المكتوبة والرسومات والمواد المطبوعة التي تتلقاها أو تنتجها رسميًا هيئة إدارية أو أحد مسؤوليها". [ 10 ] [ 11 ]

مصطلحات إدارة السجلات الرئيسية

ليست كل الوثائق سجلات. السجل هو وثيقة يحتفظ بها منشئها عن قصد كدليل على إجراء ما. تُميّز أنظمة إدارة السجلات عمومًا بين السجلات وغير السجلات (النسخ المؤقتة، المسودات، النسخ المكررة)، التي لا تحتاج إلى إدارة رسمية. تتطلب العديد من الأنظمة، وخاصةً للسجلات الإلكترونية، تصنيف الوثائق رسميًا كسجلات حتى يتسنى إدارتها. بمجرد تصنيفها، لا يمكن تغيير السجل، ولا يمكن التخلص منه إلا وفقًا لقواعد النظام.

قد تخضع السجلات لضوابط وصول لتنظيم من يمكنه الوصول إليها وتحت أي ظروف. يمكن استخدام ضوابط مادية للحفاظ على سرية السجلات - على سبيل المثال، يمكن حفظ ملفات الموظفين، التي تحتوي على بيانات شخصية حساسة، في خزانة مقفلة مع سجل تحكم لتتبع الوصول. قد تتضمن أنظمة السجلات الرقمية ضوابط وصول قائمة على الأدوار، مما يسمح بتخصيص أذونات (للعرض والتعديل و/أو الحذف) للموظفين بناءً على دورهم في المؤسسة. يمكن الاحتفاظ بسجل تدقيق يوضح جميع عمليات الوصول والتغييرات لضمان سلامة السجلات.

كما تتنوع أشكال سجلات المؤسسة، يختلف تخزينها أيضًا داخلها. قد يتولى مالك المؤسسة، أو من ينوب عنه، أو مستودع السجلات، أو موظف إداري، صيانة الملفات. وقد تُدار السجلات في موقع مركزي، كمركز أو مستودع للسجلات، أو قد يكون التحكم بها لا مركزيًا بين مختلف الأقسام والمواقع داخل المؤسسة. وقد تُحدد السجلات رسميًا وبشكل سري من خلال الترميز وتُحفظ في مجلدات مصممة خصيصًا لتوفير الحماية المثلى وسعة التخزين، أو قد تُحدد بشكل عشوائي وتُحفظ دون فهرسة واضحة. وتجد المؤسسات التي تُدير سجلاتها بشكل عشوائي صعوبة في الوصول إلى المعلومات واسترجاعها عند الحاجة. وقد يُثبت عدم كفاءة أنظمة صيانة الملفات وتخزينها تكلفته الباهظة من حيث المساحة المهدرة والموارد المُنفقة في البحث عن السجلات.

السجل غير النشط هو سجل لم يعد مطلوبًا لتسيير الأعمال الجارية، ولكنه يُحفظ حتى انتهاء فترة الاحتفاظ به ، كأن ينتهي مشروع، أو يُسحب خط إنتاج من السوق، أو تنتهي فترة إعداد التقارير المالية. قد تحمل هذه السجلات قيمة تجارية أو قانونية أو مالية أو تاريخية للكيان في المستقبل، ولذلك، يُشترط الاحتفاظ بها لفترة قصيرة أو دائمة. تُدار السجلات وفقًا لجدول الاحتفاظ. بمجرد انتهاء مدة صلاحية السجل المحددة مسبقًا، وعدم وجود أي قيود قانونية معلقة، يُصرّح بالتصرف النهائي فيه، والذي قد يشمل الإتلاف أو النقل أو الحفظ الدائم.

خطة التعافي من الكوارث هي خطة عمل مكتوبة ومعتمدة يتم اتخاذها بعد وقوع كارثة، وتوضح بالتفصيل كيف ستقوم المنظمة باستعادة وظائف العمل الحيوية واستعادة السجلات التالفة أو المهددة.

السجل النشط هو سجل ضروري لإجراء العمليات الجارية، ويُستخدم بشكل متكرر، وعادةً ما يكون موجودًا بالقرب من المستخدم. في الماضي، كان مصطلح "إدارة السجلات" يُستخدم أحيانًا للإشارة فقط إلى إدارة السجلات التي لم تعد تُستخدم يوميًا ولكن لا يزال من الضروري الاحتفاظ بها - السجلات "شبه الجارية" أو "غير النشطة"، والتي غالبًا ما تُخزن في الأقبية أو خارج الموقع. أما الاستخدام الحديث فيميل إلى الإشارة إلى " دورة حياة " السجلات بأكملها - من لحظة إنشائها وحتى التخلص منها نهائيًا.

لا يُعدّ شكل ووسائط السجلات ذات أهمية تُذكر لأغراض إدارة السجلات، إذ يجب تحديد السجلات وإدارتها بغض النظر عن شكلها. وتُراعي المنظمة الدولية للمعايير (ISO) إدارة كلٍّ من السجلات المادية والإلكترونية. [ 2 ] كما يُعرّف القسم DL1.105 من معيار وزارة الدفاع الأمريكية DoD 5015.02-STD (2007) إدارة السجلات بأنها "التخطيط، والتحكم، والتوجيه، والتنظيم، والتدريب، والترويج، وغيرها من الأنشطة الإدارية التي تشمل دورة حياة المعلومات، بما في ذلك إنشائها، وصيانتها (استخدامها، وتخزينها، واسترجاعها)، والتخلص منها، بغض النظر عن الوسائط". [ 12 ]

نظرية إدارة السجلات

دورة حياة السجلات

تتألف دورة حياة السجلات من مراحل منفصلة تغطي كامل عمر السجل، بدءًا من إنشائه وحتى التخلص النهائي منه. في مرحلة الإنشاء، يتسارع نمو السجلات بفضل الأنظمة الإلكترونية الحديثة. وستستمر المؤسسة في إنشاء السجلات وحفظها بوتيرة متسارعة أثناء قيامها بأعمالها. تُكتب المراسلات المتعلقة بفشل منتج ما للإدارة الداخلية، وتُعدّ البيانات والتقارير المالية للمراجعة العامة والتنظيمية، ويُستغنى عن الشعار المؤسسي القديم، ليحل محله شعار جديد - بما في ذلك نظام الألوان والخط المعتمد - في تاريخ المؤسسة.

تشمل أمثلة مراحل السجلات تلك المتعلقة بإنشاء سجل، وتعديل سجل، ونقل سجل عبر حالاته المختلفة أثناء وجوده، وتدمير سجل.

خلال دورة حياة السجلات، يتولى أخصائي إدارة السجلات والمعلومات، المسؤول عن البرامج التنظيمية، معالجة قضايا مثل الأمن، والخصوصية، والتعافي من الكوارث، والتقنيات الناشئة، وعمليات الدمج. ويُعدّ أخصائيو إدارة السجلات والمعلومات عنصرًا أساسيًا في التحكم في أصول المعلومات الخاصة بالمؤسسة وحمايتها. فهم يدركون كيفية إدارة إنشاء السجلات والمعلومات، والوصول إليها، وتوزيعها، وتخزينها، والتخلص منها بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة، وذلك باستخدام منهجية إدارة السجلات والمعلومات، ومبادئها، وأفضل ممارساتها، بما يتوافق مع قوانين ولوائح السجلات والمعلومات.

نظرية استمرارية السجلات

تُعد نظرية استمرارية السجلات نموذجًا مفاهيميًا مجردًا يساعد على فهم واستكشاف أنشطة حفظ السجلات فيما يتعلق بسياقات متعددة عبر المكان والزمان.

ممارسات ومفاهيم إدارة السجلات

مدير السجلات هو الشخص المسؤول عن إدارة السجلات في المنظمة.

ينص القسم 4 من معيار ISO 15489-1:2001 على أن إدارة السجلات تشمل: [ 2 ]

  • وضع السياسات والمعايير
  • تحديد المسؤوليات والسلطات
  • وضع ونشر الإجراءات والمبادئ التوجيهية
  • تقديم مجموعة من الخدمات المتعلقة بإدارة واستخدام السجلات
  • تصميم وتنفيذ وإدارة أنظمة متخصصة لإدارة السجلات
  • دمج إدارة السجلات في أنظمة وعمليات الأعمال

وبالتالي، قد تتضمن ممارسة إدارة السجلات ما يلي:

  • تخطيط الاحتياجات المعلوماتية للمنظمة
  • تحديد المعلومات التي تتطلب جمعها
  • وضع السياسات والممارسات المتعلقة بالسجلات، والموافقة عليها، وإنفاذها، بما في ذلك تنظيمها والتخلص منها.
  • وضع خطة لتخزين السجلات، والتي تشمل التخزين قصير الأجل وطويل الأجل للسجلات المادية والمعلومات الرقمية
  • تحديد وتصنيف وتخزين السجلات
  • تنسيق الوصول إلى السجلات داخلياً وخارجياً، مع الموازنة بين متطلبات سرية الأعمال، وخصوصية البيانات ، وإمكانية الوصول العام.
  • تحديد السجلات وصيانتها وفقًا لفترة احتفاظ محددة
  • تنفيذ سياسة الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بالتخلص من السجلات التي لم تعد مطلوبة لأسباب تشغيلية؛ وفقًا للسياسات التنظيمية والمتطلبات القانونية واللوائح الأخرى، قد يشمل ذلك إما تدميرها أو حفظها بشكل دائم في الأرشيف .

تُسهم مبادئ إدارة السجلات وأنظمة إدارة السجلات الآلية في جمع السجلات وتصنيفها وإدارتها المستمرة طوال دورة حياتها. وتُعرّف جمعية إدارة السجلات والأرشيف الدولية (ARMA International) إدارة السجلات بأنها "مجال الإدارة المسؤول عن وضع وتنفيذ السياسات والأنظمة والإجراءات اللازمة لجمع سجلات ومعلومات المنظمة وإنشائها والوصول إليها وتوزيعها واستخدامها وتخزينها وتأمينها واسترجاعها وضمان التخلص منها". وقد يكون هذا النظام ورقياً (مثل بطاقات الفهرسة المستخدمة في المكتبات )، أو قد يشمل نظاماً حاسوبياً، مثل تطبيق إلكتروني لإدارة السجلات. [ 13 ]

حلول قابلة للدفاع

الحل القابل للدفاع هو الحل الذي يمكن دعمه بسياسات وعمليات وإجراءات موثقة بوضوح تحدد كيفية وسبب أداء العمل، بالإضافة إلى الحل الذي يمتلك دليلاً موثقاً بوضوح على أنماط السلوك، مما يثبت أن المنظمة تلتزم بهذه القيود الموثقة على أكمل وجه. [ 14 ]

بينما ينطبق مفهوم قابلية الدفاع على جميع جوانب دورة حياة السجلات، إلا أنه يُعتبر بالغ الأهمية في سياق إتلاف السجلات، حيث يُعرف باسم " التصرف القابل للدفاع " أو " الإتلاف القابل للدفاع "، ويساعد المؤسسة على تبرير وإثبات أمور مثل من يقوم بإتلاف السجلات، ولماذا يقوم بإتلافها، وكيف يقوم بإتلافها، ومتى يقوم بإتلافها، وأين يقوم بإتلافها. [ 15 ]

تصنيف

يستخدم مديرو السجلات تصنيف أنواع السجلات لتنظيم السجلات التي تنشئها المؤسسة وتحتفظ بها بشكل منطقي. [ 16 ] تساعد هذه التصنيفات في وظائف مثل إنشاء السجلات وتنظيمها وتخزينها واسترجاعها ونقلها وإتلافها.

أعلى مستويات التصنيف هي السجلات المادية مقابل السجلات الإلكترونية. (هذا الأمر قابل للنقاش؛ إذ تُعرَّف السجلات على هذا النحو بغض النظر عن وسائطها. وتوصي المواصفة القياسية الدولية ISO 15489 وغيرها من أفضل الممارسات بتصنيف قائم على الوظائف، بدلاً من تصنيف قائم على الوسائط، لأن القانون يُعرّف السجلات على أنها أنواع معينة من المعلومات بغض النظر عن الوسائط).

السجلات المادية هي تلك السجلات، مثل الورق، التي يمكن لمسها والتي تشغل حيزًا ماديًا.

السجلات الإلكترونية ، والتي يشار إليها أيضًا غالبًا بالسجلات الرقمية ، هي تلك السجلات التي يتم إنشاؤها واستخدامها بواسطة أجهزة تكنولوجيا المعلومات .

يتم تصنيف السجلات من خلال تصميم وصيانة وتطبيق التصنيفات ، مما يسمح لمديري السجلات بأداء وظائف مثل تصنيف السجلات ووضع علامات عليها وتقسيمها أو تجميعها وفقًا لخصائص مختلفة. [ 17 ]

سجلات المؤسسة

تمثل سجلات المؤسسة تلك السجلات المشتركة بين معظم المؤسسات، بغض النظر عن وظيفتها أو غرضها أو قطاعها. وغالبًا ما تتمحور هذه السجلات حول العمليات اليومية للمؤسسة، وتغطي مجالات مثل التقاضي، وإدارة الموظفين، وإدارة الاستشاريين أو المقاولين، والتعامل مع العملاء، والمشتريات، والمبيعات، والعقود، على سبيل المثال لا الحصر.

تشمل أنواع المؤسسات التي تنتج هذه السجلات وتعمل بها، على سبيل المثال لا الحصر، الشركات الربحية والشركات غير الربحية والوكالات الحكومية.

سجلات الصناعة

تمثل سجلات القطاع تلك السجلات المشتركة التي تنطبق فقط على قطاع معين أو مجموعة من القطاعات. وتشمل الأمثلة، على سبيل المثال لا الحصر، سجلات القطاع الطبي (مثل قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة )، وسجلات قطاع الأدوية، وسجلات قطاع الأغذية.

تُعرف سجلات الحفظ القانوني بأنها تلك السجلات التي يُلزم القانون، عادةً من قبل المستشار القانوني أو مسؤولي الامتثال، بحفظها لفترة زمنية محددة، سواء من قبل جهة حكومية أو مؤسسة، وذلك لغرض معالجة المشكلات المحتملة المرتبطة بعمليات تدقيق الامتثال والتقاضي. وتُمنح هذه السجلات سمات الحفظ القانوني بالإضافة إلى التصنيفات الناتجة عن تصنيفات المؤسسة أو القطاع .

قد تتضمن سمات بيانات الحفظ القانوني على سبيل المثال لا الحصر أشياء مثل علامات الحفظ القانوني (مثل الحفظ القانوني = صحيح أو خطأ)، والمنظمة التي تقود الحفظ القانوني، ووصف سبب وجوب الاحتفاظ بالسجلات قانونيًا، والفترة الزمنية التي يجب الاحتفاظ بالسجلات خلالها، وموقع الحفظ.

جدول الاحتفاظ بالسجلات

جدول الاحتفاظ بالسجلات هو وثيقة، تُعدّ عادةً باستخدام مفاهيم تقييم الأرشيف وتحليل السياقات التجارية والقانونية ضمن الاختصاصات القضائية المعنية، وتحدد المدة اللازمة للاحتفاظ بأنواع معينة من السجلات قبل إتلافها. ولكي يُستفاد من جدول الاحتفاظ، يجب وضع عدد من الإرشادات ليتم النظر في تطبيقه. [ 18 ]

إدارة السجلات المادية

تشمل إدارة السجلات المادية العديد من الوظائف المترابطة، كل منها يعتمد على المعرفة المتخصصة، وفي بعض الحالات، الخبرة المهنية من مجالات خارج إدارة السجلات نفسها.

تحديد الهوية والمصادقة

عند تقديم وثيقة ما كسجل قانوني، يُعدّ إثبات صحتها شرطًا أساسيًا لاستخدامها كدليل. وقد يتطلب الأمر فحصًا جنائيًا للتأكد من أن الوثيقة أو القطعة الأثرية ليست مزورة ، ولتوثيق أي تلف أو تغيير أو نقص في المحتوى. وبحسب طبيعة السجل وعمره، قد تُستخدم تقنيات مثل المجهر ، والتصوير بالأشعة السينية ، والتأريخ بالكربون المشع ، أو التحليل الكيميائي . هذا التدقيق نادر في إدارة السجلات الروتينية، ولكنه يُبرز أهمية اتباع ممارسات صارمة في إنشاء السجلات وحفظها في جميع أنحاء المؤسسة.

تخزين

تتطلب السجلات المادية ظروف تخزين تُوازن بين سهولة الوصول إليها وحمايتها من الأضرار البيئية. تُحفظ المستندات الورقية الروتينية عادةً في خزائن الملفات أو غرف حفظ الملفات المكتبية، بينما قد تتطلب السجلات الأكثر حساسية أو أهمية مرافق ذات درجة حرارة ورطوبة مضبوطتين. أما السجلات ذات الأهمية الاستثنائية، مثل النسخة الأصلية الموقعة من دستور الولايات المتحدة ، فتتطلب ضوابط بيئية عالية المستوى للحفاظ عليها، بالإضافة إلى توفير إمكانية وصول الجمهور إليها. كما تبرز اعتبارات هيكلية، حيث يُمكن الاستعانة بمهندسين مدنيين للتأكد من أن قدرة تحمل أرضية غرفة حفظ الملفات كافية للأرفف الكثيفة. وعادةً ما تُكمل المؤسسات التخزين في مواقعها بمراكز سجلات مخصصة خارج الموقع، أو بالتعاقد مع مزودي خدمات تخزين السجلات التجارية.

استرجاع

إن قدرة المؤسسة على تحديد مواقع السجلات واستخراجها في الوقت المناسب لا تقل أهمية عن قدرتها على تخزينها. وتبرز متطلبات الاسترجاع بشكل خاص في سياقات مثل عمليات التدقيق ، والتقاضي ، أو الإتلاف المُجدول. ويصبح الاسترجاع معقدًا للغاية بالنسبة للسجلات الإلكترونية التي لم تُصنّف أو تُوسم بشكل كافٍ لأغراض الكشف ، ولكن ينطبق هذا المبدأ أيضًا على الأنظمة الورقية التي تفتقر إلى فهرسة متسقة .

الدورة الدموية

عندما يغادر سجل ما موقع تخزينه المخصص، يصبح تتبع حركته - وهي عملية تُعرف بالتداول - ضروريًا لضمان المساءلة. تُستخدم سجلات تسجيل الخروج البسيطة لهذا الغرض في العديد من البيئات؛ بينما تستخدم البيئات الأكثر تطورًا تقنية مسح الرموز الشريطية أو تقنية تحديد الهوية بترددات الراديو (RFID) لتتبع السجلات في الوقت الفعلي. ويمكن لعمليات التدقيق الدورية لمواقع السجلات تحديد التحركات غير المصرح بها ودعم متطلبات سلسلة الحفظ .

تصرف

لا يقتصر التخلص من السجلات المادية على مجرد إتلافها، بل يشمل أيضًا نقلها إلى أرشيف تاريخي أو متحف أو حتى إلى فرد. وعندما يكون الإتلاف مناسبًا، يجب أن يكون مصرحًا به بموجب القانون أو النظام أو اللوائح أو سياسة المؤسسة، وأن يتم بطريقة تمنع الكشف غير المقصود عن المعلومات السرية. تتطلب الممارسات المعتادة جدولًا زمنيًا موثقًا للاحتفاظ بالسجلات معتمدًا على المستوى التنظيمي المناسب، وجردًا للسجلات التي تم التخلص منها، وشهادة إتلاف. تشمل طرق الإتلاف الشائعة الطحن، وتمزيق الورق ، والحرق . تتوفر برامج إدارة السجلات لدعم دورة حياة السجلات بالكامل - الإدارة النشطة، والتخزين غير النشط، والنقل الأرشيفي، وجدولة الاحتفاظ، والتخلص - وتتضمن بعض الأنظمة تقنية تتبع الملفات المادية باستخدام تقنية RFID.

إدارة السجلات الرقمية

تنطبق المبادئ العامة لإدارة السجلات على السجلات بأي شكل من الأشكال. إلا أن السجلات الرقمية تثير قضايا محددة. فمن الصعب ضمان حفظ محتوى السجلات وسياقها وبنيتها وحمايتها عندما لا يكون لها وجود مادي. وهذا له آثار بالغة الأهمية على مصداقية السجلات وموثوقيتها وجدارتها بالثقة.

تُجرى حاليًا العديد من الأبحاث حول إدارة السجلات الرقمية. ويُعدّ مشروع البحث الدولي حول السجلات الدائمة الموثوقة في الأنظمة الإلكترونية (InterPARES) مثالًا على هذه المبادرات. يقع مقرّ مشروع InterPARES في كلية المكتبات والأرشيف ودراسات المعلومات بجامعة كولومبيا البريطانية في فانكوفر، كولومبيا البريطانية، كندا، وهو مشروع تعاوني بين باحثين من مختلف أنحاء العالم ملتزمين بتطوير نظريات ومنهجيات لضمان موثوقية ودقة وأصالة السجلات الرقمية.

تم وضع المتطلبات الوظيفية لأنظمة الكمبيوتر لإدارة السجلات الرقمية من قبل وزارة الدفاع الأمريكية ، [ 12 ] والأرشيف الوطني للمملكة المتحدة والمفوضية الأوروبية، [ 19 ] والتي تمت ترجمة مواصفات MoReq ( المتطلبات النموذجية لإدارة السجلات الإلكترونية ) الخاصة بها إلى ما لا يقل عن اثنتي عشرة لغة بتمويل من المفوضية الأوروبية .

تُثار مخاوف خاصة بشأن إمكانية الوصول إلى السجلات الرقمية وقراءتها بمرور الوقت، إذ أن التطور التكنولوجي السريع قد يجعل البرامج المستخدمة في إنشاء هذه السجلات قديمة، ما يؤدي إلى عدم إمكانية قراءتها. ويجري حاليًا قدر كبير من الأبحاث لمعالجة هذه المشكلة، تحت عنوان الحفظ الرقمي . وقد نشر مكتب السجلات العامة في فيكتوريا (PROV)، الكائن في ملبورن، أستراليا ، استراتيجية السجلات الإلكترونية الفيكتورية (VERS)، والتي تتضمن معيارًا لحفظ السجلات الإلكترونية الدائمة وتخزينها على المدى الطويل وإتاحة الوصول إليها. وقد اعتمدت جميع الدوائر الحكومية في فيكتوريا معيار VERS. كما أنشأ مكتب السجلات العامة في فيكتوريا أرشيفًا رقميًا لتمكين عامة الجمهور من الوصول إلى السجلات الدائمة. وتعمل هيئة الأرشيف في نيوزيلندا أيضًا على إنشاء أرشيف رقمي.

السجلات الضريبية الإلكترونية

السجلات الضريبية الإلكترونية هي نسخ إلكترونية من السجلات المطلوبة من قبل هيئات الضرائب، مثل دائرة الإيرادات الداخلية الأمريكية . يوجد لبس كبير حول ماهية السجلات الرقمية المقبولة لدى دائرة الإيرادات الداخلية ، نظرًا لحداثة هذا المفهوم. وقد نوقش هذا الموضوع في المنشور رقم 583 والنشرة رقم 1997-13 ، ولكن ليس بتفصيل دقيق.

قد تتعرض الشركات والأفراد الراغبون في تحويل سجلاتهم الورقية إلى نسخ ممسوحة ضوئيًا للمخاطر عند القيام بذلك. على سبيل المثال، من غير الواضح ما إذا كان مدقق حسابات مصلحة الضرائب الأمريكية سيقبل نسخة ممسوحة ضوئيًا بصيغة JPEG أو PNG أو PDF لإيصال شراء خاص ببند مصروف قابل للخصم.

القضايا الراهنة

مسائل الامتثال والمسائل القانونية

بينما تتمتع الإدارة العامة والرعاية الصحية والمهن القانونية بتاريخ طويل في إدارة السجلات، أبدى القطاع الخاص اهتمامًا أقل عمومًا. وقد تغير هذا الوضع في السنوات الأخيرة نتيجة لمتطلبات الامتثال الجديدة، مدفوعة جزئيًا بفضائح مثل قضية إنرون / أندرسن والمشاكل الأخيرة في مورغان ستانلي . وأصبحت قضايا امتثال سجلات الشركات، بما في ذلك متطلبات فترة الاحتفاظ وضرورة الإفصاح عن المعلومات نتيجة للتقاضي، تُعتبر بالغة الأهمية. وقد أدت قوانين مثل قانون ساربينز-أوكسلي الأمريكي إلى زيادة توحيد ممارسات إدارة السجلات. ومنذ تسعينيات القرن الماضي، شهد التحول نحو السجلات الإلكترونية حاجة إلى علاقات عمل وثيقة بين مديري السجلات ومديري تقنية المعلومات، لا سيما فيما يتعلق بالجوانب القانونية، مع التركيز على الامتثال وإدارة المخاطر.

حماية

أصبحت قضايا الخصوصية وحماية البيانات وسرقة الهوية من القضايا التي تحظى باهتمام متزايد. ونتيجة لذلك، ازداد دور مدير السجلات في حماية سجلات المؤسسة. وقد أدى الحرص على ضمان عدم الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية دون داعٍ إلى زيادة التركيز على جداول الاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها.

الشفافية

أدى تزايد أهمية الشفافية والمساءلة في الإدارة العامة، والذي تجلى في الانتشار الواسع لقوانين حرية المعلومات ، إلى التركيز على ضرورة إدارة السجلات بطريقة تُمكّن الجمهور من الوصول إليها بسهولة. فعلى سبيل المثال، في المملكة المتحدة، نصّت المادة 46 من قانون حرية المعلومات لعام 2000 على إلزام الحكومة بنشر مدونة قواعد ممارسة لإدارة السجلات للسلطات العامة. [ 20 ] وبالمثل، فإن تشريعات الاتحاد الأوروبي بشأن حماية البيانات والمعلومات البيئية، والتي تلزم المؤسسات بالكشف عن المعلومات عند الطلب، تُحتّم ضرورة الإدارة الفعّالة لهذه السجلات.

التبني والتنفيذ

يُعدّ إدخال التغييرات المطلوبة على ثقافة المؤسسة تحديًا كبيرًا، إذ غالبًا ما يُنظر إلى إدارة السجلات على أنها مهمة إدارية غير ضرورية أو ذات أولوية منخفضة، يُمكن تنفيذها على أدنى المستويات داخل المؤسسة. وقد أثبتت الأضرار التي لحقت بسمعة المؤسسة نتيجة سوء إدارة السجلات أن هذه الإدارة مسؤولية جميع الأفراد داخلها.

من القضايا التي أثارت جدلاً واسعاً بين مديري السجلات هو التبني غير النقدي لأنظمة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية .

تأثير الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي

ومن القضايا الأخرى ذات الأهمية الكبيرة لمديري السجلات تأثير الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي ذات الصلة، مثل مواقع الويكي والمدونات والمنتديات وشركات مثل فيسبوك وتويتر ، على ممارسات ومبادئ ومفاهيم إدارة السجلات التقليدية، حيث أن العديد من هذه الأدوات تسمح بإنشاء ونشر السجلات بسرعة، وفي كثير من الأحيان حتى بشكل مجهول.

إدارة دورة حياة السجلات

يُعدّ تتبّع السجلات طوال دورة حياتها تحديًا كبيرًا يواجه العديد من المؤسسات ، إذ يضمن وضوح مكان وجود أي سجل، أو حتى التأكد من وجوده أصلًا. ويتيح تتبّع السجلات خلال دورة حياتها لموظفي إدارة السجلات فهم متى وكيف يتم تطبيق القواعد المتعلقة بالسجلات، مثل قواعد الحفظ القانوني أو الإتلاف.

تحويل السجلات الورقية إلى شكل إلكتروني

مع ازدياد اعتماد العالم على التكنولوجيا الرقمية، بات تحويل السجلات الورقية، سواءً الحالية أو الواردة، إلى صيغة إلكترونية، تحديًا متزايدًا أمام مجتمع إدارة السجلات. ويتم هذا التحويل غالبًا بهدف توفير تكاليف التخزين ومساحة التخزين، وتقليل وقت استرجاع السجلات.

تُستخدم أدوات مثل الماسحات الضوئية للمستندات ، وبرامج التعرف الضوئي على الأحرف ، وأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية لتسهيل عمليات التحويل هذه.

التعليم والشهادات

تقدم العديد من الكليات والجامعات برامج دراسية في علوم المكتبات والمعلومات تشمل إدارة السجلات. علاوة على ذلك، توجد منظمات مهنية تقدم شهادة مهنية منفصلة، ​​غير أكاديمية، للممارسين، وهي شهادة مدير السجلات المعتمد (CRM).

أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية

نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية هو برنامج حاسوبي أو مجموعة برامج تُستخدم لتتبع السجلات وتخزينها. ويختلف هذا المصطلح عن أنظمة التصوير وإدارة الوثائق التي تتخصص في التقاط الصور الورقية وإدارة الوثائق على التوالي. توفر أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية عادةً وظائف أمنية وتدقيقية متخصصة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات مديري السجلات.

أقرت إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية ( NARA) معيار وزارة الدفاع الأمريكية 5015.2 باعتباره "أساسًا كافيًا ومناسبًا لمعالجة التحديات الأساسية لإدارة السجلات في البيئة الآلية التي باتت تُهيمن على إنشاء السجلات واستخدامها". [ 21 ] ويمكن لموردي أنظمة إدارة السجلات الحصول على شهادة امتثال لمعيار وزارة الدفاع الأمريكية 5015.2-STD بعد التحقق من قبل قيادة اختبار التشغيل البيني المشتركة ، التي تُعدّ إجراءات حالات الاختبار، وتكتب تقارير نهائية مفصلة وموجزة عن المنتجات المعتمدة وفقًا لمعيار 5015.2، وتُجري فحصًا ميدانيًا للبرمجيات. [ 22 ]

نشرت الأرشيفات الوطنية في المملكة المتحدة مجموعتين من المتطلبات الوظيفية لتشجيع تطوير سوق برامج إدارة السجلات الإلكترونية (1999 و2002). [ 23 ] وأطلقت برنامجًا لتقييم المنتجات وفقًا لمتطلبات عام 2002. ورغم أن هذه المتطلبات وُضعت في البداية بالتعاون مع الحكومة المركزية، فقد لاقت ترحيبًا واسعًا من قطاعات عديدة في القطاع العام في المملكة المتحدة ومناطق أخرى من العالم. وقد أُغلق برنامج الاختبار الآن، ولم تعد الأرشيفات الوطنية تستقبل طلبات جديدة للاختبار. ولا تزال متطلبات الأرشيفات الوطنية لعام 2002 سارية المفعول.

نشرت المفوضية الأوروبية " MoReq " ، وهي المتطلبات النموذجية لإدارة السجلات والوثائق الإلكترونية، في عام 2001. [ 24 ] ورغم أنها ليست معيارًا رسميًا، إلا أنها تُعتبر على نطاق واسع معيارًا ويُشار إليها كذلك. [ 25 ] [ 26 ] [ 27 ] [ 28 ] وقد مُوِّل هذا المعيار من خلال برنامج IDA التابع للمفوضية، وطُوِّر بمبادرة من منتدى إدارة دورة حياة الوثائق (DLM Forum) . وفي فبراير 2008، نُشر تحديث رئيسي لـ MoReq، يُعرف باسم MoReq2. [ 29 ] وقد بادر منتدى إدارة دورة حياة الوثائق (DLM Forum) أيضًا إلى نشره، ومُوِّل من قِبل المفوضية الأوروبية، وهذه المرة من خلال برنامج IDABC (البرنامج الذي خلف برنامج IDA). [ 30 ] ويُرفق بـ MoReq2 إطار عمل لاختبار البرمجيات ومخطط XML؛ وقد تم الاتفاق على نظام لاختبار توافق البرمجيات في مؤتمر منتدى إدارة دورة حياة الوثائق (DLM Forum) في تولوز في ديسمبر 2008.

نشرت الأرشيفات الوطنية الأسترالية (NAA) المواصفات الوظيفية لبرامج أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية (ERMS)، والمبادئ التوجيهية المرتبطة بتنفيذ المواصفات الوظيفية لبرامج أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية، كمسودات عرض في فبراير 2006. [ 31 ]

نشرت هيئة الأرشيف النيوزيلندية معيارًا لأنظمة حفظ السجلات الإلكترونية "أفضل الممارسات التقديرية" (المعيار 5) في يونيو 2005، بموجب سلطة القسم 27 من قانون السجلات العامة لعام 2005. [ 32 ]

مركز تسجيلات تجارية

مراكز حفظ السجلات التجارية هي مرافق تقدم خدمات تخزين السجلات الورقية للمؤسسات. وفي بعض الحالات، توفر هذه المراكز أيضًا خدمات تخزين السجلات الإلكترونية. وتوفر مراكز حفظ السجلات التجارية تخزينًا عالي الكثافة للسجلات الورقية، كما يوفر بعضها تخزينًا مُتحكمًا في مناخه للوسائط غير الورقية الحساسة والوسائط الورقية الحيوية. يوجد اتحاد تجاري لمراكز حفظ السجلات التجارية (مثل PRISM International)، إلا أن ليس جميع مزودي الخدمات أعضاءً فيه.

انظر أيضاً

مراجع

  1. ↑ ARMA International. "مسرد مصطلحات إدارة السجلات والمعلومات، الطبعة الثالثة" . ARMA International. مؤرشف من الأصل بتاريخ 28-09-2013.
  2. 1 2 3 4 المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) (2001). "ISO 15489-1:2001 - المعلومات والتوثيق - إدارة السجلات - الجزء 1: عام" . المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO). مؤرشف من الأصل بتاريخ 2014-04-02.
  3. ↑ ميجيل، كينيث (2005). الذاكرة المؤسسية: إدارة السجلات والمعلومات في عصر المعرفة ( الطبعة الثانية). ميونيخ: كي جي ساور/تومسون. 
  4. ↑ أنتوني تارانتينو (25 فبراير 2008). الحوكمة والمخاطر والامتثال: الدليل . جون وايلي وأولاده. ISBN 978-0-470-09589-8.
  5. ↑ ديفيد، ر. (2017). مساهمة إدارة السجلات في آراء التدقيق والمساءلة في الحكومة. المجلة الجنوب أفريقية لإدارة المعلومات، 19(1)، 1-14. https://doi.org/10.4102/sajim.v19i1.771
  6. ↑ يو، جيفري (2007). "مفاهيم السجل (1): الأدلة والمعلومات والتمثيلات المستمرة". الأرشيفي الأمريكي . 70 (2): 315-343 . doi : 10.17723/aarc.70.2.u327764v1036756q .
  7. ↑ شيلنبرغ، تي آر (أكتوبر 1956). "تقييم السجلات الحديثة" . نشرات الأرشيف الوطني (8). مؤرشف من الأصل في 24 نوفمبر 2016.
  8. ↑ "مسرد مصطلحات إدارة السجلات والمعلومات، الطبعة الثالثة" . ARMA International. مؤرشف من الأصل في 27 سبتمبر 2013. تم الاطلاع عليه في 3 سبتمبر 2016 .
  9. ↑ بيرس-موسى، ريتشارد. "سجل" . معجم مصطلحات الأرشيف والسجلات . جمعية الأرشيفيين الأمريكيين. مؤرشف من الأصل في 24 نوفمبر 2016. تم الاطلاع عليه في 23 نوفمبر 2016 .
  10. ↑ مولر، س.؛ فيث، ج. أ.؛ فروين، ر. (1968). آرثر هـ. ليفيت (محرر). دليل ترتيب ووصف المحفوظات (1898) ( الطبعة الثانية). نيويورك. {{cite book}}: CS1 maint: موقع الناشر مفقود ( رابط )
  11. ↑ كوك، تيري (1997). "ما مضى هو مقدمة للمستقبل: تاريخ الأفكار الأرشيفية منذ عام 1898، والتحول النموذجي المستقبلي" . أرشيفاريا . 43 : 17-63 . مؤرشف من الأصل في 24 نوفمبر 2016. تم الاطلاع عليه في 23 نوفمبر 2016 .
  12. ١ ٢ مساعد وزير الدفاع لشؤون الشبكات وتكامل المعلومات، كبير مسؤولي المعلومات بوزارة الدفاع (٢٥ أبريل ٢٠٠٧). "معيار وزارة الدفاع الأمريكية ٥٠١٥.٠٢ (معيار وزارة الدفاع ٥٠١٢.٠٢)، معيار معايير تصميم تطبيقات برامج إدارة السجلات الإلكترونية" (ملف PDF) . وزارة الدفاع الأمريكية - وزارة الدفاع الأمريكية. مؤرشف من الأصل (ملف PDF) بتاريخ ٢٢ فبراير ٢٠١٣.
  13. ↑ "إدارة السجلات والمعلومات (RIM) - ARMA International" . www.arma.org . تم الاطلاع عليه بتاريخ 7 مارس 2020 .
  14. ↑ هيل، جوديث (ديسمبر 2011). الاعتماد القائم على الأداء: كيفية تصميم برنامج صالح وقابل للدفاع عنه وفعال من حيث التكلفة . جون وايلي وأولاده، رقم ISBN 978-1-118-02724-0تمت أرشفة النسخة الأصلية بتاريخ 27-09-2013 .
  15. ↑ هولم، توني (يونيو 2012). "إدارة المعلومات: مشاركة نهج IBM". مجلة مراجعة معلومات الأعمال . 29 (2): 99-104 . doi : 10.1177/0266382112449221 . S2CID 154276859 . 
  16. ↑ كارافاكا، ماريا ماتا (مايو 2017). "العناصر والعلاقات ضمن مخطط تصنيف السجلات" . JLIS.it. 8 (2): 19-33 . مؤرشف من الأصل في 17 يناير 2021. تم الاطلاع عليه في 28 فبراير 2021 .
  17. ↑ جيريمي سي. ماكسويل؛ آني آي. أنطون؛ بيتر سوير؛ ماريا رياض؛ كريستوفر إم. مكراو (يونيو 2012). "تصنيف مرجعي قانوني للاستدلال حول متطلبات الامتثال". هندسة المتطلبات . 17 (2): 99-115 . doi : 10.1007/s00766-012-0152-5 . S2CID 15603509 . 
  18. ↑ "مركز الموارد الإلكترونية - ICA" (ملف PDF) . www.ica.org . تاريخ الاسترجاع: 17 فبراير 2025 .
  19. ↑ المفوضية الأوروبية (2011). MoReq2010، المتطلبات المعيارية لأنظمة السجلات، الخدمات الأساسية والوحدات الإضافية، الإصدار 1.1، المجلد 1. المفوضية الأوروبية. doi : 10.2792/2045 . ISBN 978-92-79-18519-9.
  20. ↑ "قانون إدارة السجلات" . الأرشيف الوطني . مؤرشف من الأصل بتاريخ 2016-02-02.
  21. ↑ https://www.archives.gov/records_management/policy_and_guidance/automated_recordkeeping_requirements.html مؤرشف بتاريخ 9 أبريل 2005 في أرشيف الإنترنت (Wayback Machine)
  22. ↑ http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/register.html مؤرشف بتاريخ 16 مارس 2005 في أرشيف الإنترنت (Wayback Machine)
  23. ↑ http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/function.htm مؤرشف بتاريخ 13 فبراير 2006 في أرشيف الإنترنت (Wayback Machine)
  24. ↑ http://ec.europa.eu/idabc/en/document/2303/5644 مؤرشف بتاريخ 25 ديسمبر 2007 في أرشيف الإنترنت (Wayback Machine)
  25. ↑ "MoReq: معيار المستقبل؟ | مجلة إدارة المعلومات | ابحث عن المقالات على BNET" . مؤرشف من الأصل بتاريخ 10 فبراير 2009. تم الاطلاع عليه بتاريخ 20 ديسمبر 2008 .
  26. ↑ http://www.eneclann.ie/Records_Management/legislation_standards.html مؤرشف في 5 فبراير 2009، على موقع Wayback Machine
  27. ↑ التفاوض في متاهة معايير إدارة الموارد (RM) مؤرشف في 11 نوفمبر 2007 على موقع Wayback Machine
  28. ↑ "MoReq" . مؤرشف من الأصل بتاريخ 10 فبراير 2009. تم الاطلاع عليه بتاريخ 20 ديسمبر 2008 .(بالفرنسية)
  29. ↑ "الصفحة الرئيسية - MoReq2" . www.moreq2.eu . مؤرشف من الأصل بتاريخ 19 يوليو 2011. تم الاطلاع عليه بتاريخ 9 مايو 2018 .
  30. ↑ "برنامج IDABC" . مؤرشف من الأصل بتاريخ 2008-03-02 . تم الاطلاع عليه بتاريخ 2008-03-18 .
  31. ↑ الأرشيف الوطني الأسترالي. "نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية (EDRMS)" . الأرشيف الوطني الأسترالي. مؤرشف من الأصل بتاريخ 2011-10-06.
  32. ↑ قانون السجلات العامة لعام ٢٠٠٥، مؤرشف بتاريخ ١٨ أكتوبر ٢٠٠٨ في أرشيف الإنترنت (Wayback Machine).