وثيقة قابلة للقراءة آلياً

الموسوعة الحرة

المستند القابل للقراءة آلياً هو مستند يمكن للحواسيب معالجة محتواه بسهولة . وتتميز هذه المستندات عن البيانات القابلة للقراءة آلياً الأكثر عمومية بامتلاكها بنية إضافية توفر السياق اللازم لدعم العمليات التجارية التي أُنشئت من أجلها.

تعريف

البيانات بدون سياق لا معنى لها وتفتقر إلى الخصائص الأساسية الأربعة لسجلات الأعمال الموثوقة المحددة في ISO 15489 المعلومات والوثائق - إدارة السجلات : [ 1 ]

تشكل البيانات غير المهيكلة الجزء الأكبر من المعلومات ، وهذا يعني من منظور الأعمال أنها "غير ناضجة"، أي أنها في المستوى الأول (الفوضوي) من نموذج نضج القدرات . يؤدي هذا النقص في النضج إلى عدم الكفاءة، وانخفاض الجودة، والحد من الفعالية. كما أن المعلومات غير المهيكلة غير مناسبة لوظائف إدارة السجلات ، ولا توفر أدلة كافية للأغراض القانونية، وتزيد من تكلفة إجراءات الكشف في التقاضي ، وتجعل الوصول إليها واستخدامها معقدًا بلا داعٍ في العمليات التجارية الروتينية والمستمرة .

هناك أربعة جوانب على الأقل لقابلية القراءة الآلية:

  • أولاً، يجب تحديد الكلمات أو العبارات بشكل منفصل (وضع علامات عليها) بحيث يمكن تطبيق منطق برامج الكمبيوتر و/أو الأجهزة عليها كعناصر مفاهيمية فردية.
  • ثانياً، ينبغي تحديد دلالات كل عنصر بحيث يمكن لأجهزة الكمبيوتر مساعدة البشر على تحقيق فهم مشترك لمعانيها واستخداماتها المحتملة.
  • ثالثًا، إذا تم تحديد العلاقات بين العناصر الفردية أيضًا، فيمكن لأجهزة الكمبيوتر تطبيق الاستدلالات عليها تلقائيًا، مما يخفف عن البشر عبء محاولة فهمها، لا سيما لأغراض البحث والاكتشاف والتحليل.
  • رابعاً، إذا تم تحديد هياكل المستندات التي تظهر فيها العناصر أيضاً، فإن الفهم البشري يتحسن بشكل أكبر وتصبح البيانات أكثر موثوقية لأغراض قانونية وتجارية.

في وقت مبكر من عام 1983، بدأ مكتب محاسبة الحكومة الأمريكية (GAO) في التأكيد على فوائد المعلومات المقروءة آليًا. [ 2 ] وقبل ذلك، في عام 1981، بدأ المكتب في الإبلاغ عن مشكلة قصور ممارسات حفظ السجلات في الحكومة الفيدرالية الأمريكية . [ 3 ] ولا تقتصر هذه النواقص على الحكومة، فالتطورات في تكنولوجيا المعلومات تعني أن معظم المعلومات أصبحت الآن "رقمية منذ البداية"، وبالتالي يُحتمل أن تتم إدارتها بسهولة أكبر بكثير بواسطة الوسائل الآلية. [ 4 ] ومع ذلك، في شهادته أمام الكونجرس عام 2010، سلط مكتب محاسبة الحكومة الضوء على مشاكل إدارة السجلات الإلكترونية، وحتى عام 2015، استمر المكتب في الإبلاغ عن أوجه قصور في أداء وكالات السلطة التنفيذية في تلبية متطلبات إدارة السجلات. [ 5 ] [ 6 ] علاوة على ذلك، وبعد أكثر من عقدين من انهيار شركة التدقيق الكبرى والمحترمة سابقًا، آرثر أندرسن ، بسبب فضيحة إتلاف السجلات، أصبحت ممارسات حفظ السجلات قضية محورية في الانتخابات الرئاسية لعام 2016.

في 4 يناير 2011، وقّع الرئيس أوباما على القانون رقم 2142، قانون تحديث أداء الحكومة ونتائجها لعام 2010 (GPRAMA)، ليصبح قانونًا عامًا رقم 111-352. ينص البند 10 من قانون GPRAMA على إلزام الوكالات الفيدرالية الأمريكية بنشر خططها وتقاريرها الاستراتيجية وتقارير أدائها بصيغة قابلة للبحث والقراءة الآلية. [ 7 ] إضافةً إلى ذلك، أصدر في عام 2013 الأمر التنفيذي رقم 13642، الذي يجعل الشفافية والقراءة الآلية المعيار الجديد للمعلومات الحكومية بشكل عام. [ ٨ ] في ٢٨ يوليو/تموز ٢٠١٦، تابع مكتب الإدارة والميزانية (OMB) الأمر بتضمينه في النسخة المعدلة من التعميم A-130 توجيهًا للوكالات باستخدام تنسيقات مفتوحة قابلة للقراءة آليًا، [ ٩ ] ونشر "المعلومات العامة عبر الإنترنت بطريقة تُعزز التحليل وإعادة الاستخدام لأوسع نطاق ممكن من الأغراض"، [ ١٠ ] مما يعني أن تكون المعلومات متاحة للجمهور وقابلة للقراءة آليًا. في ١٤ يناير/كانون الثاني ٢٠١٩، وقّع الرئيس ترامب على القانون HR 4174، [ ١١ ] قانون بيانات الحكومة المفتوحة (OGDA)، الذي يُقنن قانونًا إلزام الوكالات بإتاحة أصول بياناتها العامة بتنسيق قابل للقراءة آليًا. في ٢٨ يونيو/حزيران ٢٠١٩، في التعميم A-11، [ ١٢ ] أعرب مكتب الإدارة والميزانية عن نيته البدء في الامتثال للمادة ١٠ من قانون GPRAMA. [ ١٣ ]

دعماً لهذا التوجه السياسي، يُتيح التقدم التكنولوجي إدارةً واستخداماً أكثر كفاءة وفعالية للسجلات الإلكترونية المقروءة آلياً. وقد طُوّرت قواعد بيانات موجهة نحو المستندات لتخزين واسترجاع وإدارة المعلومات الموجهة نحو المستندات، والمعروفة أيضاً بالبيانات شبه المهيكلة. لغة الترميز القابلة للتوسيع ( XML ) هي توصية من اتحاد شبكة الويب العالمية ( W3C ) تُحدد قواعد ترميز المستندات بتنسيق قابل للقراءة البشرية والآلية على حد سواء. وقد طُوّرت العديد من أدوات تحرير XML ، وتدعم معظم تطبيقات تكنولوجيا المعلومات الرئيسية، إن لم تكن جميعها، لغة XML بدرجات متفاوتة. ولأن XML نفسها تنسيق مفتوح ومعياري وقابل للقراءة آلياً، فإن ذلك يُسهّل على مطوري التطبيقات استخدامها.

تُحدد توصية مخطط XML ( XSD ) الصادرة عن اتحاد شبكة الويب العالمية (W3C ) كيفية وصف عناصر مستند XML بشكل رسمي. وفيما يتعلق بمواصفات مخططات XML، تُعد منظمة تطوير معايير المعلومات المهيكلة (OASIS) منظمة رائدة في تطوير المعايير . مع ذلك، يُفضل العديد من المطورين التقنيين العمل مع JSON ، ولتحديد بنية بيانات JSON لأغراض التحقق والتوثيق والتحكم في التفاعل، طورت فرقة عمل هندسة الإنترنت (IETF) مخطط JSON .

تنسيق المستندات المحمولة (PDF) هو تنسيق ملفات يُستخدم لعرض المستندات بطريقة مستقلة عن برامج التطبيقات والأجهزة وأنظمة التشغيل. يحتوي كل ملف PDF على وصف كامل لعرض المستند، بما في ذلك النص والخطوط والرسومات والمعلومات الأخرى اللازمة لعرضه. PDF/A هو إصدار مُعتمد من قِبل المنظمة الدولية للمعايير (ISO) من تنسيق PDF، مُخصص للاستخدام في أرشفة المستندات الإلكترونية وحفظها على المدى الطويل. يسمح PDF/A-3 بتضمين تنسيقات ملفات أخرى، بما في ذلك XML ، في المستندات المتوافقة مع PDF/A ، مما يُوفر أفضل ما في سهولة القراءة البشرية والآلية. تُستخدم لغة ترميز XSL-FO (كائنات تنسيق XSL) التابعة لاتحاد شبكة الويب العالمية (W3C) بشكل شائع لإنشاء ملفات PDF.

يمكن استخدام البيانات الوصفية ، وهي بيانات تُعنى بالبيانات، لتنظيم الموارد الإلكترونية، وتوفير الهوية الرقمية، ودعم أرشفة الموارد وحفظها. في السجلات الإلكترونية المنظمة جيدًا والقابلة للقراءة آليًا، يمكن إعادة استخدام المحتوى كبيانات وبيانات وصفية في آنٍ واحد. في سياق أنظمة حفظ السجلات الإلكترونية، يُعتبر مصطلحا "الإدارة" و"البيانات الوصفية" مترادفين تقريبًا. مع توفر البيانات الوصفية المناسبة، يمكن أتمتة وظائف إدارة السجلات، مما يقلل من مخاطر إتلاف الأدلة والتلاعبات الاحتيالية الأخرى بالسجلات. علاوة على ذلك، يمكن استخدام هذه السجلات لأتمتة عملية تدقيق البيانات المحفوظة في قواعد البيانات ، مما يقلل من مخاطر نقاط الضعف الفردية المرتبطة بمفهوم " المصدر الواحد للحقيقة" الذي يُنظر إليه على أنه "مصدر واحد للحقيقة" .

تتيح تقنية البلوك تشين إنشاء قوائم سجلات متنامية باستمرار والحفاظ عليها، مع ضمان حمايتها من التلاعب والتعديل. ومن أهم ميزاتها أن كل عقدة في النظام اللامركزي تمتلك نسخة من البلوك تشين، مما يضمن عدم وجود نقطة ضعف واحدة عرضة للتلاعب والاحتيال .

انظر أيضاً

مراجع

  1. ↑ "إرشادات إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية بشأن إدارة السجلات الإلكترونية" . المحفوظات الوطنية . 15 أغسطس 2016.
  2. ↑ "الاستخدام الأمثل لتكنولوجيا المعلومات يُمكن أن يُخفف من عبء المعاملات الورقية الفيدرالية" (ملف PDF) . gao.gov . 11 أبريل 1983. تاريخ الاطلاع: 25 يوليو 2019 .
  3. ↑ "إدارة السجلات الفيدرالية: تاريخ من الإهمال" . gao.gov . 24-02-1981 . تم الاطلاع عليه بتاريخ 08-09-2016 .
  4. ↑ "تعريف "المولود رقميًا": مقال بقلم ريكي إيرواي، قسم الأبحاث في OCLC" (ملف PDF) . oclc.org . 30 نوفمبر 2010. تاريخ الاطلاع: 8 سبتمبر 2016 .
  5. ↑ "إدارة المعلومات: تحديات إدارة السجلات الإلكترونية، بيان فاليري سي. ملفين، مديرة إدارة المعلومات وقضايا رأس المال البشري" (ملف PDF) . gao.gov . 17-06-2010 . تاريخ الاطلاع: 08-09-2016 .
  6. ↑ "إدارة المعلومات: هناك حاجة إلى إجراءات إضافية لتلبية متطلبات توجيه إدارة السجلات الحكومية" . gao.gov . 2015-05-14 . تم الاطلاع عليه بتاريخ 2016-09-08 .
  7. ↑ "GPRAMA القسم 10. نموذج خطط الأداء والتقارير" . congress.gov . 2011-01-04. مؤرشف من الأصل في 2016-04-13 . تم الاطلاع عليه في 2016-09-08 .
  8. ↑ "الأمر التنفيذي رقم 13642 بصيغة لغة ترميز الاستراتيجية المفتوحة والمعيارية والقابلة للقراءة آليًا" . البيت الأبيض . 9 مايو 2013. مؤرشف من الأصل في 3 مارس 2016. تم الاطلاع عليه في 8 سبتمبر 2016 .
  9. ↑ "التعميم رقم A-130 للخطة الاستراتيجية، إدارة المعلومات كمورد استراتيجي، الهدف د.5.أ: قابلية التشغيل البيني، وواجهات برمجة التطبيقات، وقابلية القراءة الآلية" .
  10. ↑ "التعميم رقم A-130 للخطة الاستراتيجية، إدارة المعلومات كمورد استراتيجي، الهدف e.2.a: النشر" .
  11. ↑ ريان، بول د. (14 يناير 2019). "نص - HR4174 - الكونغرس الـ115 (2017-2018): قانون أسس صنع السياسات القائمة على الأدلة لعام 2018" . www.congress.gov .
  12. ↑ "إعداد الميزانية وتقديمها وتنفيذها" (ملف PDF) . البيت الأبيض . 28 يونيو 2019. تاريخ الاطلاع: 25 يوليو 2019 .
  13. ↑ "التعميم رقم A-130 للخطة الاستراتيجية، إدارة المعلومات كمورد استراتيجي، قابلية القراءة الآلية الموضوعية" .