ديركس

DIRKS ، وهو اختصار لـ Designing and Implementing Recordkeeping Systems ، هو دليل شامل يحدد عملية إنشاء أنظمة إدارة السجلات، بما في ذلك سجلات معلومات الأعمال المختلفة والمعاملات كما هو موضح في المعيار الأسترالي لإدارة السجلات - AS ISO 15489. ^{[ 1 ]} تم تطوير DIRKS بواسطة الأرشيف الوطني الأسترالي بالتعاون مع هيئة سجلات ولاية نيو ساوث ويلز .

يتألف الدليل من جزأين، الأول هو دليل المستخدم، والثاني هو شرح الخطوات نفسها. نظام DIRKS هو عملية من ثماني خطوات تُدرس فيها جميع جوانب العمل، أو أكبر قدر ممكن منها، بهدف تحقيق إدارة سجلات شاملة . إضافةً إلى هذه الخطوات الثماني، يتضمن نظام DIRKS العديد من النماذج والاستبيانات لإرشاد المستخدم خلال تطبيق منهجية DIRKS.

تم استبدال نظام DIRKS في عام 2007 على مستوى الكومنولث الأسترالي، ولكنه لا يزال قيد الاستخدام على مستوى الولاية في نيو ساوث ويلز كأداة مساعدة للقطاع العام في الامتثال لقانون سجلات ولاية نيو ساوث ويلز لعام 1998. ^{[ 2 ]}

• الخطوة أ: التحقيق الأولي؛

قبل إجراء أي تحقيق أولي، تقترح DIRKS إجراء تحقيق تمهيدي لتحديد ما إذا كانت المنظمة بحاجة إلى برنامج لإدارة السجلات ، وما إذا كان هناك دعم لتطبيق نظام لحفظ السجلات. إذا كان الأمر كذلك، يمكن البدء بالتحقيق الأولي. يتكون التحقيق الأولي الذي تجريه DIRKS من أربعة عناصر.

1. تحديد نطاق التحقيق الأولي
2. جمع المعلومات
3. توثيق البحث الخاص بالتحقيق
4. تقديم التقارير إلى الإدارة العليا

• الخطوة ب: تحليل النشاط التجاري؛

تهدف الخطوة الثانية إلى وضع مجموعة من البيانات الاستشارية التي يمكن من خلالها تحديد تحليل أنشطة المؤسسة التجارية. يقترح نظام DIRKS مجموعة من المناهج المنهجية لتحليل المؤسسة بشكل منهجي، وذلك للكشف عن مختلف الأنشطة التجارية، وكيفية إنجازها، ومن يقوم بها.

• الخطوة ج: تحديد متطلبات حفظ السجلات؛

تتضمن الخطوة (ج) هدفين رئيسيين. الأول هو تحديد متطلبات المنظمة فيما يتعلق بإنشاء سجلات أنشطتها التجارية والاحتفاظ بها. أما الهدف الثاني فهو توثيق المتطلبات المحددة بطريقة واضحة يمكن استخدامها كمرجع في المستقبل.

• الخطوة د: تقييم الأنظمة الحالية؛

يتمثل الهدف الرئيسي للخطوة (د) في تقييم أنظمة حفظ السجلات الحالية وأي أنظمة أخرى لإدارة المعلومات ذات الصلة التي لديها القدرة على جمع السجلات وحفظها. ويهدف هذا التقييم إلى تحديد نقاط القوة والضعف في النظام الحالي.

• الخطوة هـ: تحديد استراتيجيات حفظ السجلات؛

يتمثل الهدف الرئيسي للخطوة (هـ) في تحديد السياسات والإجراءات والمعايير والأدوات الأخرى التي ستساعد المؤسسة على تحقيق أهدافها في حفظ السجلات. وبوضع هذه الاستراتيجيات، يمكن إنشاء نموذج لإدارة السجلات وحفظها.

• الخطوة F: تصميم نظام حفظ السجلات؛

الهدف في الخطوة (و) هو استخدام المعلومات المكتسبة في الخطوات من (أ) إلى (هـ) لوضع خطة تلبي المتطلبات المحددة في الخطوة (ج). يجب أن يُصلح التصميم أي أخطاء تم اكتشافها في الخطوة (د)، وأن يتضمن خطة كاملة لدمج نظام حفظ السجلات الجديد.

• الخطوة G: تنفيذ نظام حفظ السجلات؛

الهدف من الخطوة G هو وضع نظام حفظ السجلات الذي تم تصميمه في الخطوة F موضع التنفيذ.

• الخطوة ح: مراجعة ما بعد التنفيذ.

الهدف من الخطوة H هو قياس فعالية النظام المثبت والتأكد من أنه عمليًا يفي بجميع المتطلبات كما هو محدد وموثق في جميع أنحاء دليل DIRKS.

• المعايير الأسترالية
• الأرشيف الوطني الأسترالي
• دورة حياة السجلات
• إدارة السجلات
• هيئة سجلات ولاية نيو ساوث ويلز

• استراتيجيات توثيق أعمال الحكومة: دليل DIRKS