إنهاء خدمة الموظفين

يُشير مصطلح "إنهاء خدمة الموظف" إلى عملية إنهاء الخدمة عند مغادرة موظف للشركة. قد تتضمن هذه العملية نقلًا تدريجيًا للمعرفة من الموظف المغادر إلى موظف جديد أو حالي؛ ومقابلة خروج ؛ وإعادة أي ممتلكات تابعة للشركة؛ وإجراءات مختلفة من قِبل أقسام الموارد البشرية ، أو تكنولوجيا المعلومات ، أو الشؤون القانونية في الشركة . ^{[ 1 ]}

قد يغادر الموظف الشركة عن طريق الاستقالة ، أو إنهاء الخدمة ، أو التسريح ، أو التقاعد ، أو لأسباب أخرى. وعند حدوث ذلك، تواجه الشركة عدة مخاطر، منها عدم اكتمال المشاريع، وانقطاع التواصل مع العملاء، ومخاطر أمنية، ومخاطر تتعلق بالامتثال، وغيرها. ^{[ 2 ]} وعادةً ما تُصمَّم عملية إنهاء خدمة الموظف للتخفيف من المخاطر والخسائر المحتملة في هذه العملية.

غالباً ما تتضمن عملية إنهاء الخدمة جمع آراء الموظف المغادر حول تجربته في المؤسسة والتحسينات الممكنة لثقافتها. وتُعتبر هذه المرحلة الأخيرة من دورة حياة الموظف، والتي تشمل التوظيف، والتدريب، والتطوير، والاحتفاظ بالموظف، وإنهاء الخدمة. ^{[ 3 ] [ 4 ]}

تتضمن عملية إنهاء خدمة الموظفين العديد من الخطوات والإجراءات. ^{[ 5 ]} وقد تشمل هذه الخطوات ما يلي:

• توثيق إجراءات التشغيل القياسية ونقل المعرفة، بما في ذلك قوائم الاتصال ومواقع الملفات والسجلات وتقارير الحالة الخاصة بالمشاريع والمهام الجارية.
• إزالة البرامج
• إنهاء عمليات تسجيل الدخول و/أو الحسابات مثل الحسابات المصرفية والهواتف وعناوين البريد الإلكتروني، مع إعادة التوجيه إلى جهة مسؤولة جديدة
• استعادة الأصول، مثل أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الأخرى
• إتمام الإجراءات الورقية مثل اتفاقيات عدم الإفصاح ، ومزايا الصحة والتقاعد، واتفاقيات عدم المنافسة ، والوثائق الضريبية، والمستحقات المتأخرة، بالإضافة إلى أي وثائق مطلوبة للامتثال، لا سيما في الصناعات الخاضعة للتنظيم.
• إزالة من موقع الشركة الإلكتروني، وملفات تعريف وسائل التواصل الاجتماعي، والهياكل التنظيمية، وغيرها من المنشورات النشطة
• استعادة أو إتلاف المواد الحساسة والأمنية مثل بطاقات الهوية، وبطاقات مواقف السيارات، والزي الرسمي، وبطاقات الدخول أو المفاتيح
• يمكن إجراء مقابلات الخروج التي قد تتضمن استبيانات واستطلاعات رأي، بالإضافة إلى مراجعة المعلومات التي جمعها أصحاب المصلحة في الشركة، بشكل فعال من خلال منصة إدارة التعلم.

تتضمن عملية إنهاء خدمة الموظفين العديد من أفضل الممارسات. ^{[ 6 ]} ينبغي أن تكون تجربة إيجابية لكل من الموظف والشركة. ويشمل ذلك التقدير الرسمي لفترة عمل الموظف في الشركة والقيمة التي أضافها. كما ينبغي أن تكون هذه الفترة فرصة للشركات لجمع ملاحظات قيّمة حول تحسين تجربة الموظفين وثقافة الشركة بشكل عام، ونقل المعرفة بشكل كامل وفعّال. ومن الممارسات الشائعة تسهيل نقل المعرفة من خلال جعل التوثيق جزءًا أساسيًا من تجربة كل موظف منذ انضمامه وحتى مغادرته. ويشمل ذلك إنشاء وتحديث إجراءات التشغيل القياسية باستمرار. إن إنهاء الخدمة بأفضل الشروط الممكنة يتيح التواصل المستمر، مما قد يفيد الموظف الذي قد يحتاج إلى توصيات لوظائف مستقبلية أو نسخ من الوثائق. كما يفيد الشركة أيضًا في حال عدم نقل المعرفة بالكامل، وضرورة المتابعة.

يُسهم توثيق إجراءات إنهاء خدمة الموظف في الحد من المشاكل المحتملة. بالإضافة إلى إجراءات التشغيل القياسية الحالية، ينبغي على صاحب العمل طلب خطاب استقالة رسمي واستلامه. كما ينبغي عليه تزويد الموظف بالوثائق اللازمة، مثل سجل المزايا، والوثائق الضريبية، وكشف الراتب النهائي، وسجل الدخل النهائي.

ينبغي إخطار مسؤولي الشبكة، ومديري الموارد البشرية، ومديري الأقسام، وغيرهم من المسؤولين عن مختلف جوانب عملية إنهاء الخدمة، مع توضيح الخطوات التالية. قد تشمل هذه الخطوات إغلاق الحسابات، وتغيير بيانات تسجيل الدخول، واتخاذ تدابير أمنية أخرى. كما يجب نقل المستندات المخزنة محليًا أو على السحابة إلى الجهات المعنية الجديدة.

في مقابلة إنهاء الخدمة، ينبغي توثيق أسباب إنهاء الخدمة بشكل واضح ودقيق وحفظها للرجوع إليها مستقبلاً. إذا غادر الموظف العمل بشكل ودي، فينبغي توضيح إمكانية عودته مستقبلاً.

• برنامج التوجيه
• إنهاء الخدمة
• تسريح العمال