مقابلة الخروج

تشمل الأسئلة الشائعة أسباب ترك العمل، والرضا الوظيفي ، والإحباطات، والتعليقات المتعلقة بسياسات الشركة أو إجراءاتها. وقد تتعلق الأسئلة ببيئة العمل، والمشرفين، والتعويضات، وطبيعة العمل نفسه، وثقافة الشركة. ^{[ 1 ]}

أمثلة:

• "ما هي الأسباب الرئيسية لمغادرتك؟"
• "ما أكثر ما أعجبك/أقل ما أعجبك في المنظمة؟"
• "ما الذي كان سيدفعك للبقاء في المنظمة لو تم تحسينه؟"
• هل توصي الآخرين بالعمل في هذه المنظمة؟

ما مدى رضاك ​​عن دورك ومسؤولياتك؟ هل شعرتَ بالدعم الكافي في نموك وتطورك المهني؟ هل واجهتَ أي تحديات أو جوانب لم تكن راضيًا عنها؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فيُرجى التوضيح. هل شعرتَ بالانتماء إلى الفريق والمؤسسة؟ هل كانت هناك أي جوانب في بيئة العمل أثرت سلبًا على تجربتك؟ كيف تُقيّم بيئة العمل وثقافتها؟ كيف تصف فعالية مديرك المباشر؟ هل تلقيتَ ملاحظات وتقديرًا كافيين لعملك؟ هل كانت أهدافك وتوقعاتك متوافقة مع رؤية المؤسسة؟ هل كانت هناك أي فجوات أو تحديات في التواصل داخل الفريق أو المؤسسة؟ هل أُتيحت لك فرص كافية للتعاون والتفاعل بين مختلف الأقسام؟ كيف تُقيّم آليات التواصل والتغذية الراجعة في الشركة؟ هل وجدتَ سياسات الشركة وإجراءاتها عادلة ومنصفة؟ هل كانت هناك أي سياسات أو ممارسات شعرتَ أنها تُعيق الإنتاجية أو رضا الموظفين؟ كيف تُقيّم دعم المؤسسة للحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة؟ هل تمكنتَ من إدارة التزاماتك الشخصية إلى جانب مسؤوليات عملك؟ هل كنتَ راضيًا عن راتبك ومزاياك؟ هل قدمت المنظمة تقديرًا ومكافآت عادلة لمساهماتك؟ ^{[ 2 ] [ 3 ]}

تُعدّ مقابلات الخروج عنصراً أساسياً في فهم ديناميكيات دوران الموظفين وتعزيز نجاح المؤسسة. فمن خلال طرح الأسئلة الصحيحة وتحليل البيانات بفعالية، تستطيع المؤسسات اتخاذ قرارات مدروسة لتحسين بيئة العمل، ورفع مستوى رضا الموظفين، وتحقيق النجاح على المدى الطويل.

تختلف معدلات المشاركة في مقابلات الخروج باختلاف طريقة إجرائها. وتُسجّل طرق جمع البيانات غير المباشرة، كاستبيانات الإنترنت أو الاستبيانات الورقية، أدنى معدلات المشاركة، حيث تبلغ حوالي 30%. أما إشراك شخص في العملية فيرفع متوسط ​​معدل المشاركة إلى 50%. في حين أن الاستعانة بمصادر خارجية لإجراء مقابلات الخروج، رغم حداثة هذا التوجه، يحقق أعلى معدلات المشاركة، والتي تصل إلى 90% أو أكثر.

تختلف معدلات الإنجاز عادةً باختلاف نوع الموظف، حيث يتمتع الموظفون الإداريون عمومًا بمعدلات إنجاز أعلى من الموظفين اليدويين أو العاملين الميدانيين أو غيرهم ممن لا يعملون في المكاتب (مثل العاملين في مواقع التعدين أو المستشفيات). ومع ذلك، توجد بعض الاستثناءات لهذه القاعدة.

من بين ممارسات مقابلات الخروج الفعّالة (التي يجريها أشخاص)، تتأثر معدلات المشاركة أيضًا بهوية من يُجري المقابلة. فإذا أجرى المقابلة المدير المباشر للموظف المغادر، فإن 26% فقط من المؤسسات تحقق معدلات إتمام تبلغ 90% أو أكثر. أما إذا أجراها موظفو الموارد البشرية المبتدئون أو الإداريون، فإن 31% فقط تحقق معدلات إتمام تتجاوز 90%. في المقابل، يحقق الاستشاريون الخارجيون ومديرو الموارد البشرية (أو ما يعادلهم من متخصصي الموارد البشرية) والمديرون غير المباشرين معدلات مشاركة أعلى.

تاريخياً، كانت هذه الطريقة هي الطريقة الأساسية لإجراء مقابلات الخروج (79% من المؤسسات)، على الرغم من أن هذا الوضع يتغير بسرعة. عادةً ما تُجرى هذه الاجتماعات المباشرة داخلياً من قِبل متخصص أو مدير في الموارد البشرية، أو في حالات نادرة، من قِبل مستشار خارجي.

أصبحت المقابلات التي تُجرى عبر الهاتف عند الخروج أكثر شيوعًا (41% من المؤسسات) وهي الطريقة الأكثر فعالية لإجراء مقابلات الخروج.

العيوب

تكمن المشكلة في أن هذه الطريقة أغلى من الاستبيانات الإلكترونية والورقية. يستمتع بعض متخصصي الموارد البشرية بإجراء المقابلات، لذا فإن الاستعانة بمصادر خارجية لإجراء المقابلات يُغنيهم عن هذه المهمة.

تتيح المقابلات الورقية عند الخروج إمكانية إجراء المقابلات مع من لا يملكون اتصالاً بالإنترنت، كما توفر خيار إخفاء الهوية. مع ذلك، يستغرق تلقي الردود وقتاً أطول، ويجد المستجيبون غير الملمين بالقراءة والكتابة صعوبة في استخدام هذه الوسيلة. كما يتطلب الأمر إدخال المعلومات يدوياً في نظام تتبع. وحتى عام ٢٠١٠، كانت ٤٦٪ من المؤسسات لا تزال تجري مقابلات الخروج بهذه الطريقة.

اعتبارًا من عام 2010، استخدمت 38% من المنظمات هذه الطريقة لإجراء مقابلات الخروج.

تُعدّ استطلاعات الرأي الصوتية التفاعلية ( IVR) من الطرق الموثوقة لإجراء مقابلات الخروج، نظرًا لإمكانية الوصول إليها عبر الهاتف، وهي تقنية واسعة الانتشار وموثوقة . مع ذلك، تراجعت شعبية هذه الاستطلاعات بسبب فعالية الخيارات الإلكترونية من حيث التكلفة، والتي تُقدّم بيانات بجودة مماثلة أو أعلى. بالمقارنة مع الخيارات الأخرى، يصعب الحصول على بيانات غنية من استطلاعات الرأي الصوتية التفاعلية، أو تعديلها وتغييرها، إذ يتطلب أي تغيير تسجيلات صوتية جديدة.