إدارة القوى العاملة للمشروع

يتعلق هذا الاختراع بأنظمة وأساليب إدارة المشاريع، وبشكل أكثر تحديداً بنظام وأسلوب قائم على البرمجيات لإدارة المشاريع والقوى العاملة. ^{[ 4 ]}

بفضل استخدام البرنامج، يمكن أتمتة جميع مهام إدارة سير العمل في المشروع بالكامل، مما يقلل من أعباء مديري المشاريع. وهذا يُحسّن كفاءة إدارة المشروع بشكل كبير، خاصةً فيما يتعلق بتتبع سير العمل. بالإضافة إلى آليات التتبع المختلفة، يوفر برنامج إدارة القوى العاملة في المشروع لوحة تحكم لفريق المشروع، تُمكّنهم من الاطلاع على التقدم العام لعناصر المشروع.

في أغلب الأحيان، يمكن لبرامج إدارة القوى العاملة في المشاريع أن تعمل مع أنظمة البرامج القديمة الموجودة، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يتيح هذا التكامل السهل للمؤسسة استخدام مجموعة من أنظمة البرامج لأغراض الإدارة. ^{[ 5 ]}

تُعدّ الإدارة الجيدة للمشاريع عاملاً هاماً لنجاح أي مشروع. يُمكن تعريف المشروع بأنه مجموعة من الأنشطة والمهام المصممة لتحقيق هدف محدد للمؤسسة، مع متطلبات أداء أو جودة محددة، مع مراعاة أي قيود زمنية أو مالية. تشير إدارة المشاريع إلى إدارة الأنشطة التي تُفضي إلى إنجاز المشروع بنجاح، مع التركيز على المواعيد النهائية والأهداف المحددة. يُمكن استخدام عدد من الأدوات للمساعدة في ذلك، بالإضافة إلى التقييم.

يمكن استخدام إدارة المشاريع عند تخطيط الموارد البشرية وقدراتها. ويرتبط المشروع بالعناصر في دورة حياة الخدمات المهنية ، وقد يرافق هذه العناصر بدءًا من الفرصة، مرورًا بعرض الأسعار، والعقد، وتسجيل الوقت والمصروفات، والفواتير، وأنشطة نهاية الفترة، وصولًا إلى التقرير النهائي. وبطبيعة الحال، يصبح المشروع أكثر تفصيلًا عند الانتقال عبر هذه الدورة. ^{[ 6 ]}

لأي مشروع، يجب تحديد عدة مهام. تصف هذه المهام الأنشطة والمراحل التي يجب تنفيذها في المشروع، مثل كتابة التصاميم، والتخصيص، والاختبار. المطلوب هو نظام يربط بين وظائف المشروع ومهامه. تصف هذه الوظائف أدوار المشروع، مثل مدير المشروع، والمستشار، والمختبر، وما إلى ذلك. عادةً ما تُرتّب هذه الوظائف بشكل تسلسلي ضمن المشروع. من خلال ربط مهام المشروع بوظائفه، يمكن مراعاة مؤهلات وتوافر الموظفين المُعينين لهذه الوظائف.

تُتيح المراقبة المنتظمة لأداء الجدول الزمني لمشروعك مؤشرات مبكرة لمشاكل تنسيق الأنشطة المحتملة، وتضارب الموارد، وتجاوزات التكاليف المحتملة. ولضمان دقة المشروع، يجب مراقبة أداء الجدول الزمني من خلال جمع المعلومات وتقييمها. ^{[ 8 ]}

يحدد الجدول الزمني للمشروع النتيجة المرجوة منه والمتطلبات اللازمة لإنجازه. ويتضمن هذا الجدول جميع الموارد اللازمة، بالإضافة إلى قيود التكلفة والوقت، وذلك من خلال هيكل تجزئة العمل (WBS). يحدد هيكل تجزئة العمل جميع المهام ويقسمها إلى مخرجات محددة. ^{[ 9 ]}

تعتمد أهمية تتبع التكاليف الفعلية واستخدام الموارد في المشاريع على وضع المشروع.

يُعد تتبع التكاليف الفعلية واستخدام الموارد جانبًا أساسيًا من وظيفة التحكم في المشروع. ^{[ 10 ]}

ترتبط ربحية المؤسسة ارتباطًا مباشرًا بكفاءة إدارة المشاريع والاستخدام الأمثل للموارد. باختصار، عادةً ما تعاني المؤسسات التي تواجه صعوبات في أيٍّ من هاتين الكفاءتين الأساسيتين أو كلتيهما من تجاوزات في التكاليف، وتأخيرات في الجداول الزمنية، وعدم رضا العملاء. ^{[ 11 ]}

ينصب تركيز إدارة المشاريع على تحليل أداء المشروع لتحديد ما إذا كان هناك حاجة إلى تغيير في خطة الأنشطة المتبقية للمشروع لتحقيق أهدافه. ^{[ 12 ]}

تتضمن عملية تحديد المخاطر تحديد المخاطر التي من المحتمل أن تؤثر على المشروع وتوثيق خصائص كل منها.

إدارة الاتصالات في المشروع تتعلق بكيفية تنفيذ الاتصالات خلال مراحل المشروع.

لا فائدة من إنجاز مشروع ضمن الوقت والميزانية المحددين إذا كان المنتج النهائي رديء الجودة. يجب على مدير المشروع ضمان أن المنتج النهائي يلبي توقعات الجودة لأصحاب المصلحة. ويتحقق ذلك من خلال:

• تخطيط الجودة: تحديد معايير الجودة ذات الصلة بالمشروع وتحديد كيفية تحقيقها.
• ضمان الجودة : تقييم الأداء العام للمشروع بشكل منتظم لتوفير الثقة بأن المشروع سيلبي معايير الجودة ذات الصلة.
• مراقبة الجودة: مراقبة نتائج المشاريع المحددة لتحديد ما إذا كانت تتوافق مع معايير الجودة ذات الصلة وتحديد طرق إزالة أسباب الأداء الضعيف.

تُصمَّم جميع عمليات المشروع والقوى العاملة وتُراقَب وتُدقَّق باستخدام محرك سير عمل رسومي مُدمج. يستطيع المستخدمون تصميم مختلف العمليات المُتضمنة في المشروع والتحكم بها ومراجعتها. يُعدّ سير العمل الرسومي جذابًا للغاية لمستخدمي النظام، ويُتيح لهم فهمًا واضحًا لمحرك سير العمل. ^{[ 15 ]}

توفر إدارة القوى العاملة للمشاريع هياكل تنظيمية وهياكل تقسيم العمل لإنشاء وإدارة وإعداد تقارير عن التسلسلات الهرمية الوظيفية وتسلسلات الموافقات، وتتبع المعلومات على أي مستوى من التفصيل. يمكن للمستخدمين إنشاء هياكل تقسيم العمل وإدارتها وتعديلها وإعداد تقارير عنها. تتميز هياكل تقسيم العمل بمستويات تجريد مختلفة، مما يسمح بتتبع المعلومات على أي مستوى. عادةً ما تتضمن إدارة القوى العاملة للمشاريع تسلسلات هرمية للموافقات. يمر كل سير عمل يتم إنشاؤه عبر عدة سجلات قبل أن يصبح معيارًا تنظيميًا أو معيارًا للمشروع. يساعد هذا المؤسسة على تقليل أوجه القصور في العملية، حيث تخضع للتدقيق من قبل العديد من أصحاب المصلحة. ^{[ 16 ]}

بخلاف أنظمة إدارة المشاريع والقوى العاملة والفواتير التقليدية المنفصلة التي تركز فقط على تتبع مشاريع تكنولوجيا المعلومات أو تكاليف القوى العاملة الداخلية أو المشاريع القابلة للفوترة، تم تصميم إدارة القوى العاملة للمشاريع لتوحيد تنسيق جميع عمليات المشروع والقوى العاملة، سواء كانت داخلية أو مشتركة (تكنولوجيا المعلومات) أو قابلة للفوترة.