معالجة الأرشيف

تُعرف المعالجة الأرشيفية بأنها عملية مسح وترتيب ووصف المواد المسجلة الخاصة بفرد أو عائلة أو مؤسسة، وإجراء أنشطة الحفظ الأساسية عليها بعد نقلها نهائياً إلى الأرشيف. ويُطلق على الشخص الذي يقوم بهذا النشاط اسم معالج أرشيفي أو فني أرشيفي أو أمين أرشيف .

من الناحية المثالية، عندما تتلقى الأرشيفات مجموعة من الأوراق أو السجلات، تكون قد رُتِّبت من قِبَل مُنشئها (الشخص أو الأشخاص أو المنظمة الأصلية التي أنشأت أو جمعت المجموعة أو السجلات) ووُضِعت في صناديق لنقلها إلى الأرشيفات بطريقة تحافظ على هذا الترتيب. مع ذلك، غالبًا ما تكون المجموعات والسجلات شبه مُنظَّمة، وأحيانًا تفتقر إلى أي تنظيم واضح. إنَّ مُلاحظة تنظيم المواد المُسلَّمة، وفرض التنظيم حيثما يكون غائبًا، ثم وصف المواد المُنظَّمة، هي مهام تُغطَّى بمصطلحات "المعالجة الأرشيفية" أو "الترتيب والوصف" أو "الفهرسة الأرشيفية" أو "التصنيف". ^{[ 1 ]}

تتمثل الخطوة الأولى في معالجة الأرشيف في إجراء مسح شامل للمجموعة. يهدف هذا المسح إلى فهم الجهة التي أنشأت المجموعة، وتحديد سياق إنشائها، وملاحظة حجمها ونطاقها الإجمالي، والتأكد من عدم وجود قيود على الوصول إليها، وتحديد أي أدوات مساعدة موجودة مرفقة بها، واكتشاف أي مخطط تنظيمي ضمن المجموعة أو مجموعة السجلات. ^{[ 2 ]}

ينبغي إجراء مسوحات المجموعات مع مراعاة مبدأ أرشيفي أساسي، وهو احترام المجموعة بأكملها . وباتباع هذا المبدأ ، الذي يُترجم إلى "مراعاة المجموعة بأكملها"، ^{[ 3 ]} يجب أن يشمل المسح التحقق مما إذا كانت المواد المتوفرة تمثل المجموعة كاملة أم جزءًا منها فقط . وإذا كان أمين الأرشيف يعمل في مستودع يحتوي على أجزاء أخرى من المجموعة ، فعليه وضع خطة عمل تشمل، أو على الأقل تُقرّ، بمجموعة المواد الكاملة من نفس المصدر.

يُعدّ مسح المجموعات مهمةً قائمةً على الملاحظة الدقيقة، دون إجراء أي تغييرات أو إعادة ترتيب للمواد. ^{[ 4 ]} ولأنّ العديد من المؤسسات تشترط استخدام نموذج أو ورقة عمل لضمان شمولية المسوحات واتساقها، فإنّ الناتج النهائي المعتاد لمسح المجموعات هو ورقة عمل مسح مكتملة وخطة معالجة. ^{[ 5 ]} بعد إتمام المسح، يمكن إتاحة المواد للباحثين دون معالجة إضافية، أو تخزينها لمعالجتها لاحقًا عند توفّر الموارد، أو البدء بمعالجتها فورًا.

ينبغي إتمام ترتيب المواد مع مراعاة مبدأين أرشيفيين يندرجان ضمن احترام الأصول : المصدر والترتيب الأصلي .

وفقًا لمبدأ التتبع، ينبغي حفظ مواد المُنشئ معًا وفصلها عن مواد المُنشئين الآخرين. وبموجب قواعد التتبع، يجب أن يشمل حفظ المواد جعلها قابلة للبحث والاسترجاع معًا (وهو ما يُعرف بترتيبها الفكري)، وقد يشمل أيضًا حفظها معًا ماديًا، إذا كان ذلك عمليًا. إضافةً إلى ذلك، إذا انتقلت ملكية المواد إلى أيدٍ أخرى غير المُنشئ، فإن تتبعها يشمل جميع من أتوا بعد المُنشئ وأي تغييرات أجروها على المجموعة، مثل الإضافات والحذف وإعادة الترتيب. ^{[ 6 ]}

وفقًا لمبدأ الترتيب الأصلي، يُعدّ ترتيب المواد من قِبل المُنشئ ذا قيمة، لأنه يعكس كيفية استخدامه للمجموعة والوصول إليها في الأصل، فضلًا عن كيفية ترابط السجلات فيما بينها، وهو ما يُمكن أن يُسهم في فهم الغرض الأصلي من السجلات. ^{[ 5 ]} وبحسب المجموعة، قد لا يكون إعادة ترتيب المواد ضروريًا إذا بدا أن الترتيب الأصلي المنطقي قد حُفظ، وإذا كان الترتيب يُقدّم أدلة سياقية حول الغرض من السجلات، وإذا لم يُعيق وصول الباحث إلى المواد. ^{[ 7 ]} في حال تطلّب الأمر إعادة الترتيب، يقوم مُعالجو الأرشيف بترتيب المواد على مستوى المجموعة، أو السلسلة، أو السلسلة الفرعية، أو الصندوق، أو المجلد، أو العنصر. ^{[ 5 ]} ويُحدّد مستوى الترتيب بناءً على عدد من العوامل، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، مدى تنظيم المواد، واهتمام الباحث المُحتمل وقيمة البحث في المجموعة، ^[2] وسياسة المستودع وموارده.

إذا تطلب الأمر مهام ترتيب، فإن الترتيب هو المرحلة الأولى من المعالجة المادية للمواد بعد المسح. بالإضافة إلى إعادة ترتيب المواد، قد يشمل الأمر أيضًا استبعاد المواد التي لا تتوافق مع إرشادات جمع المواد الخاصة بالمستودع، فضلًا عن أنشطة الحفظ الموضحة أدناه. ^{[ 8 ]}

غالبًا ما تتضمن عمليات الحفظ الأرشيفي ممارسات أساسية مثل إزالة الدبابيس والمشابك الورقية، ووضع المواد في مجلدات وصناديق خالية من الأحماض ، وعزل المواد الحمضية لتجنب انتقال الأحماض، وتصوير الوثائق التالفة أو الحمضية، وفرد الأوراق. ^{[ 21 ]} وقد شهدت الأرشيفات ومستودعات المخطوطات في السنوات القليلة الماضية توجهًا نحو تجربة طرق جديدة لتقليل تراكم المواد وتوفير الوصول إليها بأسرع وقت ممكن، وهو ما وصفته وشجعته مقالة عام 2005 بعنوان " منتج أكثر، عملية أقل: إعادة هيكلة عمليات الحفظ الأرشيفي التقليدية " بقلم مارك أ. غرين ودينيس ميسنر. ^{[ 1 ]} وتثني طريقتهما عن هذه الممارسات الأساسية بهدف تسريع عملية الحفظ لتوفير وصول أسرع للباحثين. كما تقر حجتهما بافتراض وجود تحكم مناسب في المناخ في المؤسسات الحديثة، مما من شأنه أن يبطئ من تدهور الورق الحمضي وصدأ المشابك المعدنية. ^{[ 1 ]}

• علم الأرشيف
• ثقافة المخطوطات
• دليل البحث
• ISAD(G)
• السجلات في سياقاتها
• وصف الأرشيفات: معيار المحتوى
• وصف الأرشيف المشفر
• دليل وصف الأرشيف
• سجل هيئة الأرشفة المعيارية الدولية

• مايكل كوك وكريستينا غرانت، دليل وصف الأرشيف . لندن: جمعية الأرشيفيين، 1984، رقم ISBN 0902886223
• مارغريت بروكتور ومايكل كوك، دليل الوصف الأرشيفي ؛ الطبعة الثانية. ألدرشوت: غاور، 1989، رقم ISBN 0566036347
• مارغريت بروكتور ومايكل كوك، دليل الوصف الأرشيفي ؛ الطبعة الثالثة. ألدرشوت: غاور، 2000، رقم ISBN 0566082586

حصل مايكل كوك على درجة الدكتوراه من جامعة ليفربول عام 1998 عن أعماله المجمعة حول إدارة الأرشيف، والتي تضمنت الدليل وكتابات أخرى.

• جمعية الأرشيفيين الأمريكيين
• جمعية المحفوظات والسجلات (المملكة المتحدة وأيرلندا)
• الجمعية الأسترالية للأرشيفيين
• معايير الوصف الأرشيفي: دليل
• مسرد مصطلحات الأرشيف والسجلات
• منشورات جمعية علم النفس الأمريكية
• ترتيب ووصف المحفوظات والمخطوطات
• "منتج أكثر، عملية أقل"، غرين وميسنر