الصندوق

في علم الأرشيف ، تُعَد المجموعة (الجمع أيضًا مجموعة ) مجموعة من الوثائق التي تشترك في نفس الأصل والتي حدثت بشكل طبيعي نتيجة للعمل اليومي لوكالة أو فرد أو منظمة. ^[1] ومن الأمثلة على المجموعة كتابات شاعر لم تُنشر أبدًا، أو سجلات مؤسسة خلال فترة محددة.

الصناديق هي جزء من نظام وصف هرمي في الأرشيف يبدأ بالصناديق في الأعلى. تصبح المستويات اللاحقة أكثر وصفًا وأضيق كلما انحدرنا في التسلسل الهرمي. تنتقل أوصاف المستويات من الصناديق إلى السلسلة إلى الملف ثم مستوى العنصر . بين مستوى الصندوق والسلسلة يوجد أحيانًا مستوى فرعي ( بالفرنسية : sous-fonds )، وبين مستوى السلسلة والملف يوجد أحيانًا مستوى سلسلة فرعية . ^{[2] [3]}

في مجال علوم الأرشيف، من المتفق عليه على نطاق واسع أن مصطلح الصناديق نشأ في ممارسة الأرشيف الفرنسية بعد فترة وجيزة من الثورة الفرنسية حيث كتب ناتاليس دي وايلي ، رئيس القسم الإداري للأرشيف الوطني في فرنسا، التعميم رقم 14 ، الذي وضع فكرة الصناديق على أنها تحتفظ بسجلات من نفس الأصل معًا لأنه قبل هذا الإعلان كانت السجلات تُصنف بشكل تعسفي وغير متسق. ^[4] في نفس المنشور، صاغ وايلي أيضًا فكرة احترام الصناديق ، وهو مبدأ النظام الأصلي الذي بموجبه يجب على أمناء الأرشيف ترك ترتيب المستندات داخل الصندوق كما أنشأه الشخص أو الوكالة التي أنشأت السجلات. ^[5] ومع ذلك، وجدت لوسيانا دورانتي أدلة على أن الفكرة نشأت في نابولي وأماكن أخرى قبل التعميم رقم 14 في عام 1814. ^[6] وبغض النظر عن الأصل، انتشر احترام الصناديق بسرعة في جميع أنحاء أوروبا بعد نشر دليل ترتيب ووصف الأرشيفات ، والذي يشار إليه عادةً باسم الدليل الهولندي ، في عام 1898، والمؤتمر الدولي الأول للأرشيفيين في عام 1910. ^[4]

لم يكن مصطلح الصناديق كما ابتكره وايلي دقيقًا كما كان يمكن أن يكون وترك مجالًا كبيرًا لتفسير الصناديق. ونتيجة لهذا، أصدر أمناء الأرشيف البروسيون لوائح لترتيب الأرشيفات في عام 1881. قدمت هذه اللوائح صورة أوضح للصناديق باعتبارها سجلات عامة "يجب تجميعها وفقًا لأصولها في الهيئات الإدارية العامة"، وقد أطلق على هذا المبدأ Provenienzprinzip ، أو كما يُعرف اليوم بشكل أكثر شيوعًا بين العالم الناطق باللغة الإنجليزية، المنشأ . ^[7] المنشأ، بهذا المعنى، هو ممارسة أمناء الأرشيف للاحتفاظ بمجموعة من السجلات التي تم الحصول عليها كوحدة في حد ذاتها وعدم دمجها مع مستندات أخرى. ^[8] يُشار إلى المنشأ أيضًا أحيانًا باسم التاريخ الوصائي لأنه يأخذ في الاعتبار الأشخاص أو المنظمات المختلفة التي احتفظت بهذه السجلات قبل حصول الأرشيف عليها والطريقة التي نظموها بها. ^{[9] غالبًا ما يتم الخلط بين} احترام الأصول واعتبارها نفس المصدر، ولكن الفكرتين، على الرغم من ارتباطهما الوثيق، مختلفتان في أن المصدر يشير إلى الحفاظ على أعمال أشخاص أو منظمات معينة منفصلة عن أعمال أخرى، بينما يضيف احترام الأصول إلى هذا من خلال الحفاظ على الترتيب الأصلي للمبدع أو إعادة إنشائه. لقد غيرت فكرتا احترام الأصول واعتبارها نفس المصدر عالم الأرشيف، ولا تزالان قيد الاستخدام حتى اليوم.

في الممارسة الأرشيفية الحديثة، لا تزال فكرة الصناديق موجودة حتى اليوم، وخاصة في أوروبا وأمريكا الشمالية. ومع ذلك، يتم تغيير الصناديق أحيانًا قليلاً لتناسب ممارسات الأرشيف الأخرى. على سبيل المثال، في الأرشيف الوطني البريطاني ، يتم استخدام مصطلح مجموعة الأرشيف بدلاً من الصناديق، بينما في إدارة الأرشيف والسجلات الوطنية بالولايات المتحدة، يُفضل مصطلح مجموعة السجلات . غالبًا ما تتم مقارنة مجموعات السجلات بالصناديق، ولكن في الواقع يمكن أن تتكون من أكثر من صندوق أو حتى لا تتكون من صندوق كامل. ^[10] في نظرية الأرشيف الأسترالية، هناك اعتراف بمبدأ احترام الصناديق ، لكن النظرية تركز على السلسلة كمستوى وصفي أساسي، مع وجود مصادر متعددة. ^[11] لا ينبغي الخلط بين الصناديق ومصطلح مجموعة المستندات ، والذي يستخدم لتجميعات المستندات التي تم تجميعها بناءً على بعض الخصائص المشتركة من قبل جامع ، لكنها لا يتم إنشاؤها بواسطة الجامع وغالبًا لا تتبع المصدر. ^[12]

مع تزايد رقمنة الأرشيفات ( مسحها ضوئيًا وتخزينها على جهاز كمبيوتر) ونقلها إلى منصة إلكترونية، فإن فكرة وجود صندوق في قاعدة بيانات عبر الإنترنت تتغير. لا يقوم الكتالوج الإلكتروني بفرز عناصره في مستوى وصف الصندوق لاتباع إجراءات المنشأ ما لم يُطلب منه ذلك، ولا يقوم تلقائيًا بفرز العناصر الموجودة داخله بترتيب زمني لاتباع ممارسات احترام الصناديق أيضًا. هناك أيضًا مشكلة العناصر التي تولد رقمية ، وهي عناصر تم إنشاؤها إلكترونيًا ولا تخضع تلقائيًا لتسلسل هرمي للعنصر المادي. ^[13] إن ممارسة تنفيذ الصندوق في قاعدة بيانات إلكترونية تقدم تحديات جديدة في الحفاظ على الصندوق معًا إلكترونيًا وكذلك ماديًا. وكما يقول جيفرسون بيلي، "منطق قاعدة البيانات غير خطي ولا يوجد ترتيب أصلي لأن الترتيب يعتمد على الاستعلام". ^[4] في السياق الرقمي، لجأت بعض الأرشيفات إلى وصف مقتنياتها على مستوى الصندوق أو السلسلة، أو إذا اختار الأرشيف القيام بوصف على مستوى الملف والعنصر، فيمكن الاحتفاظ بالصندوق معًا من خلال تنفيذ البيانات الوصفية والتأكد من أن البيانات الوصفية تحتوي على معلومات حول العلاقات بين العناصر لربط العنصر وأوصافه ذات المستوى الأعلى. ^[14] تعد الصناديق في الأرشيف الرقمي قضية ستستمر في التطور مع استمرار تطور الأرشيفات الرقمية، ويبقى أن نرى كيف ستتطور الصناديق في هذا السياق.

• معالجة الأرشيف
• البحث عن المساعدة
• الحفظ في علوم المكتبات والأرشيف
• إدارة السجلات