التحكم في التغيير

ضع في اعتبارك التفاصيل الأساسية والفرعية للتغيير المقترح. ينبغي أن يشمل ذلك جوانب مثل تحديد التغيير، والمسؤول (المسؤولين) عنه، وكيفية إيصاله وتنفيذه، ^{[ 8 ]} وكيفية التحقق من نجاحه، وتقدير أهميته، وقيمته المضافة، ومدى توافقه مع معايير الأعمال والصناعة، والموعد المستهدف لإنجازه. ^{[ 3 ] [ 9 ] [ 10 ]}

يُعدّ تقييم الأثر والمخاطر الخطوة التالية الحاسمة. هل سيؤدي تنفيذ الخطة المقترحة إلى حدوث خلل ما؟ هل ستتأثر الأنظمة ذات الصلة بالتغيير المقترح؟ ينبغي مراعاة حتى أدق التفاصيل خلال هذه المرحلة. بعد ذلك، يُفضّل تصنيف التغيير المقترح ضمن فئة مخاطر: عالية، متوسطة، أو منخفضة. يتطلب التغيير عالي المخاطر خطوات إضافية عديدة، مثل موافقة الإدارة وإخطار أصحاب المصلحة، بينما قد يتطلب التغيير منخفض المخاطر موافقة مدير المشروع فقط وتوثيقًا بسيطًا. ^{[ 3 ] [ 9 ] [ 10 ]} إذا لم يُذكر ذلك في الخطة/نطاق العمل، فينبغي التعبير عن الرغبة في وضع خطة بديلة، لا سيما بالنسبة للتغييرات عالية المخاطر التي تنطوي على أسوأ السيناريوهات المحتملة. ^{[ 3 ]}

سواءً كان الأمر يتعلق بمسؤول التغيير، أو مجلس إدارة التغيير ، أو اللجنة التوجيهية، أو مدير المشروع، فإن عملية المراجعة والموافقة مطلوبة عادةً. ^{[ 11 ]} تُؤخذ خطة/نطاق التغيير وتقييمات الأثر/المخاطر في الاعتبار في سياق أهداف العمل ومتطلباته وموارده. على سبيل المثال، إذا اعتُبر طلب التغيير مُعالجًا لمشكلة بسيطة ذات تأثير محدود تتطلب موارد كبيرة لتصحيحها، فقد يُعطى الطلب أولوية منخفضة أو يُلغى تمامًا. في الحالات التي يُطلب فيها تغيير ذو تأثير كبير ولكن بدون خطة مُحكمة، قد تطلب جهة المراجعة/الموافقة دراسة جدوى كاملة لمزيد من التحليل. ^{[ 1 ] [ 3 ] [ 9 ] [ 10 ]}

في حال الموافقة على طلب إدارة التغيير، سيقوم فريق التنفيذ بتطبيق الحل من خلال عملية تطوير مصغرة في بيئات الاختبار أو التطوير. يتيح ذلك لفريق التنفيذ فرصة تصميم وإجراء تغييرات تدريجية، مع إجراء اختبارات الوحدة و/أو اختبارات الانحدار . ^{[ 1 ] [ 3 ] [ 9 ]} قد لا تتطلب التغييرات منخفضة المخاطر سوى القليل من الاختبارات والتحقق، بينما تتطلب التغييرات الكبيرة اختبارات مكثفة قبل التنفيذ. ^{[ 9 ]} بعد ذلك، سيطلب الفريق الموافقة ويحدد موعدًا لبدء مرحلة التنفيذ. في حالات نادرة يتعذر فيها اختبار الحل، ينبغي مراعاة فترة التغيير/التنفيذ بشكل خاص. ^{[ 3 ]}

في معظم الحالات، يُستعان بفريق تنفيذ متخصص يتمتع بالخبرة الفنية اللازمة لتسريع عملية التغيير. ويجب على هذا الفريق تنفيذ التغيير ليس فقط وفقًا للخطة المعتمدة، بل أيضًا وفقًا للمعايير التنظيمية ومعايير الصناعة ومعايير إدارة الجودة. ^{[ 9 ]} قد تتطلب عملية التنفيذ أيضًا مسؤوليات إضافية من الموظفين خارج فريق التنفيذ، بما في ذلك أصحاب المصلحة ^{[ 11 ]} الذين قد يُطلب منهم المساعدة في حل المشكلات. ^{[ 3 ]} بعد التنفيذ، قد يُجري الفريق مراجعة لاحقة، والتي تُعقد خلال اجتماع آخر لأصحاب المصلحة أو أثناء إجراءات إغلاق المشروع. ^{[ 1 ] [ 9 ]}

قد تكون عملية الإغلاق من أصعب وأهم مراحل إدارة التغيير. ^{[ 12 ]} تشمل ثلاث مهام رئيسية في هذه المرحلة النهائية التأكد من اكتمال المشروع فعليًا، وتقييم "خطة المشروع في سياق اكتماله"، وتقديم دليل ملموس على نجاحه. ^{[ 12 ]} إذا حدث خطأ ما خلال عملية إدارة التغيير رغم بذل قصارى الجهد، فسيلزم إجراء تحليل شامل لما حدث، بهدف تطبيق الدروس المستفادة على التغييرات المستقبلية. ^{[ 3 ]}