تصوير المستندات

📅 آخر تحديث: ٣٠ يوليو ٢٠٢٦
✍️ نُشر في: ٣٠ يوليو ٢٠٢٦
الموسوعة الحرة

تصوير المستندات هو فرع من فروع تكنولوجيا المعلومات يُعنى بالأنظمة القادرة على نسخ المستندات الشائعة الاستخدام في الأعمال. وتتخذ أنظمة تصوير المستندات أشكالًا متعددة، منها الميكروفيلم ، والطابعات عند الطلب، وأجهزة الفاكس ، وآلات النسخ ، والطابعات متعددة الوظائف ، والماسحات الضوئية للمستندات ، وميكروفيلم الإخراج الحاسوبي (COM)، وأجهزة كتابة الأرشيف. ويعني تصوير المستندات تحويل الملفات الورقية (بأي حجم أو نوع) أو الميكروفيلم/الفيشي إلى صور رقمية.

عملت المملكة المتحدة ببطء على مدى العقد الماضي على التحول إلى العمليات الرقمية. في عام 2013، أطلقت الحكومة بوابة إلكترونية للمطالبات للمساعدة في تتبع المطالبات وإدارتها بكفاءة وسرعة. صُممت هذه البوابة للتعامل مع المطالبات التي تصل قيمتها إلى 25,000 جنيه إسترليني، وهي مخصصة للمؤسسات التي تتلقى مطالبات مسؤولية أصحاب العمل والمسؤولية العامة. في 31 مايو 2021، تم إطلاق نظام جديد منفصل يُسمى "مطالبة الإصابة الرسمية". تُعنى هذه الخدمة بحوادث السيارات وتتعامل مع مطالبات الإصابات الشخصية التي تصل قيمتها إلى 5,000 جنيه إسترليني. أصبحت الجلسات الافتراضية التي تُعقد عبر الهاتف وروابط الفيديو ممارسة شائعة، وهو أمر مفيد للغاية في القضايا الحساسة أمام المحاكم. خلال السنوات الأخيرة، وبسبب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) جزئيًا، اضطرت العديد من مكاتب المحاماة إلى إعادة النظر في طريقة إدارة البيانات. كانت ملفات القضايا الورقية والعمليات اليدوية لا تزال سائدة في القطاع القانوني قبل جائحة كوفيد-19. إلا أن الأزمة الحالية غيّرت تمامًا طريقة عمل مكاتب المحاماة؛ إذ اضطرت إلى تبني أساليب عمل جديدة بسرعة. أتاحت هذه الظروف فرصةً سانحةً لشركات المحاماة الخاصة لمراجعة هياكل الشركات وتحديد أوجه القصور التي كانت قائمةً لسنوات. وقد برزت الحاجة إلى أسلوب عمل فعّال بشكلٍ أكبر خلال فترة الإغلاق، عندما واجه الموظفون الذين لا يملكون إمكانية الوصول الإلكتروني إلى الوثائق صعوبةً في العمل من المنزل. [ 1 ]

إدارة المستندات

يُعد تصوير المستندات جزءًا من إدارة محتوى المؤسسة . [ 2 ] في الأيام الأولى لتقنيات إدارة المحتوى، تم استخدام مصطلح "تصوير المستندات" بشكل متبادل مع "إدارة صور المستندات" حيث حاولت الصناعة فصل نفسها عن تقنيات التصوير الميكروغرافي والتصوير الاستنساخي.

في أواخر ثمانينيات القرن العشرين، ظهرت تقنية جديدة لإدارة المستندات: إدارة المستندات الإلكترونية . وقد بُنيت هذه التقنية لتلبية الحاجة إلى إدارة وتأمين الكم الهائل والمتزايد من المستندات الإلكترونية ( جداول البيانات ، ومستندات معالجة النصوص ، وملفات PDF ، ورسائل البريد الإلكتروني ) التي تُنتجها المؤسسات. [ 3 ]

مسح وثائق الهوية

يُستخدم مسح وتخزين وثائق هوية العملاء لأغراض التحقق من العمر، وتحديد الأعضاء الممنوعين، وتحديد هوية الأفراد للسلطات في حالة وقوع حوادث جنائية. وتُستخدم هذه الوثائق عادةً في النوادي الليلية والكازينوهات وأماكن الحفلات الموسيقية، والعديد من الكيانات الخاضعة لبرنامج تعريف العملاء الأمريكي (CIP). [ 4 ]

تشمل الأنظمة المستخدمة منتجات Scan Net وID Vista التابعة لشركة Id Scan Biometrics. [ 5 ] وقد طُوّر نظام Id Scan Biometrics بواسطة تاميلين تومسون في عام 2005.

النوادي الليلية في المملكة المتحدة

تُطالب هيئات الترخيص في المملكة المتحدة بشكل متزايد النوادي الليلية بمسح بيانات هوية روادها والاحتفاظ بها. وقد أثار العملاء وجماعة NO2ID الاحتجاجية مخاوف بشأن الخصوصية وأمن البيانات . [ 5 ] [ 6 ] [ 7 ] على سبيل المثال، كان نظام Clubscan نظامًا لمسح بطاقات الهوية تم ابتكاره عام 2003. وكان يلتقط صورًا ممسوحة ضوئيًا لوثائق هوية رواد النوادي الليلية ويخزن بياناتهم الشخصية، وذلك لغرض التحقق من العمر، وتحديد الأعضاء الممنوعين، وتحديد هوية الأفراد للسلطات في حالة وقوع حوادث جنائية. وقد تم إيقاف نظام Clubscan الآن واستبداله بنظام SCAN NET (شبكة النوادي الليلية الآمنة) الذي يخدم أكثر من 1200 مكان متصل في المملكة المتحدة.

إثبات التسليم (POD)

يمكن إنشاء إيصال إثبات التسليم كصورة رقمية، كما يتم إنشاء تقرير حالة إثبات التسليم الكامل في جدول بيانات إكسل. مع الاسترجاع الإلكتروني لوثائق الشحن، [ 8 ] يتم تحديد أبعاد الوظائف الأساسية، وتصبح العمليات الإدارية المبسطة حديثًا خطوة استراتيجية بالغة الأهمية في نموذج العمل.

انظر أيضاً

مراجع

  1. ↑ شنايدر، غريس. "خبراء مسح المستندات | ستورتك" . www.storetec.co.uk . شركة ستورتك للخدمات المحدودة . تاريخ الاسترجاع: 15 مارس 2022 .
  2. ^ رايمر، جيمس أ. “إدارة محتوى المؤسسة”. داتنبانك-سبيكتروم .
  3. ↑ "ما هي إدارة المستندات؟" . www.ibm.com . تم الاطلاع عليه بتاريخ 26-10-2020 .
  4. ↑ التحقق من الهوية بكفاءة باستخدام مسح جواز السفر، ألاريس، https://www.alarisworld.com/en-us/insights/articles/secure-passport-scanning
  5. 1 2 مايك أوربان (2 أبريل 2013). "تتزايد المخاوف بشأن انتشار مسح الهوية الإلزامي في الحانات والنوادي وأماكن الترفيه" . بريكستون باز . تم الاطلاع عليه في 25 يناير 2017 .
  6. ↑ جون أوزيميك (24 أبريل 2009). "مسح بطاقات الهوية الخاصة يجعل رواد نوادي الفيتش يشعرون بالانكشاف" . ذا ريجستر . تم الاطلاع عليه في 17 مايو 2009 .
  7. ↑ كيت بيفان (16 مايو 2009). "ميول جنسية خاصة، وفضح علني" . صحيفة الغارديان . تم الاطلاع عليه في 17 مايو 2009 .
  8. ↑ آرت زيبكين، دي دي سي إف بي أو، http://ddcfpo.com/solutions/pod-retrieval