مذكرة

مذكرة ( جمع : مذكرات ^{[1] [2] [3]} أو مذكرات ؛ من الكلمة اللاتينية memorandum ، " (ما) يجب تذكره")، والمعروفة أيضًا باسم مذكرة الإحاطة ، هي رسالة مكتوبة تُستخدم عادةً في بيئة مهنية. تُختصر هذه الرسائل عادةً باسم مذكرة ، وهي عادةً ما تكون موجزة ومصممة بحيث يسهل فهمها وسرعتها. وبالتالي يمكن للمذكرات توصيل المعلومات المهمة بكفاءة من أجل إجراء تغييرات ديناميكية وفعالة. ^[4]

في القانون ، المذكرة هي سجل لشروط معاملة أو عقد، مثل مذكرة سياسة أو مذكرة تفاهم أو مذكرة اتفاق أو مذكرة تأسيس . في مجال الأعمال، تستخدم الشركات المذكرة عادةً للتواصل الداخلي، بينما تُستخدم الرسائل عادةً للتواصل الخارجي.

تتضمن تنسيقات المذكرات الأخرى مذكرات الإحاطة والتقارير والرسائل والمجلدات. يمكن اعتبارها أدبيات رمادية . قد يختلف تنسيق المذكرات حسب المكتب أو المؤسسة. على سبيل المثال، إذا كان المستلم المقصود وزيرًا في مجلس الوزراء أو مسؤولًا تنفيذيًا كبيرًا، فقد يكون التنسيق محددًا بشكل صارم ومحدودًا بصفحة أو صفحتين. إذا كان المستلم زميلًا، فعادةً ما تكون متطلبات التنسيق أكثر مرونة. ^[5]

هناك نوع محدد من المذكرات وهو مذكرة إحاطة السياسة (والتي يشار إليها في مختلف الولايات القضائية والتقاليد الحاكمة باسم ورقة القضايا السياسية أو مذكرات السياسة أو عرض مجلس الوزراء من بين مصطلحات أخرى)، وهي وثيقة لنقل تحليل السياسة إلى مجال صنع القرار السياسي . وعادة ما يشار إلى مذكرة الإحاطة إما باعتبارها "للحصول على المعلومات" أو "للاتخاذ القرار".

تعود أصول مصطلح "الإحاطة" إلى "المذكرات" القانونية والمشتقة "الإحاطات العسكرية". ^[6] صيغة الجمع للاسم اللاتيني memorandum المشتق بهذه الطريقة هي memoranda بشكل صحيح ، ولكن إذا اعتُبر أن الكلمة أصبحت كلمة من اللغة الإنجليزية، فيمكن استخدام صيغة الجمع memorandums ، المختصرة إلى memos . (انظر أيضًا Agenda و Corrigenda و Addenda ).

"كلمة مذكرة تأتي من اللاتينية، من الفعل ذكّر في اللاتينية (memorare). بالنسبة للعقد 1540 كان يعني المذكرة نفسها. تم تقديم هذه الكلمة في إسبانيا في عام 1824. يستخدم هذا النوع من المستندات عادة في عالم الأعمال أو المستندات الرسمية. العناصر اللازمة لكتابة هذه الوثيقة هي التالية: يجب أن تكون هذه الوثيقة موجزة، ويجب أن تكون المعلومات التي تريد نقلها واضحة وموجزة، ولا تحتاج إلى طلب. أخيرًا، عند كتابة مذكرة، من الضروري تحديد المرسل والمستقبل، لتحديد موضوعها. أضف المكان الذي كتبت فيه والتاريخ."

هناك العديد من الأغراض المهمة للمذكرات. من بين هذه الأغراض: إشعار المشكلات، والمساعدة في حل المشكلة من خلال التواصل الواضح والموجز. ^[7] تدعم المذكرات عملية اتخاذ القرار و"مساعدة (أو التأثير أحيانًا) على صانع القرار لاتخاذ قرار أفضل في موقف مشكلة معينة مما كان ليتخذه لولا التحليل". ^[8] تشمل الأغراض الأخرى التي يمكن أن تخدمها مذكرة الإحاطة: نقل المعلومات؛ وإبلاغ القرارات، وتقديم طلب، وتقديم رد على سؤال، وتقديم اقتراح، وتقديم تقرير غير رسمي، واقتراح حل لمشكلة، أو توثيق مرجع للاستخدام في المستقبل. يمكن استخدام المذكرات لتقديم نداءات موجزة أو تقديم اقتراحات. يمكن أن تساعد هذه الإجراءات في ورقة موجزة بشكل كبير في تسريع إجراءات العمل لإحداث تأثير إيجابي في المنظمة.

باعتبارها آلية الاتصال لعملية تحليل السياسات، يجب أن توفر مذكرة الإحاطة ملخصًا متماسكًا لمشكلة السياسة، وتحديد خيارات السياسة المختلفة لمعالجة المشكلة، والتعبير عن وجهات النظر المتعارضة والدعوة إلى خيار موصى به. يتضمن الهيكل النموذجي لمذكرة الإحاطة وصفًا للسياسة المقترحة؛ ومعلومات أساسية ذات صلة؛ ومناقشة الاعتبارات الرئيسية (بما في ذلك مخاوف التنفيذ، والاعتبارات المالية، وتأثيرات أصحاب المصلحة، والعواقب غير المتوقعة المحتملة)، وملخصًا للحجج المؤيدة والمعارضة للسياسة والقرار الموصى به. يشار إلى وثائق السياسة التي تبدأ باقتراح وتجمع حجة لهذا الموقف بدقة أكبر باسم الورقة البيضاء الحكومية . الورقة الخضراء الحكومية التي تثير خيارًا سياسيًا وتهدف إلى فتح حوار حول الاقتراح تشبه في لهجتها مذكرة الإحاطة أكثر من الورقة البيضاء .

إن تنسيق المذكرة الموجز موحد نسبيًا من أجل خلق سهولة الوصول إليها من قبل أي قارئ. تبدأ المذكرة بعنوان يتضمن "إلى" و"من" و"التاريخ" و"الموضوع". ثم يتبع الفاصل في النص فقرة افتتاحية، والتي من المرجح أن تصف الغرض من المذكرة. ثم يضاف السياق إلى المستند، متبوعًا بقسم من الإجراءات المحددة. يمكن أن تشمل الأمثلة "لقد طلبت مني أن ألقي نظرة على ..." أو "لتحديد أفضل طريقة للترويج لسطر الخريف الجديد، سأقوم ...". تتبع الإجراءات المناقشة، والتي عادة ما تكون أطول جزء من المذكرة، قبل اختتام الرسالة. ^[9]

لا يوجد معيار عالمي لمذكرة الإحاطة، ولكن من المفهوم عمومًا أنها تلخيص موجز ومتماسك لمشكلة تتعلق بالسياسة العامة مع منطق واضح المعالم لمتابعة مسار عمل موصى به. "بجانب الأنف السياسي والعقل المنطقي، تكمن أهم مهارة لدى [الشخص] الجيد في الخزانة في [يده] الدقيقة في الصياغة. المذكرة الموجزة والمتماسكة والعميقة هي التعبير النهائي عن جميع المواهب الأخرى." ^[10] في العديد من بيئات الحكم القائمة على نظام وستمنستر ، يُتوقع من محللي السياسات تحليل القضية وكتابة مذكرة الإحاطة من منظور الخدمة المدنية المحايد . ومع ذلك، يجب أن تحتوي مذكرة الإحاطة "للقرار" على توصية، تقر بأن "قول أي شيء مهم في السياسة العامة يتطلب أحكامًا قيمية، والتي يجب تفسيرها وتبريرها". ^[11]

بالإضافة إلى الحفاظ على مذكرة مناسبة موجزة وسهلة الفهم، هناك بعض الميزات المهمة الأخرى. يجب دائمًا الحفاظ على أسلوب ونبرة المذكرة بشكل احترافي، بغض النظر عن هوية الجمهور. ^[12] تضمن هذه الآداب أنه بغض النظر عمن يقرأ الرسالة، يتم تقديمها بشكل احترافي ومحترم. من الشائع أيضًا رؤية ملاحظات إحاطة بفقرات مرقمة، من أجل إنشاء ورقة فعالة ومنظمة جيدًا. ^[13] منذ دخول العصر الرقمي، لم تعد التوقيعات تُرى عادةً في نهاية المذكرة. ومع ذلك، عندما كانت مذكرة الإحاطة مكتوبة بخط اليد في السنوات السابقة، كانت تتضمن عادةً توقيعًا. ^[14] اليوم لا يزال من المقبول التوقيع أو وضع الأحرف الأولى على مذكرة إذا رغب الكاتب في ذلك.  

• مذكرة المحكمة
• الأدب الرمادي
• مذكرة الاتفاق
• مذكرة التأسيس
• مذكرة المحادثة
• مذكرة تفاهم
• مذكرات
• مذكرة رئاسية
• مذكرة الاكتتاب الخاص
• تدوين الملاحظات

• RPI.edu، مركز الكتابة: معهد رينسيلار للفنون التطبيقية . ^{[ رابط معطل ]}
• Washington.edu، كتابة المذكرات، باتريك، ريتشارد ف. إلمور ، لوري فيرنر.
• كيفية كتابة مذكرات الإحاطة، باركنسون، روبرت ب.
• الشكل الكلاسيكي لمذكرة الإحاطة، باركنسون، روبرت ب.