التعاون الافتراضي

التعاون الافتراضي هو أسلوب تعاون بين أعضاء الفريق الافتراضي يتم عبر التواصل المدعوم بالتكنولوجيا. يتبع التعاون الافتراضي نفس آلية التعاون التقليدي، إلا أن الأطراف المشاركة فيه لا تتفاعل فعلياً، بل تتواصل حصراً عبر القنوات التقنية. [ 1 ] تستخدم الفرق الموزعة التعاون الافتراضي لمحاكاة نقل المعلومات في الاجتماعات المباشرة، حيث تتواصل افتراضياً عبر الوسائل اللفظية والمرئية والكتابية والرقمية.

يُستخدم التعاون الافتراضي على نطاق واسع من قبل فرق العمل والفرق العلمية الموزعة عالميًا. ومن الناحية المثالية، يكون التعاون الافتراضي أكثر فعالية عندما يحاكي التفاعل المباشر بين أعضاء الفريق من خلال نقل المعلومات السياقية، إلا أن القيود التقنية في مشاركة أنواع معينة من المعلومات تحول دون أن يكون التعاون الافتراضي بنفس فعالية التفاعل المباشر.

صفات

تبادل المعلومات: التعاون، بحسب تعريفه، هو عملية تجميع المعرفة من جهات مختلفة لتحقيق هدف مشترك. يهدف التعاون الافتراضي إلى تمكين تبادل المعرفة بين الأطراف التي لا تستطيع تبادل المعلومات بسبب البُعد الجغرافي. تتيح منصات التعاون الافتراضي نقل أنواع مختلفة من المعلومات بين المتعاونين للعمل على تحقيق هدف مشترك. [ 2 ]

المتعاونون المتفرقون: في بيئة التعاون الافتراضي، يكون المتعاونون منفصلين فعليًا عن بعضهم البعض، ولا يمكنهم التفاعل إلا افتراضيًا. يوفر التفاعل المباشر مع أحد أعضاء الفريق مزايا عديدة لا يوفرها التعاون الافتراضي، ويُغني عن الاجتماعات الافتراضية (مثل تبادل المعلومات، وبناء العلاقات الشخصية، إلخ). [ 3 ] يمكن للمتعاونين الالتقاء فعليًا، ولكن التفاعل خارج المنصة الافتراضية قد يُغير ديناميكيات التعاون ويُصنفه على أنه تعاون غير افتراضي.

التعاون عبر التكنولوجيا: نظرًا لعدم قدرة المتعاونين الافتراضيين على التفاعل بشكل مباشر، فإنهم يستخدمون التكنولوجيا لتبادل المعلومات عبر وسائط متعددة. وتُدار معظم منصات التعاون الافتراضي عبر الإنترنت، مثل البريد الإلكتروني، ومؤتمرات الفيديو، ومساحات العمل الافتراضية. كما يمكن أن تكون المؤتمرات الصوتية وسيلةً للتعاون الافتراضي، حيث تُتبادل المعلومات عبر الهاتف أو أي جهاز صوتي آخر. [ 4 ]

الأنواع

الشكل 1. رسم تخطيطي بسيط لشرح النمطين بشكل مجرد. بقلم: جاكوب جينكوف

1- التعاون المتزامن: يحدث التعاون المتزامن عندما يتمكن أعضاء الفريق من تبادل المعلومات والأفكار بشكل فوري. تشمل أمثلة التعاون الافتراضي المتزامن المراسلة الفورية ، وغرف الدردشة، ومؤتمرات الفيديو أو الصوت (انظر الشكل 1). [ 4 ]

٢- التعاون غير المتزامن: يحدث التعاون غير المتزامن عندما يتواصل أعضاء الفريق دون القدرة على الرد الفوري على الرسائل أو الأفكار. تشمل أمثلة التعاون الافتراضي غير المتزامن البريد الإلكتروني، ومنتديات النقاش، وبرامج العمل الجماعي الخاصة بالتطبيقات، أو قواعد البيانات المشتركة (انظر الشكل ١). [ ٤ ]

المزايا

تجميع الخبرات: يوفر التعاون الافتراضي فرصًا أكبر للخبراء للانضمام إلى فرق المشاريع حيث يمكن الاستفادة من معارفهم على النحو الأمثل، واستكمالها بخبرات خبراء آخرين تُسهم في تحقيق هدف مشترك. يسمح التعاون الافتراضي بتشكيل فرق عمل بناءً على الموضوع والخبرة، دون التقيد بالتقارب الجغرافي بين المتعاونين. تكون مجموعة الخبرات المتاحة في الخارج أكبر بكثير مما هي عليه في معظم فرق العمل المحلية، مما يعني أن التعاون الافتراضي يمنح الفرق فرصة إضافة خبير كفء يُلبي احتياجاتها. ويتضح ذلك من خلال حقيقة أن الفرق الموزعة التي تضم خبراء مُعينين تميل إلى تحقيق أرباح صافية أعلى من الفرق المحلية التي تضم خبيرًا محليًا. [ 5 ]

فعال من حيث التكلفة: بالمقارنة مع الاجتماعات المباشرة لأعضاء الفريق الموزعين جغرافيًا، يُعد التعاون الافتراضي أقل تكلفة بكثير. فالوقت والتكاليف المرتبطة بالنقل لجمع أعضاء الفريق فعليًا من مواقع جغرافية مختلفة قد تكون أعلى بكثير من تكلفة تطبيق تعاون افتراضي. [ 4 ] يمكن العثور على برامج ربط الفرق الموزعة مجانًا على الإنترنت، بينما تتطلب التطبيقات الأكثر تطورًا وتخصصًا تكلفة لمرة واحدة أو اشتراكًا مدفوعًا.

العيوب

انخفاض فعالية المجموعة: يقلل التعاون الافتراضي من التفاعل بين أعضاء الفريق، مما يؤدي إلى نقاشات غير فعّالة واعتماد خيارات أكثر خطورة وربما أقل دراسة في التواصل المباشر، حيث تصبح المهمة المعقدة أكثر تعقيدًا في بيئة التعاون الافتراضي. علاوة على ذلك، ونظرًا لعدم الكشف عن هوية الخبير وغياب تأثير مكانته، تنشأ العديد من المشكلات مثل ضغط التوافق، وعدم تقدير الأداء، مما قد يؤثر بشكل كبير على عمليات المجموعة ونتائجها. [ 6 ]

انخفاض التماسك: تتميز المجموعات المتماسكة عمومًا بالدفء والود والتفاعل الشخصي مع أعضائها. ولكن في التعاون الافتراضي، يميل الأفراد إلى مواجهة صراعات داخلية أكثر من التعاون المباشر، ويعود ذلك إلى قلة تبادل التعليقات الاجتماعية وضعف المشاركة. [ 7 ]

انخفاض مستوى الرضا: بما أن 93% من المعنى يكمن في تعابير الوجه ونبرة الصوت أكثر من النص، فإن تقنيات مثل التعاون الافتراضي تفتقر إلى تعابير الوجه ونبرة الصوت ومؤشرات الفهم، مما يؤدي إلى انعدام الثقة والرضا بين أعضاء الفريق المتعاونين افتراضياً. [ 8 ]

القيود التكنولوجية: نظرًا لأن التكنولوجيا لا تستطيع نقل معلومات مهمة، مثل السياق والتعبير عن المشاعر، فإن فرق العمل محدودة في بناء المعرفة والعلاقات الشخصية. تتشابه العديد من عيوب التعاون الافتراضي مع تلك الموجودة في المجموعات الافتراضية، نظرًا لعدم قدرة المجموعات الافتراضية على التفاعل المباشر. إن التكنولوجيا التي لا تدعم قدرات المتعاونين أو عملية التعاون بشكل فعال ستؤدي إلى "فقدان الإشارة"، أو انخفاض كبير في فعالية التعاون الافتراضي [ 9 ].

الاعتماد على التكنولوجيا: قد تعيق أي مشكلات تقنية تنشأ عن التعاون العملي، نظرًا لاعتماد التعاون الافتراضي الكامل على التكنولوجيا في التواصل. فالفرق التي لا تجيد استخدام تقنيات التعاون الافتراضي لا تستطيع إنجاز مهامها بكفاءة، وتعاني من مستويات إحباط أعلى. كما أن أعطال تقنيات التواصل قد تعيق سير العمل. [ 10 ] بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي استخدام تقنيات غير متوافقة أو مختلفة بين أعضاء الفريق إلى صعوبة إنجاز المهام. [ 11 ]

التواصل غير المتزامن والمتأخر: قد يواجه المتعاونون الذين يعتمدون على معلومات بعضهم البعض مشاكل بسبب نقص التزامن الناتج عن التكنولوجيا. فالتواصل غير المتزامن لا يوفر لأعضاء الفريق تحديثات مستمرة في الوقت الفعلي، مما قد يؤدي إلى مشاكل في التنسيق وتسلسل المهام. [ 12 ] وفي مؤتمرات الفيديو والمؤتمرات عن بُعد، قد يتسبب التأخير الزمني الناتج عن التواصل عبر التكنولوجيا في حدوث ارتباك بين المتعاونين. [ 13 ] ويمكن أن تؤدي مشاكل التنسيق هذه إلى إحباط المتعاونين وتسبب أعمالًا غير ضرورية.

وسائل الإقصاء: قد تسمح طريقة نقل المعلومات في التعاون الافتراضي لأعضاء الفريق باختيار من يتلقى المعلومات ومن لا يتلقاها. على سبيل المثال، يمكن إرسال بريد إلكتروني من متعاون افتراضي إلى آخرين يختارهم، كما يمكن إجراء مكالمات هاتفية بين متعاونين محددين دون غيرهم. هذه الوسيلة للإقصاء، سواء كانت مقصودة أو غير مقصودة، قد تُسبب ارتباكًا ونزاعات داخل المجموعة، مما يُعيق عمليات التعاون. [ 12 ]

التحديات

Certain challenges are emphasized for utilizing virtual collaboration outcomes. These challenges are: technology-related challenges, cultural diversity-related challenges, and geographic dispersion-related challenges. To overcome these challenges, virtual team should consider knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOs) aspects of the members.[14]

The team needs to have knowledge of both the nature of their work and the virtual collaboration media they choose, and select the best suited media to deal with the most suitable situation. The team also need the skill to deal with the media to overcome issues coming from the media.

The team members need to have good knowledge on cultural differences between members and the knowledge of choosing the proper media to smooth these differences. The members are expected to have the skill to adjust their communication behavior and the language proficiency to achieve cultural adaption.

The team member should clearly understand pros and cons of choosing synchronous and asynchronous medias to avoid issues resulted from dispersed workplaces. The skill of time and self-management of team members are also emphasized to overcome this challenge.

Trust between members of virtual teams affects the quality and amount of shared information. When virtual teams meet face-to-face, it creates trust and cohesion and ensures knowledge sharing.[15] Knowledge sharing in virtual teams influences the formation of trust and contributes to the effectiveness of the team.[16] In written communication one cannot be sure about other members’ commitment and it is difficult to recognize others’ emotions.[17]

If a virtual project is only a small part of the team members' job, members may not have enough time for the virtual project. Thus, for example, they have to process information fast. A particular challenge in virtual teams is following-through and responding at a right time because not responding could be interpreted as a lack of competence or commitment.[18]

Other than these knowledge and skills, it’s crucial for team members to be motivated to face these challenges. Certain experiences and characteristics of team members would also show significant effect.[14]

Applications

يكتشف الباحثون والمطورون المزيد من المجالات التي يمكن أن تستفيد ليس فقط من تقنيات الإعلام التقليدية، بل أيضاً من تقنيات الإعلام الناشئة مثل الواقع الافتراضي. ركز النظام الأول على التطبيقات العسكرية والصناعية والطبية، لكنه سرعان ما توسع ليشمل الاستخدامات التجارية والترفيهية.

التطبيقات العسكرية

أثبت التعاون الافتراضي جدواه في المجال العسكري. يدعم التطبيق العسكري بيئات أساسية تشمل التصميم والتجميع والصيانة، ويتغلب على عائق البُعد الجغرافي الذي يُعيق سير العمليات اليومية للعديد من الجيوش والشركات أو الشركاء ذوي الصلة. وبذلك، أصبح التعاون الافتراضي ضرورة لا غنى عنها في تسيير العمليات اليومية. وبفضل هذه التقنيات، يُتيح تكامل العمل الجماعي الموزع بالكامل للأفراد في محطات عمل مختلفة ضمن الموقع نفسه، وكذلك للأفراد في مواقع متفرقة، العمل معًا. فعلى سبيل المثال، تُعزز التطبيقات العسكرية دعم الملاحة، وتحسين الاتصالات، والإصلاح، والصيانة من خلال التحليلات التعاونية داخل الموقع وبين المواقع، كما تُتيح تطبيق الخبرات الإقليمية المُطورة في كل موقع عند الضرورة عبر الحدود. [ 19 ]

التطبيقات الطبية

يُستخدم التعاون الافتراضي لتمكين الأطباء والممرضين، أو أعضاء المستشفى ومرضاهم، من التواصل حتى وإن كانوا متباعدين، لتبادل المعلومات القيّمة. فعلى سبيل المثال، تُستخدم تطبيقات ويب 2.0، ولا سيما مواقع الويكي والمدونات والبودكاست، على نطاق واسع من قِبل العديد من المتخصصين في المجال الصحي عبر الإنترنت. وبفضل سهولة استخدامها ونشرها، تُتيح هذه الأدوات فرصةً فعّالةً لتبادل المعلومات والتفاعل. ومن أمثلة المدونات الطبية مدونة "الحالات السريرية والصور" [ 20 ] . فمن خلال مشاركة المعلومات والتقنيات ذات الصلة، التي يكتبها شخص واحد أو مجموعة من المساهمين في المدونة، يُشكّل الأفراد المهتمون ببناء المعرفة حول مواضيع محددة في المجتمع الإلكتروني مجموعةً افتراضيةً.

ترفيه

يُستخدم التعاون الافتراضي، مثل مهام الغارات أو المحاكاة العسكرية، على نطاق واسع في ألعاب الإنترنت متعددة اللاعبين. تُساعد هذه الأدوات المستخدمين على مواجهة الأعداء الافتراضيين. فعلى سبيل المثال، شهدت السنوات الأخيرة تزايدًا في استخدام العوالم الافتراضية مثل لعبة "وورلد أوف ووركرافت" ، وهي بيئة افتراضية مُصممة تقنيًا تتضمن تمثيلات لعناصر من العالم الحقيقي، كالبشر والمناظر الطبيعية وغيرها. تُوفر هذه العوالم الافتراضية أساسًا لسلوك التعاون الإلكتروني ونتائجه، فضلًا عن كونها منصة لإجراء دراسات موثوقة حول تبادل المعلومات والمهام. [ 21 ]

الأعمال ومحطات العمل

يُستخدم التعاون الافتراضي على نطاق واسع في الشركات لما يتميز به من كفاءة وابتكار وقدرة على اكتساب أو الحفاظ على المزايا التنافسية في السوق. وتستخدم الشركات عادةً تقنية التعاون الافتراضي لتسهيل حل المشكلات بين فرق العمل داخل الشركة، وكذلك للتعاون مع شركات أخرى. يُحسّن التعاون الافتراضي هوامش الربح من خلال زيادة الكفاءة التشغيلية والإنتاجية داخل الشركة، إما عن طريق ابتكار حلول جديدة أو من خلال زيادة تبادل المعرفة عبر الوسائل الافتراضية. [ 22 ] على سبيل المثال، طورت شركة IBM، إحدى الشركات الرائدة في استخدام التعاون الافتراضي لتعزيز عمليات الأعمال، العديد من الأنظمة لمساعدة الموظفين على التعاون بسهولة أكبر عبر الحدود. يوفر استخدام IBM لمساحات التعاون الافتراضية، مثل غرف الاجتماعات ثلاثية الأبعاد واستخدام الصور الرمزية، في مجتمعها الافتراضي "Virtual Universe Community" ، للموظفين وسيلة للتعاون أدت إلى زيادة الإنتاج. [ 23 ]

التعليم والتدريب

يُستخدم التعاون الافتراضي غالبًا لربط الخبراء في مجال علمي ما بغيرهم ممن يرغبون في التعاون لأغراض البحث أو التعليم. تستخدم العديد من الكليات والمؤسسات التعليمية أنظمة افتراضية لاستضافة المعلومات، حيث يمكن للطلاب والخبراء تبادل المعلومات حول موضوع معين. وقد أثبتت كل من مواقع الويكي والمؤتمرات الافتراضية فعاليتها في تبادل معلومات الخبراء لتثقيف الطلاب أو غيرهم من المهتمين بالموضوع. [ 24 ] كما يمكن للخبراء التعاون افتراضيًا مع خبراء آخرين في مختلف التخصصات لاكتشاف أمور جديدة لم تكن واضحة عندما كان المتعاونون يعملون بشكل منفصل. وتوفر العوالم الافتراضية الآن منصات للأفراد للتعاون باستخدام أدوات تحليل مرئية سهلة الوصول . كما توفر العوالم الافتراضية بيئة لمراقبة العلوم الاجتماعية فيما يتعلق بالجهود التعاونية للمجتمع. [ 25 ]

مواقع الويكي

تُعدّ مواقع الويكي شكلاً من أشكال التعاون الافتراضي، إذ تُمكّن الأفراد من المساهمة في وثيقة إلكترونية يُمكن للمستخدمين الآخرين الاطلاع عليها وتعديلها عبر الإنترنت. وتُصنّف مواقع الويكي ضمن تقنيات الجيل الثاني من الويب (Web 2.0) ، وتندرج ضمن التعاون الافتراضي نظرًا لعملية التعاون التي تخضع لها الوثائق عند إضافتها إلى موقع ويكي. [ 26 ] يُمكن وصف مواقع الويكي بأنها "تعاون افتراضي مفتوح"، وهو مفهوم قائم على نظريات الأنظمة الحية، ويشمل مفاهيم مثل التنظيم الذاتي، ونظرية الفوضى، والظهور. يُتيح التعاون الافتراضي المفتوح للأفراد المتصلين بالإنترنت البحث عن مشاركة الآخرين في تصميم وتطوير أفكار وعمليات ومنتجات وخدمات جديدة لأغراض شخصية وتجارية. وتُسهّل تقنيات المعلومات، مثل الوسوم والتصفية، عملية إيجاد المتعاونين عبر الإنترنت. وكانت شركتا آي بي إم (IBM) وبروكتر آند غامبل من أوائل الشركات التجارية التي استفادت من ممارسة التعاون الافتراضي المفتوح. فمن خلال الوصول إلى الذكاء الجماعي والحكمة لدى الأفراد غير المنتسبين والمتصلين عبر الإنترنت، تستطيع الشركات الوصول إلى المعرفة والخبرة التي قد تتطلب في غير ذلك تكلفة وجهدًا كبيرين.

انظر أيضاً

مراجع

  1. بيترز، ليندا م.، وتشارلز سي. مانز. "تحديد العوامل السابقة للتعاون في الفريق الافتراضي." إدارة أداء الفريق 13.3/4 (2007): 117-129.
  2. جارفينبا، سيركا ل.، ودي. ساندي ستابلز. "استخدام الوسائط الإلكترونية التعاونية لتبادل المعلومات: دراسة استكشافية للمحددات." مجلة نظم المعلومات الاستراتيجية 9.2 (2000): 129-154.
  3. روتكوفسكي، أ. ف. ، فوغل، د. ر.، فان جينوختن، م.، بيملمانز، ت. م. ، وفافييه، م. (2002). التعاون الإلكتروني: واقع الواقع الافتراضي. مؤرشف بتاريخ 27-09-2013 في أرشيف الإنترنت . مجلة الاتصالات المهنية، معاملات معهد مهندسي الكهرباء والإلكترونيات، 45(4)، 219-230.
  4. 1 2 3 4 واينفان، لين، وبول ك. ديفيس. تحديات التعاون الافتراضي: مؤتمرات الفيديو، ومؤتمرات الصوت، والاتصالات عبر الحاسوب. المجلد 273. مؤسسة راند، 2004.
  5. بوه، واي فونغ، وآخرون. "الخبرة والتعاون في المنظمة الموزعة جغرافيا." علم التنظيم 18.4 (2007): 595-612.
  6. Lira, E. M., Ripoll, P., Peiró, J. M., & Orengo, V. (2008). How do different types of intragroup conflict affect group potency in virtual compared with face-to-face teams? A longitudinal study. Behaviour & Information Technology, 27, 107-114. doi:10.1080/01449290600875151
  7. O'Neill, T. A., Hancock, S. E., Zivkov, K., Larson, N. L., & Law, S. J. (2016). Team decision making in virtual and face to-face environments. Group Decision and Negotiation, 25, 995-1020. doi:10.1007/s10726-015-9465-3.
  8. Merienne, F. (2010). Human factors consideration in the interaction process with virtual environment. International Journal on Interactive Design and Manufacturing, 4, 83-86. doi:10.1007/s12008-010-0095-3
  9. Ziegler, Reinhard, and Craig Mindrum. "The Subtle Power of Virtual Collaboration." Accenture.
  10. Tarmizi, Halbana, et al. "Technical and environmental challenges of collaboration engineering in distributed environments." Groupware: Design, Implementation, and Use (2006): 38-53.
  11. Steinfield, Charles, Chyng-Yang Jang, and Ben Pfaff. "Supporting virtual team collaboration: the TeamSCOPE system." Conference on Supporting Group Work: Proceedings of the international ACM SIGGROUP conference on Supporting group work. Vol. 14. No. 17. 1999.
  12. 12Hinds, Pamela J., and Diane E. Bailey. "Out of sight, out of sync: Understanding conflict in distributed teams." Organization science 14.6 (2003): 615-632.
  13. Gergle, Darren, Robert E. Kraut, and Susan R. Fussell. "Using visual information for grounding and awareness in collaborative tasks." (2012).
  14. 12Julian Schulze; Stefan Krumm (2017-02-01). "The "virtual team player": A review and initial model of knowledge, skills, abilities, and other characteristics for virtual collaboration". Organizational Psychology Review. 7 (1): 66–95. doi:10.1177/2041386616675522. ISSN 2041-3866. S2CID 114213623.
  15. Malhotra, A., Majchrzak, A. and Rosen, B. "Leading Virtual Teams, Academy of Management Perspectives." (2007) Vol. 21(1), 60–70.
  16. Alsharo, M., Dawn, G. and Ramirez, R. "Virtual team effectiveness: The role of knowledge sharing and trust." (2017) Information Management, Vol. 54, 479—490.
  17. روزن، ب.، فورست، س. وبلاكبيرن، ر. "التغلب على عوائق تبادل المعرفة في الفرق الافتراضية." (2007) ديناميكيات المنظمات، المجلد 36 (3)، 259-273.
  18. روزن، ب.، فورست، س. وبلاكبيرن، ر. "التغلب على عوائق تبادل المعرفة في الفرق الافتراضية." (2007) ديناميكيات المنظمات، المجلد 36 (3)، 259-273.
  19. [كوردوفا، أ.، كيلر، ك.م.، مينث، ل.، ورودس، س. (2013). التعاون الافتراضي لمؤسسة موزعة (رقم RAND-RR-153-AF). مشروع راند، القوات الجوية، سانتا مونيكا، كاليفورنيا.]
  20. [casesblog.blogspot.com]
  21. [كوك، ن. (2008). التعاون الإلكتروني والتجارة الإلكترونية في العوالم الافتراضية: إمكانات Second Life و World of Warcraft. المجلة الدولية للتعاون الإلكتروني، 4(3)، 1]
  22. "التعاون يُغيّر طريقة عمل الشركات". وحدة المعلومات الاقتصادية. سيسكو والإيكونوميست.
  23. تشيرباكوف، لوبا. "المساحات الافتراضية: تمكين المؤسسات التعاونية الغامرة، الجزء 1: مقدمة عن الفرص والتقنيات." IBM، 30 يونيو 2009.
  24. جاكسون، راندولف ل. التعاون بين الأقران والبيئات الافتراضية: دراسة أولية للواقع الافتراضي متعدد المشاركين المطبق في تعليم العلوم. وقائع ندوة الحوسبة التطبيقية 1999، سان أنطونيو، تكساس.
  25. زيغا، ليزا. "العوالم الافتراضية قد تكون بيئة المستقبل للتعاون العلمي." Phys.org، 4 أغسطس 2009.
  26. تودوروف، فالتين، ودامين تودوروف. "الفرق الافتراضية: مواقع ويكي وأدوات التعاون الأخرى". اجتماع حول إدارة نظم المعلومات الإحصائية، 24 أبريل 2009. موقع إلكتروني.