دفتر الأستاذ العام

في مجال المحاسبة ، يُعدّ دفتر الأستاذ العام دفترًا محاسبيًا تُرحّل فيه البيانات المحاسبية من دفاتر اليومية وتُجمّع من دفاتر الأستاذ الفرعية ، مثل حسابات الدفع ، وحسابات القبض ، وإدارة النقد ، والأصول الثابتة ، والمشتريات، والمشاريع. ^{[ 1 ]} يمكن الاحتفاظ بدفتر الأستاذ العام ورقيًا، أو على جهاز كمبيوتر، أو في السحابة. ^{[ 2 ]} يُنشأ حساب دفتر الأستاذ لكل حساب في دليل حسابات المؤسسة، ويُصنّف إلى فئات حسابات، مثل الإيرادات، والمصروفات، والأصول، والخصوم، وحقوق الملكية؛ وتُعرف مجموعة هذه الحسابات بدفتر الأستاذ العام. يحتوي دفتر الأستاذ العام على البيانات المالية وغير المالية للمؤسسة. ^{[ 3 ]} يتكون كل حساب في دفتر الأستاذ العام من صفحة واحدة أو أكثر. ويتضمن تفاصيل مثل تاريخ البيع، ورقم الفاتورة، وبيانات العميل، والمبلغ المستحق. يساعد هذا الدفتر الشركات على تتبع المستحقات غير المسددة وإدارة التدفق النقدي بكفاءة. تُستمد قائمة المركز المالي للمؤسسة وقائمة الدخل من فئات حسابات الإيرادات والمصروفات في دفتر الأستاذ العام. ^{[ 4 ]}

يحتوي دفتر الأستاذ العام على صفحة لجميع الحسابات الواردة في دليل الحسابات ^{[ 5 ]،} مرتبة حسب فئات الحسابات. يُقسّم دفتر الأستاذ العام عادةً إلى سبع فئات رئيسية على الأقل: الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات، والأرباح، والخسائر. ^{[ 6 ]} وهو نظام تسجيل المعاملات المالية للمؤسسة. ^{[ 7 ]} ويمكن تقسيم الفئات الرئيسية لدفتر الأستاذ العام إلى دفاتر فرعية لتضمين تفاصيل إضافية عن حسابات مثل النقد، وحسابات القبض، وحسابات الدفع، وما إلى ذلك.

يُطلق على استخراج أرصدة الحسابات اسم ميزان المراجعة . والغرض من ميزان المراجعة، في مرحلة تمهيدية من عملية ^إعداد البيانات المالية ، هو ضمان تساوي إجمالي المدين والدائن . [ ^{8 ]}

الترحيل هو عملية تسجيل المبالغ كأرصدة دائنة (الجانب الأيمن)، والمبالغ كأرصدة مدينة (الجانب الأيسر)، في صفحات دفتر الأستاذ العام. تحتوي الأعمدة الإضافية على اليمين على إجمالي النشاط التراكمي (على غرار دفتر الشيكات). ^{[ 9 ]}

ينبغي أن يتضمن دفتر الأستاذ العام التاريخ والوصف والرصيد أو المبلغ الإجمالي لكل حساب.

لأن كل قيد محاسبي يُقيد في حساب واحد ويُضيف إلى حساب آخر بنفس المبلغ، فإن نظام القيد المزدوج يساعد على ضمان أن يكون دفتر الأستاذ العام متوازناً دائماً، وبالتالي الحفاظ على معادلة المحاسبة :

الأصول = الخصوم + (حقوق المساهمين أو حقوق المالكين). ^{[ 10 ] [ 5 ]}

المعادلة المحاسبية هي البنية الرياضية للميزانية العمومية . على الرغم من أن دفتر الأستاذ العام يبدو بسيطًا نسبيًا، إلا أنه في المؤسسات الكبيرة أو المعقدة، أو تلك التي تضم فروعًا متعددة، قد يصبح دفتر الأستاذ العام ضخمًا جدًا، ويستغرق تدقيقه أو موازنته ساعات أو أيامًا. في الأنظمة اليدوية أو غير المحوسبة، قد يكون دفتر الأستاذ العام عبارة عن دفتر كبير. قد تستخدم المؤسسات بدلًا من ذلك جدول بيانات واحدًا أو أكثر لدفاترها، بما في ذلك دفتر الأستاذ العام، أو قد تستخدم برامج متخصصة لأتمتة إدخال البيانات في دفتر الأستاذ ومعالجتها. عندما تستخدم شركة ما برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، تقوم وحدة الميزات المالية بإنشاء دفاتر فرعية ودفتر الأستاذ العام، مع استخلاص البيانات من قاعدة بيانات مشتركة مع العمليات الأخرى التي تُدار من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات.