مكتب بلا أوراق

المكتب اللاورقي (أو المكتب الخالي من الورق ) هو بيئة عمل يتم فيها الاستغناء عن استخدام الورق أو تقليله بشكل كبير. ويتم ذلك عن طريق تحويل المستندات والأوراق الأخرى إلى صيغة رقمية، وهي عملية تُعرف بالرقمنة . ويزعم المؤيدون أن "التحول إلى نظام لا ورقي" يُمكن أن يوفر المال، ويعزز الإنتاجية ، ويوفر المساحة، ويُسهل تبادل الوثائق والمعلومات ، ويحافظ على أمان المعلومات الشخصية، ويُساهم في حماية البيئة . ويمكن توسيع نطاق هذا المفهوم ليشمل الاتصالات خارج المكتب أيضًا.

كان شعار "العالم بلا ورق" شعارًا دعائيًا ، يهدف إلى وصف مكتب المستقبل . وقد ساهم انتشار شاشات العرض الحاسوبية، مثل جهاز IBM 2260 عام 1964، في تسهيل هذا التوجه . وقد وردت تنبؤات مبكرة عن المكتب بلا ورق في مقال نُشر في مجلة "بيزنس ويك " عام 1975. ^{[ 1 ]} وكانت الفكرة تقوم على أن أتمتة المكاتب ستجعل الورق غير ضروري في المهام الروتينية كحفظ السجلات والمحاسبة ، وقد برزت هذه الفكرة مع ظهور الحاسوب الشخصي . وبينما كان التنبؤ بوجود حاسوب شخصي على كل مكتب نبوءة دقيقة، فإن فكرة "المكتب بلا ورق" لم تكن كذلك.

في عام 1983، حاولت شركة Micronet, Inc. تسجيل عبارة "المكتب بلا ورق" كعلامة تجارية، لكنها تخلت عن هذا الطلب في عام 1984. ^{[ 2 ]}

في عام 2019، اقترح محلل في نيوزيلندا أن الهدف الأنسب للمكاتب قد يكون أن تصبح "أقل استخداماً للورق" بدلاً من "بلا ورق". ^{[ 3 ]}

في عام 2022، روّج الرئيس التنفيذي لشركة فوكسيت لرؤية شركته المتمثلة في "المكتب اللاورقي" باعتبارها تتمتع بمزايا اقتصادية واستدامة . ^{[ 4 ]}

وفقًا لأحد التقديرات، تضاعف استخدام ورق المكاتب في جميع أنحاء العالم أكثر من مرتين من عام 1980 إلى عام 2000. ^{[ 5 ]} وقد عُزي ذلك إلى سهولة إنتاج المستندات وانتشار استخدام الاتصالات الإلكترونية ، ^{[ 5 ] [ 6 ]} مما أدى إلى تلقي المستخدمين أعدادًا كبيرة من المستندات المطبوعة.

في عام 2014، أكد محلل في الولايات المتحدة الأمريكية أن "استخدامنا للورق يتسارع بالفعل، حيث يبلغ معدل النمو السنوي لكمية الورق التي تنتجها الشركة المتوسطة 25%. ويتم إنتاج ما يقدر بمليار نسخة مصورة يوميًا." ^{[ 7 ]}

في عام 2024، قدّرت وكالة حماية البيئة الأمريكية أن "المواطن الأمريكي العادي يستهلك أكثر من 700 رطل من الورق سنويًا، وهو أعلى معدل استهلاك للورق للفرد على مستوى العالم. وفي السنوات العشرين الماضية، بلغ استهلاك المنتجات الورقية في الولايات المتحدة 208 ملايين طن (مقارنةً بـ 92 مليون طن سابقًا)، أي بنسبة نمو قدرها 126%." ^{[ 8 ]}

يرى البعض أن للورق مكانته الدائمة لأنه يوفر استخدامات مختلفة عن الشاشات، على سبيل المثال لكونه أكثر موثوقية في الوصول إليه. ^{[ 9 ] [ 10 ]}

في الولايات المتحدة الأمريكية، وخلال الفترة من 2005 إلى 2020، انخفضت انبعاثات غازات الدفيئة من النطاقين 1 و2 لكل طن من إنتاج "الورق والمنتجات الخشبية" بنسبة 24.1%. ^{[ 11 ]} ومن المتوقع تحقيق تحسينات إضافية كبيرة في كثافة الكربون في صناعة الورق والمنتجات الخشبية بحلول عام 2030. ^{[ 12 ]}

في عام 2024، أكدت وكالة حماية البيئة الأمريكية أن "لاستخدام الورق آثاراً بيئية وصحية عامة. وتُعد صناعة اللب والورق خامس أكبر مستهلك للطاقة، حيث تمثل 4% من إجمالي استهلاك الطاقة في العالم. وتبلغ نسبة الورق في النفايات الصلبة البلدية من حيث الوزن 35%." ^{[ 8 ]}

في عام 2003، أشار المعهد الدولي للبيئة والتنمية إلى وجود وجهتي نظر متناقضتين جذرياً بشأن استهلاك الورق. ففي حين يرى قطاع الأعمال عموماً أن استخدام الورق يمكن أن يكون فعالاً بيئياً، وأنه لا ينبغي وضع أي قيود على استهلاكه، ترى الجماعات البيئية والاجتماعية من جهة أخرى أن هذه الكفاءة البيئية قد تكون مفيدة، لكنها لن تكون كافية لتلبية بعض المطالب الأخلاقية المتعلقة بالاستغلال المحدود للموارد الطبيعية في العالم. ^{[ 6 ]}

يتطلب بيئة العمل الرقمية بنية تحتية من المكونات الإلكترونية لتمكين إنتاج المعلومات ونقلها وتخزينها. ^{[ 13 ]} يُعدّ القطاع الذي يُنتج هذه المكونات من أقل القطاعات استدامةً وأكثرها ضررًا بالبيئة في العالم. ^{[ 14 ]} تتضمن عملية تصنيع الأجهزة الإلكترونية استخراج المعادن الثمينة وإنتاج البلاستيك على نطاق صناعي واسع. ^{[ 15 ]} يتم تسهيل نقل البيانات الرقمية وتخزينها بواسطة مراكز البيانات ، التي تستهلك كميات كبيرة من إمدادات الكهرباء في الدولة المضيفة. ^{[ 16 ]}

يُستغنى عن استخدام الورق باستخدام الأنظمة الإلكترونية، كاستبدال بطاقات الفهرسة وقوائم العناوين بقواعد البيانات ، والرسائل والفاكسات المطبوعة بالبريد الإلكتروني ، والكتب المرجعية بالإنترنت . [ ^{17 ] نصّ} قانون التوقيع الإلكتروني لعام 2000 في الولايات المتحدة على عدم جواز رفض أي مستند بناءً على توقيع إلكتروني ، وألزم جميع الشركات بقبول التوقيعات الرقمية على المستندات. تتضمن العديد من أنظمة إدارة المستندات إمكانية قراءة المستندات عبر تقنية التعرّف الضوئي على الأحرف، واستخدام هذه البيانات ضمن إطار عمل النظام. ورغم أهمية هذه التقنية لتحقيق بيئة عمل خالية من الورق ^{[ 17 ]،} إلا أنها لا تعالج العمليات التي تُنتج الورق في المقام الأول.

مع ازدياد الوعي بسرقة الهوية وانتهاكات البيانات ، سُنّت قوانين ولوائح جديدة تلزم الشركات التي تدير أو تخزن معلومات تعريفية شخصية باتخاذ التدابير اللازمة لحماية هذه الوثائق. وقد جادل البعض بأن أنظمة المكاتب الرقمية أسهل تأمينًا من خزائن الملفات التقليدية ، نظرًا لإمكانية تتبع عمليات الوصول الفردية إلى كل وثيقة. ^{[ 18 ]}

انظر قسم الحفظ الرقمي لمناقشة قضايا التخزين الأرشيفي للسجلات الرقمية.

• قانون الحد من الأعمال الورقية في الولايات المتحدة (1980)
• النسخ الاحتياطي
• أعمال مستدامة
• اقتصاديات الرقمنة

• سيلين، أبيجيل جيه؛ هاربر، ريتشارد إتش آر (2001)، أسطورة المكتب اللاورقي ، كامبريدج ، ماساتشوستس، الولايات المتحدة: مطبعة معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا ، رقم ISBN 0-262-19464-3- يناقش قيود المكتب غير الورقي، والدور القيّم الذي يمكن أن يلعبه الورق بالنسبة للعاملين في مجال المعرفة .
• غلادويل، مالكولم (25 مارس 2002)، "الحياة الاجتماعية للورق" ، مجلة نيويوركر

• المكتب الخالي من الورق – حلم أم حقيقة؟ معلومات سوق AIIM