إدارة المهام

إدارة المهام هي عملية الإشراف على مهمة ما خلال دورة حياتها. وتشمل التخطيط والاختبار والمتابعة وإعداد التقارير. يمكن لإدارة المهام أن تساعد الأفراد على تحقيق أهدافهم، أو تمكّن مجموعات الأفراد من التعاون وتبادل المعرفة لتحقيق أهداف جماعية. ^{[ 1 ]} كما تُصنّف المهام حسب درجة تعقيدها، من منخفضة إلى عالية. ^{[ 1 ]}

تتطلب إدارة المهام الفعالة الإشراف على جميع جوانب المهمة، بما في ذلك حالتها وأولويتها ووقتها وتخصيص الموارد البشرية والمالية وتكرارها والتبعيات والإشعارات وما إلى ذلك. ويمكن تجميع هذه الأمور بشكل عام باعتبارها الأنشطة الأساسية لإدارة المهام.

يمكن تسهيل إدارة المهام لعدة أفراد أو فرق من خلال برامج متخصصة، مثل برامج إدارة سير العمل أو إدارة المشاريع .

قد تُشكّل إدارة المهام جزءًا من إدارة المشاريع وإدارة العمليات ، وتُعدّ أساسًا لسير العمل بكفاءة داخل المؤسسة. يمتلك مديرو المشاريع الذين يتبنون الإدارة الموجهة نحو المهام جدولًا زمنيًا مفصلاً ومحدثًا للمشروع، وعادةً ما يكونون بارعين في توجيه أعضاء الفريق ودفع المشروع قُدمًا. ^{[ 2 ]}

يمكن وصف حالة المهام من خلال هذه الحالات:

• مستعد
• مُكَلَّف
• إنهاء
• منتهي الصلاحية
• تمت إعادة توجيهها
• بدأ
• انتهى
• تم التحقق
• توقف مؤقتًا
• فشل

يُشير مخطط آلة الحالة الموجود على اليمين إلى شركة IBM ، ويصف حالات مختلفة للمهمة خلال دورة حياتها. ^{[ 3 ]} كما نُشر مخطط أحدث لآلة حالة المهمة، وهو قابل للتطبيق على أسلوب التسليم المستمر الحديث. ^{[ 4 ]}

يشمل نظام إدارة المهام، كعلم، العديد من الأنشطة الرئيسية. وتوجد تصنيفات مفاهيمية متنوعة، تشمل على المستوى العام الأنشطة الإبداعية والوظيفية والمشاريع والأداء والخدمات.

• تتعلق الأنشطة الإبداعية بإنشاء المهام. وفي هذا السياق، ينبغي أن تسهل هذه الأنشطة تخطيط المهام، وتبادل الأفكار، وإنشائها، وتفصيلها، وتوضيحها، وتنظيمها، وتقليصها، وتحديد أهدافها، ووضع أولوياتها الأولية.
• تشمل الأنشطة الوظيفية شؤون الموظفين والمبيعات والجودة وغيرها من مجالات الإدارة، بهدف ضمان إنتاج السلع والخدمات النهائية وتسليمها للعملاء. وفي هذا السياق، ينبغي أن تُمكّن هذه الأنشطة من تخطيط المهام وإعداد التقارير وتتبعها وتحديد أولوياتها وتكوينها وتفويضها وإدارتها.
• تتعلق أنشطة المشروع بالتخطيط وإعداد التقارير الزمنية والتكاليف. ورغم أن هذه الأنشطة قد تشمل جوانب وظيفية متعددة، إلا أنها تبقى أكثر أهمية وهدفًا من مجموع أجزائها. وفي هذا السياق، ينبغي أن تدعم أنشطة المشروع تقسيم مهام المشروع (المعروف أيضًا بهيكل تقسيم العمل )، وتوزيع المهام، وإدارة المخزون عبر المشاريع، والوصول المتزامن إلى قواعد بيانات المهام.
• تشمل أنشطة الخدمة تقديم الخدمات للعملاء وللشركة داخلياً، بما في ذلك إدارة علاقات العملاء وإدارة المعرفة . وفي هذا السياق، ينبغي أن تدعم هذه الأنشطة إرفاق الملفات وروابط المهام، وإدارة المستندات ، وإدارة حقوق الوصول، وجرد سجلات العملاء والموظفين، وإدارة الطلبات والمكالمات، وتدوين الملاحظات على المهام.
• تتعلق أنشطة الأداء بتتبع الأداء وإنجاز المهام الموكلة. وفي هذا السياق، ينبغي أن تتيح هذه الأنشطة إمكانية التتبع حسب الوقت، والتحكم في التكاليف، وأصحاب المصلحة، والأولوية، والرسوم البيانية، والتقارير القابلة للتصدير، وتحديثات الحالة، وتعديلات المواعيد النهائية، وتسجيل الأنشطة.
• تتضمن أنشطة إعداد التقارير عرض معلومات تتعلق بالأنشطة الخمسة الأخرى المدرجة، بما في ذلك العروض الرسومية.

تتوفر في السوق العديد من برامج إدارة المهام. بعضها مجاني، بينما صُممت أخرى للاستخدام على مستوى المؤسسة. بعضها عبارة عن قوائم مهام بسيطة، بينما يتميز البعض الآخر بإمكانيات إنشاء المهام وعرضها وإرسال الإشعارات على مستوى المؤسسة، بالإضافة إلى ميزات أخرى. تُستخدم برامج إدارة المهام من قبل الشركات الصغيرة وصولاً إلى الشركات الكبرى المدرجة ضمن قائمة فورتشن 100. وهي تدعم المشاريع الفردية البسيطة وصولاً إلى أنشطة إدارة مهام الشركات.

غالبًا ما تتضمن برامج إدارة المشاريع ، وبرامج تنظيم الجداول الزمنية ، وبرامج إدارة سير العمل ، ميزات متقدمة لإدارة المهام، تدعم مجموعة متنوعة من الأنشطة المتعلقة بالمهام ضمن بيئة برمجية شاملة. وتُكمّل هذه الوظائف العديد من مهام المشاريع والأداء المدمجة في منتجات برامج إدارة المهام عالية الجودة على مستوى المؤسسات.

تشمل أبعاد البرمجيات الرئيسية التي تتقاطع عبر مختلف خطوط منتجات إدارة المهام إنشاء المهام، وتصور المهام، والإشعارات، وتخصيص الموارد، والتوافق، وقابلية التكوين ، وقابلية التوسع ، وإعداد التقارير .

• يشمل إنشاء المهام القدرات التعاونية لتحويل الأفكار إلى إجراءات (مهام). ويتضمن ذلك الأنشطة المتعلقة بتحديد المهمة، ويشمل التعاون اللازم في عملية التخطيط.
• تتضمن عملية تصور المهام عرضها، غالباً في شكل قوائم زمنية. أما تصور الأولويات فيشمل التصنيف (مثل الميزانية، والوقت، والجهات المعنية) والآلية (مثل الترميز اللوني أو النص). ويشمل التقويم جدولة المواعيد (مثل التوافر، والاجتماعات، والمواعيد، وغيرها من التعارضات المحتملة) والإشعارات.
• تتضمن الإشعارات إعدادات قابلة للتخصيص لإبلاغك بالمواعيد النهائية الماضية والحالية والمعلقة.
• يشمل تخصيص الموارد القدرة على تفويض المهام والأدوات إلى شخص واحد أو عدة أشخاص.
• تشمل التوافقية قدرة بيئة إدارة المهام على الاتصال بالأنظمة والبرامج والبيئات الأخرى. ويتضمن ذلك وضع هيكل وقيود على الاتصال من بيئة إدارة المهام إلى البرامج والأنظمة والبيئات الأخرى.
• تشمل قابلية التكوين القدرة على إضافة الوظائف وإزالتها وإدارتها، بالإضافة إلى سهولة الاستخدام في بيئات إدارة المهام.
• تشمل قابلية التوسع القدرة على أداء مهمة ما بشكل صحيح عند حدوث تغيير في عدد المستخدمين لتلبية متطلبات المهمة المحددة.
• يشمل إعداد التقارير عرض المعلومات من خلال عرضها إما في جدول أو رسم بياني.

• مخطط جانت
• التقويم الرقمي
• حجب الوقت
• نظام تتبع المشكلات
• المرحلة الرئيسية (إدارة المشاريع)
• مخطط الإدارة
• إدارة الوقت
• برنامج تتبع الوقت
• هيكل تقسيم العمل
• الإدارة الذاتية للعمال