إدارة المهام

إدارة المهام هي عملية الإشراف على مهمة ما خلال دورة حياتها. وتشمل التخطيط والاختبار والمتابعة وإعداد التقارير. يمكن لإدارة المهام أن تساعد الأفراد على تحقيق أهدافهم، أو تمكّن مجموعات الأفراد من التعاون وتبادل المعرفة لتحقيق أهداف جماعية. ^{[ 1 ]} كما تُصنّف المهام حسب درجة تعقيدها، من منخفضة إلى عالية. ^{[ 1 ]}

تتطلب إدارة المهام الفعالة الإشراف على جميع جوانب المهمة، بما في ذلك حالتها وأولويتها ووقتها وتخصيص الموارد البشرية والمالية وتكرارها والتبعيات والإشعارات وما إلى ذلك. ويمكن تجميع هذه الأمور بشكل عام باعتبارها الأنشطة الأساسية لإدارة المهام.

يمكن تسهيل إدارة المهام لعدة أفراد أو فرق من خلال برامج متخصصة، مثل برامج إدارة سير العمل أو إدارة المشاريع .

قد تُشكّل إدارة المهام جزءًا من إدارة المشاريع وإدارة العمليات ، وتُعدّ أساسًا لسير العمل بكفاءة داخل المؤسسة. يمتلك مديرو المشاريع الذين يتبنون الإدارة الموجهة نحو المهام جدولًا زمنيًا مفصلاً ومحدثًا للمشروع، وعادةً ما يكونون بارعين في توجيه أعضاء الفريق ودفع المشروع قُدمًا. ^{[ 2 ]}

يمكن وصف حالة المهام من خلال هذه الحالات:

• مستعد
• مُكَلَّف
• إنهاء
• منتهي الصلاحية
• تمت إعادة توجيهها
• بدأ
• انتهى
• تم التحقق
• توقف مؤقتًا
• فشل

يُشير مخطط آلة الحالة الموجود على اليمين إلى شركة IBM ، ويصف حالات مختلفة للمهمة خلال دورة حياتها. ^{[ 3 ]} كما نُشر مخطط أحدث لآلة حالة المهمة، وهو قابل للتطبيق على أسلوب التسليم المستمر الحديث. ^{[ 4 ]}

يشمل نظام إدارة المهام، كعلم، العديد من الأنشطة الرئيسية. وتوجد تصنيفات مفاهيمية متنوعة، تشمل على المستوى العام الأنشطة الإبداعية والوظيفية والمشاريع والأداء والخدمات.

• تتعلق الأنشطة الإبداعية بإنشاء المهام. وفي هذا السياق، ينبغي أن تسهل هذه الأنشطة تخطيط المهام، وتبادل الأفكار، وإنشائها، وتفصيلها، وتوضيحها، وتنظيمها، وتقليصها، وتحديد أهدافها، ووضع أولوياتها الأولية.
• Functional activities pertain to personnel, sales, quality, or other management areas, ultimately ensuring the production of final goods and services for delivery to customers. Within this context, these activities should enable planning, reporting, tracking, prioritizing, configuring, delegating, and managing tasks.
• Project activities pertain to planning and time and cost reporting. While these activities may involve multiple functional aspects, they are always more significant and purposeful than the sum of their parts. In context, project activities should support project task breakdown (also known as work breakdown structure), task allocation, inventory across projects, and concurrent access to task databases.
• Service activities pertain to client and internal company-services provision, including customer relationship management and knowledge management. In context, they should support file attachments and links to tasks, document management, access rights management, inventory of client and employee records, orders and calls management, and annotating tasks.
• Performance activities pertain to tracking performance and fulfillment of assigned tasks. In context, these should allow for tracking by time, cost control, stakeholders, priority, charts, exportable reports, status updates, deadline adjustments, and activity logging.
• Report activities involve presenting information regarding the other five activities listed, including graphical displays.

Task management software tools abound in the marketplace. Some are free, while others are intended for enterprise-wide deployment purposes. Some are simple to-do lists, while others boast enterprise-wide task creation, visualization, and notification capabilities, among other features. Task management is used by small to Fortune 100-sized companies. It does support simple individual projects to corporate task management activities.

Project management software, calendaring software, and workflow software often include advanced task management features, supporting a variety of task-related activities within a comprehensive software environment. These functionalities complement the numerous project and performance tasks integrated into high-quality enterprise-level task management software products.

Key software dimensions that intersect across various lines of task management products include task creation, task visualization, notifications, resource assignment, compatibility, configurability, scalability, and reporting.

• يشمل إنشاء المهام القدرات التعاونية لتحويل الأفكار إلى إجراءات (مهام). ويتضمن ذلك الأنشطة المتعلقة بتحديد المهمة، ويشمل التعاون اللازم في عملية التخطيط.
• تتضمن عملية تصور المهام عرضها، غالباً في شكل قوائم زمنية. أما تصور الأولويات فيشمل التصنيف (مثل الميزانية، والوقت، والجهات المعنية) والآلية (مثل الترميز اللوني أو النص). ويشمل التقويم جدولة المواعيد (مثل التوافر، والاجتماعات، والمواعيد، وغيرها من التعارضات المحتملة) والإشعارات.
• تتضمن الإشعارات إعدادات قابلة للتخصيص لإبلاغك بالمواعيد النهائية الماضية والحالية والمعلقة.
• يشمل تخصيص الموارد القدرة على تفويض المهام والأدوات إلى شخص واحد أو عدة أشخاص.
• تشمل التوافقية قدرة بيئة إدارة المهام على الاتصال بالأنظمة والبرامج والبيئات الأخرى. ويتضمن ذلك وضع هيكل وقيود على الاتصال من بيئة إدارة المهام إلى البرامج والأنظمة والبيئات الأخرى.
• تشمل قابلية التكوين القدرة على إضافة الوظائف وإزالتها وإدارتها، بالإضافة إلى سهولة الاستخدام في بيئات إدارة المهام.
• تشمل قابلية التوسع القدرة على أداء مهمة ما بشكل صحيح عند حدوث تغيير في عدد المستخدمين لتلبية متطلبات المهمة المحددة.
• يشمل إعداد التقارير عرض المعلومات من خلال عرضها إما في جدول أو رسم بياني.

• مخطط جانت
• التقويم الرقمي
• حجب الوقت
• نظام تتبع المشكلات
• المرحلة الرئيسية (إدارة المشاريع)
• مخطط الإدارة
• إدارة الوقت
• برنامج تتبع الوقت
• هيكل تقسيم العمل
• الإدارة الذاتية للعمال