برنامج إدارة العقود

يشمل برنامج إدارة العقود البرامج وإدارة البيانات المرتبطة بها، والتي تُستخدم لدعم إدارة العقود ، وإدارة دورة حياة العقود ، وإدارة المقاولين في مشاريع شراء السلع والخدمات. ويمكن استخدامه بالتزامن مع برنامج إدارة المشاريع .

تاريخياً، كان يُنظر إلى إدارة العقود على أنها عملية "تعتمد بشكل كبير على الورق". ^{[ 1 ]} وقد تطلبت الخطوات المبكرة التي بدأت في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، والتي أوردتها مجموعة أبردين، أعمال تحويل بيانات مكثفة لتمكين التعامل مع المستندات إلكترونياً. ^{[ 2 ]}

مع اعتماد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي عام 2016، بات لزاماً على الشركات اتخاذ خطوات إضافية فيما يتعلق بإدارة العقود. إذ أصبح لزاماً على كل جهة مسؤولة عن البيانات توقيع اتفاقيات معالجة البيانات (DPAs) مع مختلف الموردين الذين يعالجون البيانات الشخصية نيابةً عنها. وتتطلب هذه الاتفاقيات مراجعة دورية وتعديلاً وتجديداً، مما يستلزم إضافة اتفاقية إضافية مع هؤلاء الموردين، أو على الأقل ملحقاً إضافياً لكل اتفاقية.

بحلول عام 2018، كشفت أبحاث شركة Ardent Partners أن البرامج المستخدمة لأتمتة أنشطة إدارة العقود أصبحت تُستخدم على نطاق أوسع بين الشركات الكبرى أو المؤسسات التي تمتلك فرق مشتريات متميزة. وقد وُجد أن أتمتة عملية إدارة العقود ترتبط ارتباطًا وثيقًا بتحسين التعاون الداخلي في الأعمال ، وتوحيد الإجراءات، وإدارة المخاطر. ^{[ 3 ]}

يُمكن أن يُوفر استخدام برامج إدارة العقود مزايا عديدة مقارنةً بإدارة العقود الورقية يدويًا. يُساعد هذا البرنامج في تتبع العديد من الأنشطة، ويتضمن ميزات لأتمتة الإدارة، وضمان الامتثال، ومراقبة المخاطر، وإعداد التقارير، وإرسال التنبيهات. ^{[ 4 ]} إضافةً إلى هذه الميزات، تُوفر أنظمة برامج إدارة العقود مستودعًا مركزيًا يُتيح للموظفين الوصول السريع إلى جميع العقود في جميع أنحاء العالم من مكان واحد.

تُنتج العديد من الشركات برامج إدارة العقود، التي تعمل على نطاقات متنوعة وتوفر مستويات متفاوتة من التخصيص. تشمل الوظائف الأساسية القدرة على تخزين وثائق العقود، وتتبع التغييرات التي تطرأ عليها ، والبحث عنها وفقًا لمعايير محددة، وإرسال تنبيهات بشأن التواريخ المهمة، وإعداد تقارير عن الجوانب المطلوبة من العقد. ^{[ 5 ]} تشمل الوظائف الأخرى إدارة طلبات العقود الجديدة، وجمع البيانات ذات الصلة، ومتابعة الوثائق خلال عملية المراجعة والموافقة، وجمع التوقيعات الرقمية . ^{[ 4 ]}

قد تُسهم برامج إدارة العقود في إدارة محافظ المشاريع وتحليل الإنفاق ، كما تُساعد في مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية . توفر برامج إدارة العقود الرائدة رؤية شاملة للعقود، ومراقبة دقيقة، وضمان الامتثال، مما يُسهم في أتمتة وتبسيط دورة حياة العقد .

تستطيع برامج إدارة العقود التي تستخدم الذكاء الاصطناعي تحديد أنواع العقود بناءً على التعرف على الأنماط. تُدرّب هذه البرامج خوارزمياتها على مجموعة من بيانات العقود للتعرف على الأنماط واستخراج متغيرات مثل البنود والتواريخ والأطراف. كما توفر إمكانيات تنبؤ بسيطة، من خلال فرز كمية كبيرة من العقود وتحديد العقود الفردية بناءً على معايير محددة. تستطيع برامج الذكاء الاصطناعي أيضًا قراءة العقود بصيغ ولغات متعددة، واستخراج بياناتها، وتقديم تحليلات . ويمكنها تقليل مخاطر الخطأ البشري في صياغة العقود ومراجعتها. ^{[ 6 ]}

يوفر المستودع المركزي ميزة بالغة الأهمية، إذ يسمح بتخزين جميع وثائق العقود في مكان واحد. أما تخزين العقود في مواقع متعددة فقد يؤدي إلى تأخير عملية التعاقد وتعطيلها. ^{[ 7 ]}

تتضمن المشاريع الضخمة، مثل مشاريع الإنفاق الرأسمالي ، أطرافًا متعددة ومخاطر عالية وعدم يقين كبير. وهي تختلف عن عقود التشغيل التقليدية في كونها تخضع لمواعيد نهائية مشتركة في ظروف استثنائية. ومع ازدياد تعقيد هذه المشاريع، تزداد أهمية العلاقات بين الأطراف. وهذا يتطلب أن تصبح برامج إدارة العقود، أو برامج إدارة مخاطر العقود، أكثر ديناميكية واستجابة.

تتضمن بنود عقود الإنفاق الرأسمالي هذه بالضرورة افتراضات في بداية العملية، ومن المرجح أن تتغير خلال دورة حياة المشروع . لهذا السبب، يجب أن يكون نظام إدارة علاقات العملاء (CRMS) قادرًا على تسجيل أي تغيير متفق عليه في بنود العقد، وإدراج هذه التغييرات بطريقة قابلة للتدقيق ومتوافقة مع القانون. ومع وجود عدة جهات معنية باتخاذ القرار، ينبغي لنظام إدارة علاقات العملاء أيضًا أن يجعل المساءلة أكثر شفافية، وأن يُسرّع عملية اتخاذ القرارات بشأن مقترحات التغيير.