التنسيق الرقمي

هناك خمسة مبادئ مقبولة عموماً تحكم مهنة التنسيق الرقمي:

• إدارة دورة حياة الأصل الرقمي بالكامل من لحظة إنشائه وحتى تقاعده. ^{[ 5 ]}
• تقييم الأصول واستبعاد ما لا يناسب منها لإدراجه في المجموعة. ^{[ 5 ]}
• تطبيق أساليب الحفظ لتعزيز سلامة الأصل وإمكانية إعادة استخدامه للمستخدمين المستقبليين. ^{[ 5 ]}
• تصرف بشكل استباقي طوال دورة حياة الأصل لإضافة قيمة إلى كل من الأصل الرقمي والمجموعة. ^{[ 5 ]}
• تيسير الوصول المناسب للمستخدمين. ^{[ 5 ]}

يقدم مركز التنسيق الرقمي الإجراءات التالية خطوة بخطوة لدورة الحياة لوضع المبادئ المذكورة أعلاه موضع التنفيذ: ^{[ 15 ]}

الإجراءات المتسلسلة:

• ضع تصوراً: فكّر في نوع المحتوى الرقمي الذي ستنشئه، وطوّر خيارات التخزين. ضع في اعتبارك مواقع الويب، والمنشورات، والبريد الإلكتروني، وغيرها من أنواع المخرجات الرقمية. ^{[ 4 ] [ 15 ]}
• إنشاء: إنتاج مواد رقمية وإرفاق جميع البيانات الوصفية ذات الصلة ، وعادةً ما يكون الوصول إلى المعلومات أسهل كلما زادت البيانات الوصفية. ^{[ 4 ] [ 15 ]}
• التقييم والاختيار: راجع بيان مهمة المؤسسة أو المجموعة الخاصة وحدد البيانات الرقمية ذات الصلة. قد توجد أيضًا إرشادات قانونية توجه عملية اتخاذ القرار لمجموعة معينة. ^{[ 4 ]}
• الاستيعاب: إرسال المواد الرقمية إلى حل التخزين المحدد مسبقًا. قد يكون هذا الحل أرشيفًا أو مستودعًا أو أي مرفق آخر. ^{[ 4 ] [ 15 ]}
• إجراءات الحفظ: اتخاذ تدابير للحفاظ على سلامة المواد الرقمية. ^{[ 4 ] [ 15 ]}
• التخزين: تأمين البيانات داخل مرفق التخزين المحدد مسبقًا. ^{[ 4 ] [ 15 ]}
• الوصول والاستخدام وإعادة الاستخدام: حدد مستوى إمكانية الوصول إلى مجموعة المواد الرقمية المُنشأة. قد لا يمكن الوصول إلى بعض المواد إلا بكلمة مرور، بينما قد تكون مواد أخرى متاحة للجمهور مجانًا. ^{[ 4 ] [ 15 ]} تحقق دوريًا من أن المواد لا تزال متاحة للجمهور المستهدف، وأنها لم تتعرض للاختراق نتيجةً لتعدد استخداماتها. ^{[ 15 ]}
• التحويل: إذا كان ذلك مرغوبًا فيه أو ضروريًا، يمكن تحويل المادة إلى صيغة رقمية مختلفة. ^{[ 15 ]}

إجراءات عرضية:

• التخلص: تخلص من أي مواد رقمية لا تعتبر ضرورية للمؤسسة. ^{[ 4 ] [ 15 ]}
• إعادة التقييم: أعد تقييم المادة للتأكد من أنها لا تزال ذات صلة ومطابقة لشكلها الأصلي. ^{[ 4 ] [ 15 ]}
• الترحيل: ترحيل البيانات إلى تنسيق آخر لحماية البيانات من أجل استخدامها بشكل أفضل في المستقبل. ^{[ 15 ]}

أدى الانخفاض المستمر في تكلفة فئات التكنولوجيا الجديدة وانتشارها المتزايد إلى تدفق سريع لمجموعات البيانات الجديدة. ^{[ 19 ]} تأتي هذه البيانات من مصادر راسخة كالقطاعين التجاري والحكومي، ولكن هذا التوجه مدفوع أيضًا بأنواع جديدة من أجهزة الاستشعار التي باتت تُدمج في مجالات أوسع من الحياة العصرية. ^{[ 13 ]} وينطبق هذا بشكل خاص على المستهلكين، الذين لم يعد إنتاجهم للأصول الرقمية مقتصرًا على العمل فقط. فالمستهلكون اليوم يُنشئون نطاقات أوسع من الأصول الرقمية، تشمل مقاطع الفيديو والصور وبيانات الموقع والمشتريات وبيانات تتبع اللياقة البدنية، على سبيل المثال لا الحصر، ويشاركونها على نطاق أوسع من منصات التواصل الاجتماعي. ^{[ 13 ]}

بالإضافة إلى ذلك، أدى التقدم التكنولوجي إلى ظهور طرق جديدة للتعامل مع البيانات. ومن الأمثلة على ذلك الشراكات الدولية التي تستفيد من البيانات الفلكية لإنشاء "مراصد افتراضية"، كما استفادت شراكات مماثلة من البيانات الناتجة عن الأبحاث في مصادم الهادرونات الكبير في سيرن وقاعدة بيانات هياكل البروتينات في بنك بيانات البروتينات . ^{[ 14 ]}

بالمقارنة، تتسم أرشفة الأصول التناظرية بطبيعتها السلبية، وغالبًا ما تقتصر على ضمان بيئة تخزين مناسبة. ^{[ 2 ]} أما الحفظ الرقمي فيتطلب نهجًا أكثر استباقية. ^{[ 20 ]} وتتميز القطع الأثرية ذات الأهمية الثقافية اليوم بطبيعتها العابرة، وعرضة للتقادم مع تغير الاتجاهات الاجتماعية أو التقنيات المرتبطة بها. ^{[ 13 ]} ويجعل هذا التطور التكنولوجي السريع من الضروري أحيانًا نقل الأصول الرقمية من تنسيق ملف إلى آخر للتخفيف من مخاطر تقادم الأجهزة والبرامج، الأمر الذي قد يجعل الأصل غير قابل للاستخدام. ^{[ 15 ] [ 8 ]}

غالباً ما تقلل الأدوات الحديثة لتخطيط البرامج من تقدير تكاليف العمالة البشرية اللازمة للحفظ الرقمي الكافي للمجموعات الكبيرة. ونتيجة لذلك، غالباً ما ترسم تقييمات التكلفة والعائد صورة غير دقيقة لكل من حجم العمل المطلوب والتكلفة الحقيقية التي تتحملها المؤسسة سواءً في حالة النجاح أو الفشل. ^{[ 13 ]}

يُعدّ مفهوم التكلفة في مجال الأعمال أكثر وضوحًا. إذ تعمل أنظمة أعمال متنوعة في العمليات اليومية. فعلى سبيل المثال، تتعامل أنظمة الموارد البشرية مع التوظيف والرواتب، وتُدير أنظمة الاتصالات البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي، بينما تُعنى أنظمة الإدارة بالشؤون المالية والتسويقية وغيرها. مع ذلك، فإن أنظمة الأعمال في المؤسسات ليست مُصممة في الأصل لحفظ المعلومات على المدى الطويل. ^{[ 21 ]} في بعض الحالات، تُعدّل أنظمة الأعمال لتصبح أنظمة حفظ رقمي لحفظ معلومات المعاملات مراعاةً للتكلفة. ومن أمثلة أنظمة الأعمال تطبيقات إدارة محتوى المؤسسات (ECM)، التي يستخدمها أفراد مُحددون، مثل المديرين التنفيذيين والعملاء، لإدارة المعلومات التي تدعم العمليات الرئيسية في المؤسسة. على المدى البعيد، سيُصبح نقل المحتوى الرقمي من تطبيقات إدارة محتوى المؤسسات إلى تطبيقات الحفظ الرقمي (DC) اتجاهًا سائدًا في المؤسسات الكبيرة محليًا ودوليًا. وقد يُساهم تحسين نماذج نضج إدارة محتوى المؤسسات والحفظ الرقمي في إضافة قيمة للمعلومات التي تتطلب خفض التكاليف واستخدامًا واسع النطاق لمزيد من التعديل. ^{[ 21 ]}

أدى غياب التنسيق بين مختلف قطاعات المجتمع والصناعة في مجالات مثل توحيد التعريفات الدلالية والوجودية ، ^{[ 22 ]} وفي بناء شراكات لإدارة الأصول بشكل سليم، إلى نقص في قابلية التشغيل البيني بين المؤسسات، وانهيار جزئي في ممارسات الحفظ الرقمي من وجهة نظر المستخدم العادي. [ ^{13 ] ومن} أمثلة التنسيق نظام المعلومات الأرشيفية المفتوحة (OAIS). ^{[ 2 ]}

يُتيح نموذج OAIS المرجعي للمهنيين والعديد من المنظمات والأفراد الآخرين المساهمة بجهودهم في المنتديات المفتوحة لمنظمة OAIS لتطوير معايير دولية للمعلومات الأرشيفية في الوصول طويل الأمد. ^{[ 2 ] [ 23 ]}

لا يقتصر تنظيم المواد الرقمية على الأصول الرقمية الأصلية فحسب، بل انخرطت العديد من المؤسسات في جهود جبارة لرقمنة مقتنياتها التناظرية بهدف زيادة إمكانية الوصول إلى مجموعاتها. ^{[ 2 ]} ومن أمثلة هذه المواد الكتب والصور الفوتوغرافية والخرائط والتسجيلات الصوتية وغيرها. ^{[ 13 ]} وقد جسّد أمناء المكتبات والمتخصصون في هذا المجال عملية تحويل الموارد المطبوعة إلى مجموعات رقمية إلى حد ما. فعلى سبيل المثال، يُوصف مركز التنظيم الرقمي بأنه "مركز خبرة عالمي رائد في مجال تنظيم المعلومات الرقمية" ^{[ 24 ]} ، وهو يُساعد مؤسسات البحث في التعليم العالي في عمليات التحويل هذه.

في بعض المواضيع، تتجسد المعرفة بأشكال لم تكن مناسبة للطباعة، مثل صعوبة ترميز تصميم رقصات أو حركة العمال المهرة أو الحرفيين. وتتطور حاليًا أساليب رقمية جديدة مثل الصور المجسمة ثلاثية الأبعاد وغيرها من التعبيرات المبرمجة بالحاسوب.

في مجال الرياضيات، يبدو من الممكن تطوير لغة مشتركة جديدة تُعبّر عن الأفكار الرياضية بطرقٍ يُمكن تخزينها رقميًا وربطها وإتاحتها. وتُعدّ المكتبة الرقمية العالمية للرياضيات مشروعًا يهدف إلى تعريف هذه اللغة وتطويرها. ^{[ 26 ] [ 27 ]}

تُعدّ قدرة مجتمع المستخدمين المستهدف على الوصول إلى محتويات المستودع بنفس أهمية جميع المهام الإشرافية السابقة. ويجب أن يأخذ هذا في الاعتبار ليس فقط تفضيلات مجتمع المستخدمين فيما يتعلق بتنسيق المحتوى والتواصل، بل أيضًا المجتمعات التي لا ينبغي أن يكون لها حق الوصول لأسباب قانونية أو متعلقة بالخصوصية. ^{[ 28 ]}

يمكن زيادة إمكانية الوصول من خلال توفير معلومات حول حالة الوصول المفتوح باستخدام البيانات المفتوحة وطرق المصادر المفتوحة مثل نقاط نهاية OAI-PMH للأرشيف المفتوح ، والتي يتم تجميعها بعد ذلك بواسطة قواعد البيانات ومحركات البحث مثل BASE و CORE و Unpaywall للأوراق الأكاديمية. ^{[ 29 ]}

• مؤسسات بحثية متخصصة ^{[ 30 ] [ 31 ]}

هناك ثلاثة عناصر أساسية لتلبية احتياجات المؤسسات التي تتعامل مع قضايا الحفظ الرقمي: القيادة، والموارد، والتعاون. ترتبط هذه العناصر الثلاثة بدور رواد أمناء المكتبات والأرشيفيين العاملين في مجال التقنيات المفتوحة، والعمليات الموحدة، والتواصل العلمي . يجب أن يتمتع أمين الأرشيف بدور قيادي ديناميكي وفعال في تبني التقنيات والعمليات الموحدة والتواصل العلمي. بالإضافة إلى ذلك، قد يتبنى قائد الأرشيف مفاهيم وأساليب العمل في إدارة سير العمل، مثل جمع التمويل، والاستثمار في الأنظمة التقنية، والامتثال لمعايير الصناعة، بهدف الحصول على المزيد من الموارد. يمكن للتعاون في مجال الأرشيف والحفظ الرقمي أن يوفر ويشارك التدريب والتقنيات والمعايير والأدوات لمساعدة المؤسسات في مواجهة التحديات التي تواجه الحفظ الرقمي. يوفر تحالف الحفظ الرقمي (DPC)، ومؤسسة الحفظ المفتوح، أو الشراكات الجديدة، فرصًا للتعاون للمؤسسات التي تواجه تحديات مماثلة في قضايا الحفظ الرقمي. ^{[ 32 ]}

• المقررات الدراسية

يحتاج مجال المعلومات، وخاصة في المكتبات ودور المحفوظات والمتاحف، إلى اكتساب معرفة بالتقنيات الحديثة. ولا يكفي التعليم الجامعي التقليدي لتلبية هذا الطلب؛ لذا فإن برامج التدريب للعاملين الحاليين في مجال المستودعات الثقافية تُعدّ إضافة فعّالة، مثل ورش العمل المتخصصة والدورات التدريبية المفتوحة عبر الإنترنت (MOOCs) في مجال تنظيم البيانات وإدارتها. ^{[ 33 ]}

• ندوات مخصصة ^{[ 34 ] [ 35 ]}

يُعد المؤتمر الدولي للتنسيق الرقمي (IDCC) حدثًا سنويًا راسخًا منذ عام 2005، ويهدف إلى التعاون مع الأفراد والمنظمات والمؤسسات التي تواجه تحديات، ودعم التنمية، وتبادل الأفكار في هذا المجال. ^{[ 36 ]}

• المجلات التقنية والصناعية التي تخضع لمراجعة الأقران ^{[ 37 ]}

تُدار المجلة الدولية للتقييم الرقمي (IJDC) من قِبَل هيئة تحريرها، والتي تضم رئيس التحرير، ومركز التقييم الرقمي (DCC)، والأعضاء المذكورين أدناه. تُكرّس IJDC جهودها لتوفير منصة أكاديمية لتبادل ومناقشة وتطوير المعرفة والمعلومات المتعلقة بالتقييم الرقمي ضمن المجتمع العالمي. تعتمد IJDC نوعين من المقالات وفقًا لإرشاداتها التحريرية: الأوراق البحثية المُحكّمة، والمقالات العامة التي تستند إلى بحوث أصلية، ومعلومات ميدانية، وأحداث ذات صلة بالتقييم الرقمي. تُنشر IJDC إلكترونيًا مرتين سنويًا من قِبَل جامعة إدنبرة لصالح مركز التقييم الرقمي . يُتيح الوصول المفتوح للجمهور إمكانية تبادل المعرفة في مجال التقييم الرقمي على مستوى العالم. ^{[ 38 ]}