فاتورة

الفاتورة أو كشف الحساب أو بيان التكاليف هي وثيقة تجارية تتضمن قائمة مفصلة بالسلع أو الخدمات التي يقدمها البائع للمشتري فيما يتعلق بمعاملة بيع، وتحدد عادةً السعر وشروط البيع والكميات والأسعار وشروط البيع المتفق عليها للمنتجات أو الخدمات التي قدمها البائع للمشتري . ^{[ 1 ]}

تُذكر شروط الدفع عادةً في الفاتورة. وقد تُحدد هذه الشروط مدة سداد قصوى للمشتري، ويُمنح أحيانًا خصمًا في حال الدفع قبل تاريخ الاستحقاق. وقد يكون المشتري قد دفع ثمن المنتجات أو الخدمات المذكورة في الفاتورة بالفعل. ولتجنب أي لبس وما يترتب عليه من مراسلات غير ضرورية بين البائع والمشتري، يُوضح بعض البائعين بوضوح وبأحرف كبيرة في الفاتورة ما إذا كان قد تم الدفع أم لا.

من وجهة نظر البائع، تُعدّ الفاتورة فاتورة بيع . أما من وجهة نظر المشتري، فهي فاتورة شراء . يُشير المستند إلى البائع والمشتري، لكن مصطلح "فاتورة" يُشير إلى وجود مبلغ مستحق أو واجب الدفع.

تُعدّ الفواتير من أقدم مظاهر السجلات المكتوبة في بلاد ما بين النهرين القديمة . ويعود تاريخ استخدام الفواتير إلى الحضارات القديمة. فقبل حوالي 5000 عام، استخدم التجار في بلاد ما بين النهرين الكتابة المسمارية على ألواح طينية لتوثيق المعاملات التجارية، بما في ذلك تفاصيل مثل الكميات والأسعار والأطراف المعنية. ^{[ 2 ]} وكانت هذه السجلات بمثابة عقود وإيصالات. وفي مصر القديمة ، وُثّقت المعاملات والسجلات الضريبية على لفائف البردي ، ما شكّل طريقة مبكرة لحفظ السجلات المالية. وقد ساهم اختراع الورق في الصين حوالي عام 105 ميلادي في تطوير أساليب التوثيق، التي انتشرت لاحقًا إلى الشرق الأوسط وأوروبا .

خلال العصور الوسطى ، بدأ التجار الأوروبيون باستخدام الفواتير المكتوبة بخط اليد لتوثيق معاملات البيع، حيث كانوا يسجلون معلومات مثل التواريخ، ووصف البضائع، والكميات، والأسعار. وفي القرن الخامس عشر، ظهرت المطبعة التي أتاحت إنتاج نماذج فواتير موحدة، مما ساهم في توثيق مالي أكثر اتساقًا.

بحلول القرن التاسع عشر، انتشرت الفواتير المطبوعة على نطاق واسع، حيث أدرجت الشركات عناصر مثل أسماء الشركات وعناوينها وشعاراتها. وشهد القرنان العشرون والحادي والعشرون الانتقال إلى أنظمة الفواتير الرقمية والآلية، مما أدى إلى تحسين الكفاءة وممارسات حفظ السجلات.

تاريخ

يبدأ الشكل المعتاد للفاتورة برأسية بارزة تحمل كلمة "فاتورة". يلي ذلك عادةً معلومات ضرورية لتحديد سياق المعاملات، مثل اسم وعنوان ومعلومات الاتصال بالأطراف المعنية (كالبائع والمشتري)، وتواريخ مهمة كموعد استلام الدفع. يُقدّم متن الفاتورة قائمة مفصلة بالسلع أو الخدمات المُقدّمة، مع تحديد أوصافها وأسعارها وكمياتها وإجمالي أسعارها. تُفصّل العناصر المالية الإضافية ، كالضرائب ورسوم الشحن والخصومات ، وتُضاف إلى المجموع الفرعي لحساب المبلغ الإجمالي المستحق. غالبًا ما تختتم الفاتورة بعناصر موحدة أو معلومات أخرى غير مُدرجة في الجزء العلوي. يخدم هذا الشكل المُهيكل وظائف متعددة، منها الفوترة والمحاسبة والتدقيق، وفي حالات الخلاف، يُستخدم كدليل قانوني لحل النزاعات. ^{[ 3 ] [ 4 ]}

رأس الصفحة

• كلمة "فاتورة"
• شعار البائع
• رقم الفاتورة
• معلومات الاتصال بالبائع والمشتري
• تاريخ الفاتورة
• تاريخ استحقاق الدفع
• معلومات الشحن
• تاريخ إرسال أو تسليم البضائع أو الخدمة؛
• شروط الائتمان
• رقم طلب الشراء (أو أرقام التتبع المماثلة التي يطلبها المشتري ليتم ذكرها في الفاتورة)؛

جسم

• قائمة السلع/الخدمات
• وصف المنتج (المنتجات)؛
• سعر الوحدة (أسعار) المنتج (المنتجات)، إن وجد؛
• المجموع الفرعي
• المبالغ الضريبية، إن وجدت (مثل ضريبة السلع والخدمات أو ضريبة القيمة المضافة )؛
• خصومات
• رسوم الشحن
• المبلغ الإجمالي المستحق

تذييل الصفحة

• تفاصيل الدفع (مثل تحديد طريقة دفع واحدة أو أكثر مقبولة ، وتفاصيل حول رسوم التأخير في السداد، وما إلى ذلك)؛
• شروط الائتمان
• تفاصيل تسجيل الضرائب أو الشركة للبائع، إن وجدت، على سبيل المثال رقم العمل التجاري الأسترالي للشركات الأسترالية أو رقم ضريبة القيمة المضافة للشركات في الاتحاد الأوروبي؛
• تفاصيل متقدمة (بما في ذلك رقم المركبة، رقم رخصة القيادة، تاريخ رخصة القيادة، وسيلة النقل ، الوزن الصافي ، الوزن الإجمالي، وزن الفارغ، وقت الرحلة، نوع الشحن، اسم السائق، رقم الاتصال بالسائق، إلخ).

في البلدان التي تعتبر فيها التحويلات البنكية هي الطريقة المفضلة لتسوية الديون، ستحتوي الفاتورة المطبوعة على رقم الحساب المصرفي للدائن وعادةً ما تحتوي على رمز مرجعي يتم تمريره مع المعاملة لتحديد هوية الدافع.

يشترط الاتحاد الأوروبي وجود رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة على فواتير ضريبة القيمة المضافة الرسمية، والتي يتعين على جميع الشركات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة إصدارها لعملائها. في المملكة المتحدة، يمكن حذف هذا الرقم من الفواتير إذا وردت عبارة "هذه ليست فاتورة ضريبة قيمة مضافة" عليها. تُسمى هذه الفاتورة فاتورة مبدئية ، وهي لا تُغني عن فاتورة ضريبة القيمة المضافة الكاملة للعملاء المسجلين في ضريبة القيمة المضافة. ^{[ 5 ]}

في كندا، يجب تقديم رقم التسجيل لأغراض ضريبة السلع والخدمات لجميع التوريدات التي تزيد قيمتها عن 30 دولارًا والتي يقدمها مورد مسجل من أجل المطالبة بائتمانات ضريبة المدخلات. ^{[ 6 ]}

كما تقدم لجنة التجارة التابعة للجنة الاقتصادية لأوروبا التابعة للأمم المتحدة توصيات بشأن الفواتير المستخدمة في التجارة الدولية ، والتي تتضمن وصفاً أكثر تفصيلاً للجوانب اللوجستية للبضائع، وبالتالي قد تكون مفيدة لإجراءات اللوجستيات والجمارك الدولية. ^{[ 7 ]}

توجد أنواع مختلفة من الفواتير:

• الفاتورة المبدئية – في التجارة الخارجية ، تُعدّ الفاتورة المبدئية وثيقة تُثبت التزام البائع بتوفير سلع محددة للمشتري بأسعار محددة. وغالبًا ما تُستخدم لإعلان القيمة الجمركية . وهي ليست فاتورة رسمية ، وبالتالي لا يُسجلها البائعضمن حسابات القبض ، ولا يُسجلها المشتريضمن حسابات الدفع . ولا يُصدر البائع الفاتورة المبدئية إلا بعد اتفاق الطرفين على شروط الطلب . وفي بعض الحالات،تُصدر الفاتورة المبدئية لطلب دفعات مقدمة من المشتري، إما للسماح ببدء الإنتاج أو كضمان للسلع المنتجة.
• مذكرة الائتمان - إذا قام المشتري بإرجاع البضائع، فعادة ما يصدر البائع مذكرة ائتمان بنفس المبلغ أو أقل من قيمة الفاتورة، ثم يقوم برد الأموال إلى المشتري، أو يمكن للمشتري تطبيق مذكرة الائتمان هذه على فاتورة أخرى.
• الفاتورة التجارية - نموذج إقرار جمركي يُستخدم في التجارة الدولية، يصف الأطراف المعنية بعملية الشحن، والبضائع المنقولة، وقيمتها. ^{[ 8 ]} وهي الوثيقة الأساسية التي تستخدمها الجمارك، ويجب أن تستوفي متطلبات جمركية محددة، مثل رقم النظام المنسق وبلد المنشأ. وتُستخدم لحساب الرسوم الجمركية .
• مذكرة الخصم - عندما تتخلف شركة عن سداد فاتورة أو تسدد جزءًا منها فقط، فمن الممارسات الشائعة إصدار مذكرة خصم بالمبلغ المتبقي وأي رسوم تأخير مستحقة. وتُعد مذكرات الخصم، من حيث وظيفتها، مطابقة للفواتير.
• فاتورة ذاتية الإصدار - تُستخدم الفاتورة ذاتية الإصدار عندما يُصدر المشتري فاتورة لنفسه (على سبيل المثال، وفقًا لمستويات الاستهلاك التي يسحبها من مخزون يديره المورد ). ^{[ 9 ]} يجب على المشتري (أي المُصدر) التعامل مع الفاتورة كحساب مستحق الدفع، بينما يجب على البائع التعامل معها كحساب مستحق القبض. في حال وجود ضريبة على البيع، مثل ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة السلع والخدمات، فقد يحتاج كل من المشتري والبائع إلى تعديل حساباتهما الضريبية وفقًا للتشريعات الضريبية. ^{[ 10 ]} بموجب المادة 224 من توجيه ضريبة القيمة المضافة للاتحاد الأوروبي، لا يجوز استخدام عمليات الإصدار الذاتي إلا "إذا كان هناك اتفاق مسبق بين الطرفين، وبشرط وجود إجراء لقبول كل فاتورة" من قِبل المورد. ^{[ 11 ]} عادةً ما ينص اتفاق الإصدار الذاتي على عدم إصدار المورد لفواتير مبيعات خاصة به أيضًا. ^{[ 12 ]}
• تسوية الإيصالات المقيمة (ERS) - هي عملية دفع ثمن السلع والخدمات من خلال إيصال التعبئة بدلاً من فاتورة منفصلة. يستخدم المستفيد البيانات الواردة في إيصال التعبئة لتقديم طلب الدفع. "في معاملة ERS، يقوم المورد بشحن البضائع بناءً على إشعار الشحن المسبق (ASN)، وعند استلام المشتري للبضائع، يؤكد وجود أمر شراء أو عقد مطابق، ويتحقق من هوية البضائع وكميتها، ثم يدفع للمورد." ^{[ 13 ]}
• سجل الدوام - غالبًا ما تستقي فواتير الخدمات بالساعة الصادرة عن شركات مثل المحامين والاستشاريين بياناتها من سجل الدوام . كما قد تُصدر شركات تأجير المعدات فاتورة سجل الدوام ، حيث تتضمن الفاتورة مزيجًا من رسوم سجل الدوام ورسوم تأجير المعدات.
• كشف الحساب - يتضمن كشف حساب العميل الدوري الرصيد الافتتاحي، والفواتير، والمدفوعات، وإشعارات الدائن، وإشعارات المدين، والرصيد الختامي لحساب العميل خلال فترة محددة. ويمكن استخدام كشف الحساب الشهري كفاتورة ملخصة لطلب دفعة واحدة للرسوم الشهرية المستحقة.
• تُستخدم الفواتير المرحلية للحصول على دفعات جزئية في العقود الممتدة، وخاصة في قطاع البناء (انظر جدول القيم ).
• يُعرف نظام الفوترة الجماعية في اليابان أيضاً بالفوترة الشهرية . تميل الشركات اليابانية إلى امتلاك العديد من الطلبات ذات المبالغ الصغيرة نظراً لنظام التعهيد الخارجي ( كيريتسو )، أو لمتطلبات تقليل إدارة المخزون ( كانبان ). ولتوفير الجهد الإداري، تتم معالجة الفواتير عادةً على أساس شهري.
• يُعدّ إصدار الفواتير الدورية أو المتكررة إجراءً شائعًا في قطاع تأجير المعدات، بما في ذلك تأجير الأدوات. تُصدر الفاتورة المتكررة بشكل دوري خلال مدة عقد الإيجار. على سبيل المثال، إذا استأجرت حفارة من 1 يناير إلى 15 أبريل، وفقًا لدورة فوترة شهرية متأخرة، فستتلقى فاتورة في نهاية يناير، وأخرى في نهاية فبراير، وثالثة في نهاية مارس، وفاتورة نهائية عند إعادة المعدات. وينطبق المبدأ نفسه في حال إصدار فاتورة مسبقة، أو في حال إصدار فاتورة في يوم محدد من الشهر.
• لا يُعدّ إصدار الفواتير الإلكترونية بالضرورة مرادفًا لإصدار الفواتير عبر تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) . يشمل مفهوم إصدار الفواتير الإلكترونية، بمعناه الأوسع، تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) ورسائل الفواتير بصيغة XML ، بالإضافة إلى صيغ أخرى مثل Acrobat/PDF . تاريخيًا، لم تكن صيغ مثل PDF مُدرجة ضمن التعريف الأوسع للفاتورة الإلكترونية لعدم إمكانية قراءتها آليًا، ولعدم إمكانية تحقيق مزايا العملية التي توفرها الرسائل الإلكترونية. مع ذلك، ومع تطور تقنيات استخراج البيانات، وتزايد أهمية الاعتبارات البيئية في دراسة جدوى تطبيق إصدار الفواتير الإلكترونية، أصبحت صيغ أخرى تُدمج الآن ضمن التعريف الأوسع.

لم تعد بعض الفواتير تُصدر ورقياً، بل تُرسل إلكترونياً عبر الإنترنت. ومع ذلك، لا يزال من الشائع طباعة الفواتير الإلكترونية أو تحويل الأموال إلكترونياً للحفاظ على السجلات الورقية. وتختلف معايير الفواتير الإلكترونية اختلافاً كبيراً من بلد إلى آخر. تتضمن معايير تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، مثل معيار EDIFACT التابع للأمم المتحدة، إرشادات لترميز الرسائل في الفواتير الإلكترونية. ويُتبع معيار EDIFACT في صيغة ebXML الخاصة بالفواتير الإلكترونية في مختلف القطاعات، والتي تُعرف باسم UN/CEFACT .

عادةً ما يكون لدى المنظمات التي تشتري السلع والخدمات آلية معمول بها للموافقة على دفع الفواتير بناءً على تأكيد الموظف باستلام السلع أو الخدمات. ^{[ 17 ] [ 18 ] [ 19 ] [ 20 ]}

عادةً، عند سداد فاتورة، يتم إرسال إشعار تحويل إلى المورد لإبلاغه بأنه قد تم سداد فاتورته.

تشير التقديرات إلى أن عدم سداد الفواتير أو تأخر سدادها يمثلان سببًا في 25% من حالات إفلاس الشركات. وللحد من هذه المشكلة، أصدرت المفوضية الأوروبية توجيهًا بشأن التأخر في السداد يحدد مدة زمنية محددة للشركات لسداد فواتيرها، وهي 60 يومًا. ^{[ 21 ]}

• رقم الأعمال الأسترالي
• بوليصة الشحن
• تحصيل نقدي
• فاتورة تجارية
• أتمتة المستندات
• دانينغ
• قائمة الأدوار المحاسبية
• طلب (عمل تجاري)
• تنفيذ الطلبات
• إيصال
• التصنيف: التنظيم المالي