سكرتير

السكرتيرة ، التي يُطلق عليها بشكل متزايد اسم المساعد الإداري أو الموظف الإداري في الولايات المتحدة، هي شخص يقدم الدعم المكتبي والإداري لشركة أو مؤسسة. وغالبًا ما تتعامل مع المراسلات، وجدولة المواعيد، وحفظ السجلات، والإدارة المكتبية العامة.

في بيئات العمل الحديثة، غالباً ما يشمل دور السكرتيرة مسؤوليات أكبر من ذي قبل. فقد تساعد السكرتيرة في إدارة المشاريع ، وإدارة الأعمال ، وإعداد الوثائق، وغيرها من المهام التشغيلية. وتتطلب بعض الوظائف معرفة متخصصة، أو شهادة جامعية، أو تدريباً رسمياً، لا سيما في المؤسسات الكبيرة.

تختلف المسميات الوظيفية باختلاف المهام والأقدمية. يعمل المساعد التنفيذي مباشرةً مع أحد كبار المديرين التنفيذيين. أما المساعد الشخصي، فقد يُساعد في الشؤون المهنية والشخصية على حد سواء. وفي بعض المؤسسات، يُطلق على أقدم موظف إداري اسم مدير مكتب أو رئيس ديوان.

يمكن للسكرتير أو الموظف الإداري، المعروف أيضًا بالمساعد الشخصي أو مساعد البرامج أو المساعد الإداري، القيام بالعديد من المهام الإدارية. لم يعد لقب "سكرتير" شائعًا كما كان في العقود الماضية، ^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ] [ 5 ]} وقد تطورت المسؤوليات استجابةً للعصر التكنولوجي، مما يتطلب معرفة بالبرمجيات. قد تختلف المهام وفقًا لطبيعة وحجم الشركة أو المؤسسة، وبشكل عام، قد تشمل إدارة الميزانيات، ومسك الدفاتر، والرد على المكالمات الهاتفية، واستقبال الزوار، وصيانة المواقع الإلكترونية، وترتيبات السفر، وتخطيط الفعاليات ، وعمليات البريد ، وإعداد تقارير المصروفات. قد يتولى السكرتير أيضًا إدارة جميع التفاصيل الإدارية لعقد مؤتمر أو اجتماع رفيع المستوى، ويكون مسؤولاً عن ترتيب خدمات الطعام لاجتماع غداء. غالبًا ما يطلب المديرون التنفيذيون من مساعديهم تدوين محاضر الاجتماعات وإعداد وثائق الاجتماع للمراجعة. ^{[ 6 ]} بالإضافة إلى المحاضر، قد يكون السكرتير مسؤولاً عن حفظ جميع السجلات الرسمية للشركة أو المؤسسة. ^{[ 7 ]} يُعتبر السكرتير ذو المستوى الرفيع أيضًا "مدير مكتب". تتنوع الخبرات العملية المتاحة في مجال الدعم الإداري، في قطاعات متعددة كالقطاع الخاص والعام والتطوعي ، وتتراوح بين التدريب الداخلي ، والوظائف المبتدئة ، والمساعدين، والمتوسطين، والمتوسطين، والعليا، مع توفر وظائف في جميع القطاعات تقريبًا، لا سيما في وظائف ذوي الياقات البيضاء ، وبدرجة أقل في وظائف ذوي الياقات الرمادية . ويُحتفى بمساهماتهم في يوم المهنيين الإداريين . ^{[ 8 ] [ 9 ] [ 10 ]}

يُعتبر العديد من السكرتيرات والمساعدين الإداريين ومساعدي البرامج جزءًا من الخدمات المهنية ، على عكس السكرتيرات السابقات اللواتي صُنّفن ضمن فئة العمالة منخفضة المهارة وغير الماهرة . ^{[ 1 ]} واليوم، يُجرين البحوث، ويُقدّمن الإحاطات، ويكتبن المذكرات ، ويُنفّذن النصوص ( كتابة المحتوى )، ويتولين إدارة المشاريع ، وتقييم البرامج ، وإدارة أصحاب المصلحة ، وإدارة المكاتب ، وعمليات البريد ، وإدارة الممتلكات ، بالإضافة إلى مهام الاستقبال وخدمة العملاء ، وتصميم وصيانة أنظمة المكاتب بما في ذلك إدارة السجلات والبيانات والأرشفة؛ ويُجرين البحوث الأساسية ويُقدّمن النتائج؛ ويُنتجن وثائق مثل الأوراق البيضاء والمطبوعات غير الرسمية ، ويُنفّذن مشاريع مُحدّدة؛ ويتولين بعض مسؤوليات المدير؛ ويُشاركن في عمليات صنع القرار؛ ويتولين مهام الاتصالات والصحافة والعلاقات العامة ؛ أو الخدمات اللوجستية والمشتريات ، إلى جانب مجموعة واسعة من الواجبات الأخرى المتعلقة بمجال عملهن. وقد يُشترط في السكرتيرات في بعض المجالات امتلاك معرفة مهنية واسعة. وبناءً على ذلك، قد تكون واجبات هؤلاء المساعدين أكثر تخصصًا. ^{[ 11 ] [ 12 ] [ 13 ] [ 14 ] [ 15 ]}

في بيئة العمل، تتداخل العديد من المسميات الوظيفية. ومع ذلك، فبينما يُعدّ مصطلح "مساعد إداري" مصطلحًا عامًا لا يعني بالضرورة العمل مباشرةً تحت إشراف رئيس، فإن السكرتير في معظم الحالات هو الشخص الرئيسي المسؤول عن جميع المهام الإدارية، ويُشار إليه غالبًا بـ"حارس البوابة". ومن المسميات الأخرى التي تصف وظائف مشابهة أو متداخلة مع وظائف السكرتير التقليدي، لا سيما في منتصف المسيرة المهنية أو المناصب العليا، منسق مكتب، ومساعد تنفيذي، ومساعد خاص، وبشكل عام يُطلق عليه "أخصائي إداري"، بينما تُستخدم مسميات "مدير مكتب" و" رئيس ديوان " ^{[ 11 ]} لأعلى أخصائي إداري يتمتع بسلطة إدارية، وذلك بحسب الهيكل التنظيمي للشركة. ^{[ 16 ]}

ينبغي التمييز بين هذا المنصب ومنصب سكرتير الشركة ، وهو منصب رفيع داخل الشركة مسؤول عن الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية؛ كما ينبغي التمييز بينه وبين لقب "سكرتير" الذي يستخدمه أعضاء مجلس الوزراء في الحكومة، وكذلك القيادات العليا أو التنفيذية في الأحزاب السياسية. في حالات أخرى، يكون السكرتير مسؤولاً في جمعية أو منظمة يتولى المراسلات ، ويقبل الأعضاء الجدد، وينظم الاجتماعات والفعاليات الرسمية.

في العقود السابقة، وخاصة في القرن العشرين وما قبله، كان دور السكرتير في أبسط مستوياته يقتصر عادةً على الطباعة الصوتية ، والكتابات ، والقيام بمهام إدارية بسيطة. ويُعدّ إتقان لغة المكتب السائدة والقدرة على الطباعة أمرًا أساسيًا. ومع التقدم في الرتب واكتساب المزيد من الخبرة، يبدأ السكرتير بتولي أدوار إضافية، ويقضي وقتًا أطول في حفظ الملفات الورقية والإلكترونية، وإدخال البيانات ، والتعامل مع البريد، والتصوير، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للعملاء، وطلب القرطاسية، والرد على المكالمات الهاتفية. ^{[ 17 ]} أما المساعد التنفيذي الأكثر مهارة، فقد يُطلب منه الطباعة بسرعات عالية باستخدام لغات تقنية أو أجنبية، وتنظيم المواعيد، وجداول الرحلات، والاجتماعات، والقيام بمهام إدارية قد تشمل المحاسبة أو المحاسبة المالية . كما قد يُتاح للسكرتير/المساعد التنفيذي التحكم في الوصول إلى المدير، ليصبح بذلك مساعدًا مؤثرًا وموثوقًا. ويمكن التواصل مع المساعدين التنفيذيين خارج ساعات العمل الرسمية عبر وسائل الاتصال الإلكترونية الحديثة لإجراء الاستشارات. ^{[ 17 ]}

عادة ما يتم أداء عمل موظف الاستقبال أو مساعد مكتب الاستقبال في منطقة انتظار مثل ردهة أو مكتب الاستقبال في مؤسسة أو شركة؛ ويُطلق هذا اللقب على الشخص الذي توظفه المؤسسة لاستقبال الزوار أو المرضى أو العملاء والرد على المكالمات الهاتفية . ^{[ 18 ]}

منذ عصر النهضة وحتى أواخر القرن التاسع عشر، كان الرجال المنخرطون في المراسلات اليومية وأنشطة ذوي النفوذ يحملون لقب سكرتير. ومع مرور الوقت، وكما هو الحال مع العديد من الألقاب، اتسع نطاق استخدام هذا المصطلح ليشمل وظائف أكثر تنوعًا، مما أدى إلى ظهور ألقاب مركبة لتحديد مختلف الأعمال السكرتارية بدقة أكبر، مثل السكرتير العام أو السكرتير المالي . وظل مصطلح "سكرتير" مستخدمًا إما كاختصار عندما يكون المعنى واضحًا في السياق، أو للإشارة إلى وظائف متواضعة نسبيًا مثل المساعد الإداري للمسؤول (أو المسؤولين)، سواء بشكل فردي أو كعضو في أمانة عامة. ومع ازدياد شيوع هذه الوظائف الأقل نفوذًا وهيمنة النساء عليها نتيجة لتزايد البيروقراطيات في القطاعين العام والخاص، ظهرت مصطلحات جديدة لوصفها، مثل المساعد الشخصي.

في أربعينيات وخمسينيات القرن التاسع عشر، ظهرت مدارس تجارية لتدريب الطلاب والطالبات على المهارات اللازمة للعمل في وظائف كتابية. ^{[ 23 ]} في عام 1870، أسس السير إسحاق بيتمان مدرسةً تُؤهل الطلاب للعمل ككتاب اختزال لدى "رجال الأعمال والتجار". في البداية، كانت هذه المدرسة مخصصة للطلاب الذكور فقط. في عام 1871، كان هناك أكثر من 150 مدرسة من هذا النوع تعمل في الولايات المتحدة، وهو عدد ارتفع إلى 500 مدرسة بحلول تسعينيات القرن التاسع عشر. ^{[ 24 ]}

في ثمانينيات القرن التاسع عشر، ومع اختراع الآلة الكاتبة ، ازداد عدد النساء العاملات في هذا المجال، وخلال السنوات اللاحقة، ولا سيما منذ الحرب العالمية الأولى ، ارتبطت وظيفة السكرتيرة بالنساء بشكل أساسي. وبحلول ثلاثينيات القرن العشرين، انخفض عدد الرجال العاملين في مجال السكرتارية. وسعيًا لتعزيز الاحترافية بين السكرتيرات في الولايات المتحدة، تأسست الرابطة الوطنية للسكرتيرات عام ١٩٤٢. وتُعرف هذه المنظمة اليوم باسم الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين (IAAP). وقد طورت هذه المنظمة أول اختبار موحد للعاملين في المكاتب، وهو اختبار السكرتيرات المحترفات المعتمدات (CPS)، والذي طُبِّق لأول مرة عام ١٩٥١.

بحلول منتصف القرن العشرين، ازدادت الحاجة إلى السكرتيرات بشكل كبير، وأصبحت المكاتب والمنظمات تضم أعدادًا كبيرة من السكرتيرات . وفي بعض الحالات، كان الطلب كبيرًا لدرجة دفعت إلى استقدام سكرتيرات من الخارج؛ وعلى وجه الخصوص، كان هناك طلب مستمر على الشابات البريطانيات للقدوم إلى الولايات المتحدة لشغل وظائف سكرتارية مؤقتة أو دائمة. ^{[ 25 ]} وقد أُنشئت عدة منظمات لمساعدة السكرتيرات من الخارج، بما في ذلك جمعية السكرتيرات الدوليات ورابطة السكرتيرات البريطانيات في أمريكا . ^{[ 26 ]}

في عام ١٩٥٢، ابتكرت ماري باريت، رئيسة الرابطة الوطنية للسكرتيرات، وسي. كينغ وودبريدج، رئيس شركة ديكتافون، ورجل الأعمال الأمريكي هاري إف. كليمفوس، يوم السكرتيرة ، تقديرًا لجهود موظفي المكاتب. لاقى هذا اليوم رواجًا كبيرًا، ويُحتفل به الآن في الأسبوع الرابع من شهر أبريل في المكاتب حول العالم.

في القرن العشرين، ومع انتشار الآلة الكاتبة، واجهت الكتابة المختزلة منافسة من الطباعة المختزلة. وهكذا أصبحت الطباعة حكرًا على النساء، الأرامل أو الفتيات الصغيرات المتعلمات نسبيًا، واللاتي ينتمين في الأصل إلى الطبقة المتوسطة أو البرجوازية الصغيرة، ثم إلى الطبقة العاملة مع ازدهار هذه المهنة بين الحربين العالميتين، حيث استغلت النساء هذه الابتكارات. ^{[ 27 ] [ 28 ]} كان العمل في قسم البريد ، ككاتب بريد أو كاتب شحن واستلام، أو كما يُطلق عليه قديمًا "ساعي بريد"، وظيفة نمطية للرجال في بداية السلم الوظيفي، وكان التدرج الوظيفي "من قسم البريد" تعبيرًا شائعًا. ^{[ 29 ]}

تم تغيير اسم يوم السكرتير لاحقًا وتوسيعه ليصبح أسبوع الموظفين الإداريين لتسليط الضوء على المسؤولية المتزايدة للسكرتير اليوم وغيرهم من العاملين الإداريين في الخدمة المهنية، ولتجنب إحراج أولئك الذين يعتقدون أن كلمة "سكرتير" تشير فقط إلى النساء أو إلى العمال غير المهرة كما كان شائعًا في القرن العشرين.

حتى وقت قريب، كانت مهنة السكرتارية، بمعناها الأصلي، تخضع في المخيلة الجماعية للصور النمطية والدلالات السلبية. فقد ارتبط العمل السكرتاري بسهولة بمهام متدنية القيمة، وغير مُقدَّرة، وذات أجور زهيدة، مثل تقديم القهوة للرؤساء، أو تصوير المستندات، أو حفظ الملفات البسيطة. إضافةً إلى ذلك، كانت معظم هذه المهنة تُمارس بشكل شبه حصري من قِبَل النساء، حيث كانت تُصنَّف في بعض المجتمعات على أنها وظيفة مكتبية ، باستثناء بعض الأدوار مثل ساعي البريد أو كاتب البريد، والتي كان يمارسها الرجال في الغالب كوظيفة متوسطة - أو في بعض الحالات وظيفة يدوية -، حيث كان يُنظر إلى كليهما على أنهما جزء من القوى العاملة غير الماهرة في العقود الماضية. ولكن في القرن الحادي والعشرين، بدأ العديد من أصحاب العمل في إعادة تصنيف العديد من وظائف الخدمة المهنية للمبتدئين ، بما في ذلك تلك التي شغلها الرجال تاريخيًا في العقود الماضية، كوظائف سكرتير، أو مساعد إداري، أو كاتب بريد، أو كاتب ملفات، أو مساعد برنامج. ^{[ 27 ] [ 28 ]} لطالما فضّل أصحاب العمل النساء غير المتزوجات، وهو مفهوم لاقى صدىً لدى الحكومات والنقابات العمالية عندما كانت فرص العمل شحيحة في ظل الظروف الاقتصادية الصعبة. خلال ثلاثينيات القرن العشرين في الولايات المتحدة، حاولت كل من عدد من الولايات والحكومة الفيدرالية سنّ قوانين لاستبعاد النساء المتزوجات من سوق العمل، وحظيت بدعم من النقابات التي كانت تروج لـ"أجور الأسرة" - أي أجر يعادل أجر الزوجة المتزوجة، بحيث يكون دخل الزوج كافيًا لإعالة الزوجة التي تقوم بالأعمال المنزلية وأطفالها. ^{[ 30 ]} أما وظيفة "موظفة المكتب" في اليابان، وإلى حد ما في الصين القارية وتايوان وهونغ كونغ، فلا تزال حتى اليوم تشير إلى موظفة مكتب في اليابان، وهي دائمًا امرأة، تقوم بمهام مكتبية تقليدية مثل أعمال السكرتارية أو الأعمال الكتابية، بدوام كامل ودائم، مع فرص ترقية محدودة نسبيًا ، وفي معظم الحالات يُتوقع ضمنيًا أن تترك وظيفتها بمجرد زواجها . ^{[ 31 ] [ 32 ]} في الولايات المتحدة، فشلت جميع المبادرات التشريعية التي سعت إلى إرساء أساس قانوني لهذا التمييز. ولكن حتى بدون أساس قانوني، حاول أصحاب العمل استبعاد النساء المتزوجات من العمل. في استطلاع أُجري عام 1940، أفادت 40% من 485 شركة أمريكية شملها الاستطلاع بأن لديها سياسات واضحة تمنع النساء المتزوجات من العمل لديها. ^{[ 33 ]}كان السبب المُعلن هو أن النساء المتزوجات سيتركن وظائفهن قريبًا على أي حال، وإذا بقين فيها، فلن يُولين عملهن المدفوع الأجر الاهتمام الذي تُوليه المرأة غير المتزوجة بسبب مسؤولياتهن المنزلية والعائلية. ولذلك، كذبت العديد من النساء العاملات في المكاتب بشأن حالتهن الاجتماعية. ^{[ 34 ]} وحتى منتصف سبعينيات القرن الماضي، عندما بدأت فرص العمل المتاحة للنساء بالتوسع، أتاحت لهن مهارات الاختزال والطباعة فرصة الحصول على وظيفة تتناسب مع هذه المهارات، حتى لو كنّ قد أكملن تعليمًا كان سيؤهلهن لوظائف أخرى لولا التمييز على أساس الجنس. ^{[ 35 ] [ 36 ]}

• موظف
• وزير مجلس الوزراء أو وزير الوزارة
• موظفة مكتب
• موظف استقبال

• كوفيرت، برايس (4 مايو 2015). "الموت البطيء للوزير" . مجلة نيو ريبابليك . تم الاطلاع عليه بتاريخ 18 مايو 2018 .

• مارسيلوس، جين. "المرأة كآلة: تصوير السكرتيرات في مجلات ما بين الحربين العالميتين". مجلة الصحافة والاتصال الجماهيري الفصلية 83.1 (2006): 101-115. (متاح على الإنترنت)
• تسليط الضوء عليكِ يا سكرتيرة . إندبندنس، ميزوري: الرابطة الوطنية للبرلمانيين. 1993. ISBN 1-884048-25-0.

• النقاش النظري والمنهجي في مجال الأمانة العامة: التنوعات والخصائص الفريدة
• كتيبات تعليمية للمهن التي كانت تشغلها النساء في الستينيات والسبعينيات.

• الجمعية الأمريكية للمهنيين الإداريين
• الموارد المهنية الإدارية
• الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين (iaap)